UiO-notat: DFØ-systemet omtales som IT-skandale

Det er i en rapport fra det såkalte BOTT-samarbeidet (Universitetet i Bergen, Universitetet i Oslo, NTNU og Universitetet i Tromsø) at kritikken kommer til overflaten. Den er datert 8.november 2021 og sammenfatter den opplevde statusen et halvt år etter at Universitetet i Oslo tok det nye økonomisystemet fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring i bruk (DFØ).

«Systemene som benyttes til å ivareta UiO sine innkjøpsprosesser oppleves som et betydelig skritt tilbake i tid, både visuelt og funksjonelt», skriver nasjonal prosjektleder Nina Brattetaule i en rapport som er stilet til økonomidirektøren ved Universitetet i Oslo, Ellen Johanne Caesar.

Skandale

Det var Universitetet i Bergen som først tok i bruk de nye lønns- og økonomisystemene. Problemene meldte seg raskt, og etter hvert ble det klart at UiB måtte benytte ekstra personell for å bøte på mangler i det nye systemet. Det viser seg at Universitetet i Oslo har opplevd det samme, og har satt i gang endringer i organisasjonen for å redusere ulempene det påfører ansatte og leverandører. Etter det Khrono kjenner til innebærer dette storstilt bruk av overtid og innleie av konsulenter for å avhjelpe situasjonen.

«Prosjektet refereres til som en IKT-skandale, som burde vært løftet opp og diskutert på departementsnivå», heter det videre i rapporten som beskriver status ved Universitetet i Oslo etter et halvt år med DFØ-systemene.

les også

DFØ-sjefen: — Føler med de som har stått i problemene

I rapporten er det i hovedsak innkjøps- og bestillingssystemene samt konsekvenser for den overordnede økonomistyringen, som problematiseres. UiO konkluderer med at lønnssystemene fungerer. Men det har vært problemer med utbetaling av lønn til personer som ikke er fast ansatte. Tillitsvalgte i NTL ved Universitetet i Oslo har tidligere slått alarm om at de nye IT-systemene går ut over arbeidsmiljøet.

Fra årsskiftet skal Universitetet i Tromsø ta de samme løsningene i bruk som en del av det såkalte BOTT-samarbeidet (Universitetet i Bergen, Universitetet i Oslo, NTNU og Universitetet i Tromsø). Fagpersonene som er intervjuet ved Universitetet i Oslo skjønner ikke at prosjektet startes opp ved UiT med alle de feilene som er avdekket.

«Man er vantro over UiT sin planlagte innføring 1.1.22 og ber om at anbefalingen om å utsette videreformidles», heter det i rapporten som beskriver erfaringene fra Universitetet i Oslo.

På ingen måte kontroll

Det stilles også spørsmål ved om systemene leverer den informasjonen som trengs for at toppledelsen skal kunne ta riktige beslutninger.

«Det er en økende uro rundt prosessene som skal resultere i underlag for beslutning hos direktøren inn mot jul, samt forventet gjennomgang som skal utføres av riksrevisjonen i februar '22. Man opplever på ingen måte at man har kontroll på tallene sine (dataene) og mange oppgaver er blitt langt mer manuelle», heter det i rapporten.

Riksrevisjonen er orientert om problemene ved Universitetet i Oslo, og at disse kan skape problemer.

«Dialog med riksrevisjonen etter opplevd mangel på kontroll og uro knyttet til neste års revisjon er pågående fra, organisasjonen. De viser forståelse for at man er i innføring, men stusser på en del av det som blir fortalt», skriver prosjektleder Brattaule i sin rapport fra UiO.

Nå har BOTT også bestilt en ekstern gjennomgang av prosjektet i samarbeid med DFØ.

Krevende å være fire

Såkalte fagadministrative ansatte ved Universitetet i Oslo som jobber med økonomisystemene, melder også om at det ikke bare er enkelt å være en del av samarbeidet mellom de fire eldste universitetene (BOTT).

«Utfordringene knyttet til systemene forsterkes av en opplevd utfordring med å også være «en av fire» som skal enes om alle veivalg før man får fremdrift/leveranser knyttet opp mot det som UiO har som opplevd behov. Det uttales at man ser ut til å ha dratt standardiseringsarbeidet for langt i BOTT ØL (BOTT økonomi og lønn red. anm.)- prosjektet», heter det i rapporten.

les også

Varsellampene blinker rødt for arbeidsmiljøet: — Uholdbart

De involverte UiO-ansatte er også bekymret for fremdriften på grunn av at fire skal være med å bestemme.

«Det er en bekymring knyttet til smidigheten av fremtidig forvaltning dersom man er avhengig av en omstendelig prosess for hver gang man ønsker å få utført en justering av prosess/rutine/system som medlem av BOTT», heter det i UiO-rapporten.

Ikke tilstrekkelig

Det er oppfatningen i organisasjonen ved Universitetet i Oslo at de gamle systemene de hadde fungerte bedre enn DFØ-systemet som er innført.

«Før man innførte den nye BOTT-løsningen hadde man innarbeidet en effektiv internkontroll som var med å gi et trygt fundament. Økonomiprosessene var effektive, regelverket ble fulgt og den finansielle informasjonen var lett tilgjengelig. Mye av denne kontrollen og innsynet oppleves nå å ha blitt borte», heter det i rapportens innledning.

Organisasjonen er også tydelig på at de ikke har den oversikten som trengs:

«Vi klarer ikke å ha tilstrekkelig kontroll på økonomien med dagens løsninger», er et sitat hentet direkte fra de ansatte og ledere som har gitt innspill til rapporten.

les også

17 universitet og høgskoler bremser: — Ingen dramatikk

Frustrerte enkeltpersoner

Direktør Arne Benjaminsen ved Universitetet i Oslo viser til at undersøkelsen avdekker tre hovedproblemområder.

