«Hadde vi levert så dårlig, hadde vi blitt kasta som leverandør»

Leif Arne Brandsæter er administrerende direktør for it-leverandøren Visma. I femten år leverte de økonomi- og regnskapssystemer til en rekke universiteter, med unntak av Universitetet i Oslo (UiO).

Men fra 2021 har det vært slutt. Staten, ved Finansdepartementet, har bestemt at det er Direktoratet for økonomiforvaltning (DFØ) som skal levere denne type tjenester til statlige etater, deriblant universiteter og høgskoler. Beslutningen ble tatt uten at det ble gjennomført en anbudskonkurranse. Meldingene om problemer i oppstartsfasen er mange.

økonomisystem

UiB vurderer å ansette flere som følge av feil i IT-system

— Vi ble så klart lei oss for å miste disse kundene. Gjennom mange år har vi skreddersydd løsninger for universitetene for å takle den helt spesielle hverdagen man finner på universiteter. Eksempelvis at en medarbeider i det ene øyeblikket er foreleser, det andre er stipendiat. Det er ikke hyllevare å levere gode og effektive systemer for økonomi og regnskap til denne sektoren, understreker Brandsæter.

17 setter innføring på vent

Landets fire eldste universiteter, også kalt BOTT (Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø) har samarbeidet om anskaffelsesprosessen for felles administrative systemer innen lønn, personal og økonomi med tilhørende moduler.

Innføringen av det nye lønns- og økonomisystem startet ved Universitetet i Bergen i januar 2021, fortsatte ved Universitetet i Oslo i mai og etter planen skal NTNU og UiT Norges arktiske universitet i gang fra januar 2022.

It-trøbbel

17 universitet og høgskoler setter statens IT-system på vent

Meningen var også at de 17 statlige universitetene og høgskolene skulle ta i bruk samme løsning som Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har utviklet for Universitetet i Bergen, Universitetet i Oslo, NTNU og Universitetet i Tromsø.

Disse fire inngikk, etter påtrykk fra departementer i 2018, avtale med DFØ.

Nå har samtlige av de øvrige av statens universiteter og høgskoler, som kaller seg «UH-17», trukket i bremsen.

Deretter er det planen at løsningen skal rulles ut på alle offentlige universiteter og høgskoler. Rapportene fra Bergen om utfordringer har vært mange.

UiB-direktør: —Mye feil

I forrige uke var også situasjonen rundt det nye lønns- og regnskapssystemet tema i styremøtet ved Universitetet i Bergen (UiB).

— Vi har en situasjon som ikke er akseptabel, sa universitetsdirektør Robert Rastad da.

Han sa at UiB har opplevd at det er mye feil med det nye systemet.

— Mye fungerer, men noe fungerer ikke.

UiB har nå dannet egne team som skal løse problemene knyttet til det nye systemet.

— Det er veldig frustrerende for dem som har en hverdag som er preget av at de bruker mye tid på ting som ikke fungerer, sa Rastad.

Erkjenner innføringsproblemer

Hilde Singsaas er direktør i Direktoratet for økonomiforvaltning (DFØ). Hun svarer Khrono på e-post:

— Er dere fornøyd med produksjonsfasen på de universitetene som er i gang så langt?

— Som man må forvente i så omfattende prosjekter har det vært innkjøringsproblemer. Vi har stor forståelse for at det har vært frustrasjon ved universitetene på de områdene det har vært problemer. Samtidig har vi et godt samarbeid med universitetene med å få på plass den funksjonaliteten som mangler, skriver Singsaas.

— Forstår jeg dere rett i at DFØ mener problemene ikke skyldes DFØ, men problemer internt på universitetene?

— Noe er det DFØs ansvar å løse. På andre områder kan det være universitetene som må gjøre endringer i sine arbeidsmåter. Generelt er vi uansett avhengige av et tett samarbeid og derfor er jeg glad for det gode samarbeidet vi har med universitetene, skriver Singsaas.

Klaget på avgjørelsen

Da beslutningene om å bruke DFØ i staten uten anbudsrunde ble tatt klaget Visma på avgjørelsen, men de fikk ikke medhold.

— Det viser seg at staten kan gå inn og bestemme at staten skal bruke staten, uten en forutgående anbudsrunde.