— Det handler om organisering, kompetanse og systemløsningene. Når det gjelder organisering er det vår jobb. Vi noterer at det er behov for mer og bedre kompetanse og opplæring enn det vi har gjort. Det er et ansvar som vi og DFØ deler på. Det tredje funnet går rett og slett på funksjonalitet i systemløsninger. Denne undersøkelsen bidrar til at det er lettere å være presise i dialogen med DFØ, sier Arne Benjaminsen.

— Hva tenker du om at dine egne fagfolk bruker uttrykk som IT-skandale og at dette skulle vært trukket opp på departementsnivå?

— Det er veldig lett å forstå at dette har vært krevende for enkeltpersoner i vårt system og at de er frustrerte. Jeg ser den typen kommentarer som et uttrykk for det, sier Benjaminsen. Han legger til at det er tøft for flere.

— Enkelte jobber i førstelinje mot misfornøyde brukere, noe som har vært veldig slitsomt. Det er uheldig og noe vi har prøvd å ta tak i, sier direktøren.

— Noen av de fagadministrative folkene hos dere er bekymret for at informasjonen som ligger til grunn for direktørens avgjørelser ikke er god nok som følge av systemproblemene?

— UiO har med de nye løsningene et tilstrekkelig grunnlag for å drive økonomistyring og kontroll. Med med et nytt system, nye strukturer og nye rutiner vil det naturlig nok ta noe tid før økonomistyringen er like effektiv som tidligere. Det systemet vi innfører er tidligere tatt i bruk ved flere statsinstitusjoner som som blir revidert av Riksrevisjonen. Vi er nå i ferd med å avslutte regnskapet for 2021 og vi har rutinemessig kontakt med Riksrevisjonen. Jeg har ingen informasjon som tyder på at regnskapsavslutningen ikke skal gjennomføres som planlagt.

UiT er mindre

— Hva tenker du i forhold til at dine ansatte sier at de er vantro til at systemene nå skal tas i bruke ved UiT med manglene som er påpekt?

— Jeg tror UiT har gjort grundige vurderinger før de har gått i gang. De er også en mindre organisasjon, noe som kan gjøre dette enklere.

— Det fremgår av rapportene at UiO har tatt i bruk ekstra bemanning i tillegg til bruk av overtid for å kompensere for ulempene som DFØ-systemetet har forårsaket. Hva beløper dette seg til?

— Der kan jeg ikke gi noe eksakt tall. Det mest konkrete er at vi har hatt om lag ni personer inne i engasjementer, vikariater og lignende sentralt på Universitetet i Oslo. Det har også vært mye merarbeid på mange av enhetene ved UiO, det kommer til uttrykk gjennom stor arbeidsbelastning, slitasje og bruk av overtid. Overtidsbruken var størst i vårsemesteret.

Overskridelser sentralt

Benjaminsen viser til at hver enkelt enhet eller fakultet har ansvar for pålagt overtid.

— Vi har ikke summert opp dette totalt fra UiO. For den sentrale funksjonen har pålagt overtid ifm overgangen summert seg til rundt et årsverk i timer, svarer direktøren.

Arne Benjaminsen opplyser også at det felles prosjektet i BOTT-sammenheng har kostnadsoverskridelser i 2021 som følge av problemene med innføring av datasystemene.

— Men der er planen at dette skal tas inn igjen i 2022, sier Benjaminsen.

les også

Nytt IT-system: — Langt mer krøll enn vi forutså

— Fagfolkene ved UiO svarer også at det mener BOTT-samarbeidet er en hemsko med tanke på fremdrift?

— UiO har gode erfaringer fra det faglige samarbeidet mellom de fire universitetene om felles standarder. Når fire universiteter skal over på en ny felles standard og løsninger vil det være behov for å endre måten vi utfører enkelte oppgaver på, og dette har krevd økt arbeidsinnsats fra ansatte hos oss. Jeg er imidlertid enig i flere av poengene som framkommer i undersøkelsen om standardisering og vi ønsker ikke å standardisere oppgaver som ikke bør standardiseres, men som ut fra vår organisering og egenart bør løses på andre måter her enn ved noen av de andre institusjonene.

Verre enn ønsket

Han har behov for å beskrive situasjonen fra sitt ståsted.

— Min vurdering er at dette har vært mer krevende enn vi kunne ønske oss. Men nå er vi der at ting går litt bedre. Når det gjelder lønn har nær 100 prosent av de ordinære ansatte fått riktig lønn fra starten. Men noen som ikke er i ordinære stillinger har ikke fått lønn på tidspunktet de skulle ha. Det er uheldig, vi skal være en god arbeidsgiver for alle som jobber hos oss, sier Benjaminsen.

les også

«Hadde vi levert så dårlig, hadde vi blitt kasta som leverandør»

Han viser også til at leverandører ikke har fått oppgjør når de skal.

— Det er uheldig at vi fremstår som en kunde der vi ikke gjør opp for oss i rett tid, sier direktøren.

Han viser også til at prosjektet nå skal gjennomgås eksternt, samtidig som at DFØ har satt all nyutvikling av tjenester på vent for å fikse opp i problemene.

— Vi har også besluttet at vi ikke vil ta i bruk systemene for personalforvaltning før lønns- og økonomisystemene fungerer som de skal, sier Arne Benjaminsen.

Han tør ikke anslå noe tidsperspektiv og understreker at trass i problemene mener han samarbeidet med DFØ fungerer.

— For ordens skyld samarbeider vi godt med DFØ i oppfølgingen av både denne undersøkelsen og andre ting, sier Arne Benjaminsen.