— Planen her er jo at alle universiteter og høgskoler skal bruke samme system. Hadde dere kunne levert på dette?

— Gitt en god anbudsrunde og at vi kunne konkurrere på like vilkår, er det klart vi kunne det, svarer Brandsæter.

DFØ på sin side avviser at det har vært snakk om en klagesak knyttet til disse anskaffelsene.

— Visma klaget jo på avgjørelsen som det var DFØ som skulle levere uten at det hadde vært en anbudsrunde. Vi er kjent med at staten kan ta slike beslutninger, men hadde det vært en fordel om det var en anbudskonkurranse som dere eventuelt vant?

— Oss bekjent ble det aldri sendt inn noen klage fra Visma på universitetenes beslutning om å velge DFØ som leverandør. Det er ikke opp til DFØ å beslutte hvilke prosesser som skal gjennomføres før DFØ blir valgt som leverandør, svarer Singsaas.

Ønsker dem velkommen tilbake

Brandsæter forteller at han har observert at det er mange innkjøringsproblemer med løsningen fra DFØ på universiteter og høgskoler.

— Jeg vil egentlig bare si at jeg ønsker dem velkommen tilbake som kunder, og at vi skal klare å få dem på lufta igjen med effektive løsninger vi vet fungerer i løpet av en tre måneders tid, sier Brandsæter til Khrono.

Han legger også til:

— Universitetene skulle ikke vært i en situasjon som den de er i i dag med høyere administrative kostnader, mindre penger til undervisning, og feil lønn til ansatte. Jeg vil gjerne også føye til at hvis vi hadde levert så dårlig til nye kunder som vi ser i denne saken, da hadde vi rett og slett blitt kasta ut, påpeker Brandsæter.

— DFØ er statens foretrukne leverandør

Per Arne Foshaug er økonomidirektør ved Universitetet i Bergen (UiB). På spørsmål om anbudsrunde eller ikke svarer Foshaug på e-post at Direktoratet for økonomi og forvaltning er statens foretrukne leverandør innenfor lønn, økonomi og regnskap, og at UiB forholder seg til det og jobber sammen med DFØ for å sikre gode løsninger.

bott-samarbeidet

Nytt IT-system: — Langt mer krøll enn vi forutså

— Visma ønsker dere velkommen tilbake, og sier at de vil kunne ha dere tilbake i sine systemer i løpet av tre måneder. Er det et fristende tilbud?

— Det er ikke en relevant problemstilling ut fra at vi forventer at DFØ vil levere løsninger i tråd avtale og UiBs behov.

— Visma trekker også fram at hvis de hadde levert såpass dårlig i en så lang innkjøringsfase så hadde de med rette blitt kastet ut. Hva tenker du om det?

— DFØ leverer en omfattende totalløsning der mye av leveransen både innenfor lønns- og økonomiområdet kun har avvik av et omfang som er naturlig i et slikt skifte. Problemene som gjenstår er kritiske for organisasjonen, men sett opp mot totalleveransen er det naturlig å jobbe videre med gjeldende leverandør om dette er DFØ eller ikke.

Foshaug forteller at UiB bruker mer ressurser i denne fasen, men at det er for tidlig å si noe om fremtidig ressursbruk.

— Før overgangen til DFØ hadde UiB over lang tid utviklet effektive løsninger tilpasset organisasjonen. Disse løsningene måtte både av avtalemessige og teknologiske årsaker skiftes ut, og det er ikke unaturlig å øke ressursbruken i en overgangsfase. Målet er likevel at de nye løsningene skal bli vel så effektive som de vi hadde før overgangen, forklarer Foshaug.

— Hvor mye er merkostnadene med å drifte den løsningen dere har i dag sammenlignet med den gamle løsningen?

— Det er avtalt en pris med DFØ som på noen områder er på nivå med de gamle løsningene. Det gamle økonomisystemet Oracle var derimot «nedskrevet» og hadde lave driftsutgifter slik at kostnaden ved DFØs løsning er noe høyere. I forkant av avtalen med DFØ fikk vi en ekstern vurdering av hva vi kunne forvente av kostnader knyttet til en slik anskaffelse, og DFØs tilbud er i et nedre sjikt i en slik vurdering. Som kjent har vi i denne fasen noen ekstra årsverk, men det er for tidlig å si i hvilken grad dette er permanente kostnader.