Varsellampene blinker rødt for arbeidsmiljøet:
— Uholdbart

Natalia Zubillaga, hovedtillitsvalgt for Norsk tjenestemannslag (NTL) ved Universitet i Oslo, er alvorlig bekymret for arbeidsmiljøet i flere ledd ved universitetet, etter at de begynte å ta i bruk Direktoratet for økonomiforvaltning (DFØ) sitt lønns- og økonomisystem.

Hun forteller om medarbeidere som er helt overarbeidet, enorme mengder overtid, om innkjøpsavdelinger som ikke får kjøpt inn virksomhetskritisk utstyr til laboratoriene, om utenlandske ansatte som mottar arbeidskontraktene sine bare på norsk.

Listen er lang. Og det bare fem måneder etter at det nye systemet rullet inn over universitetet.

— Men det mest alvorlige er manglende utbetaling av lønn. Vi har fått tilbakemelding på at folk sitter og bruker sparepengene sine til å leve. Det er helt..., sier Zubillaga og må summe seg.

— Det er rett og slett uholdbart.

økonomisystemer

«Hadde vi levert så dårlig, hadde vi blitt kasta som leverandør»

Finansdepartementet bestemte

Khrono har skrevet flere saker om feil, rot og trøbbel etter at to av landets fire eldste universiteter, en gruppe som kaller seg BOTT (Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø), startet å ta i bruk DFØ sitt lønns- og økonomisystem.

Det er staten, ved Finansdepartementet, som har besluttet at universitetene skal bruke DFØs systemer.

Universitetet i Bergen startet å ta det i bruk ved nyåret, og nå vurderer de å oppbemanne for å kompensere for alle feilene i systemet. Universitetet i Oslo startet å ta det i bruk i mai.

It-trøbbel

17 universitet og høgskoler setter statens IT-system på vent

— Massiv respons

Og det er en menneskelig dimensjon i dette som er svært urovekkende, ifølge NTL-lederen.

I forrige uke sendte fagforeningen ut en e-post til sine medlemmer for å prøve å få en oversikt over hvor omfattende problemene er. Var det kun noen få tilbakemeldinger her og der, eller var problemet mer omfattende, lurte fagforeningen på.

— Vi fikk massiv respons. Allerede ti minutter etter at vi sendte ut e-posten, så startet tilbakemeldingene å tikke inn. Frustrasjonen vi leser i de e-postene fra folk er ganske urovekkende, sier Zubillaga. Hun legger til:

— Ansatte er under et enormt press og dette får konsekvenser for den enkelte og for arbeidsmiljøet. Flere forteller om en enorm frustrasjon av å prøve å arbeide som støttefunksjoner, men ikke klare det, fordi systemet ikke har løsningene de trenger. Det er heller en innskrenkning av handlingsrommet vi trenger for å gjøre en god jobb.

økonomisystem

UiB vurderer å ansette flere som følge av feil i IT-system

Enkelte tilbakemeldinger følges opp

NTL-lederen forteller også at folk samtidig som de har prøvd å finne løsninger innenfor systemet, også har ført skyggeregneskap og registeringer for at ting ikke skal glippe.

— Nettopp dobbeltarbeid som vi burde vært foruten, sier Zubillaga.

Det hele resulterte i at fagforeningen meldte inn saken til ledelsen ved Universitetet i Oslo (UiO).

— Meningen med å sende ut e-posten var for å sjekke ståa og ta tak i dette kollektivt. Det gjør vi nå. Enkelte tilbakemeldinger er imidlertid av en slik karakter at de må følges opp individuelt, sier Zubillaga.

NTL-lederen opplever at alle, fra topp til bunn ved universitetet, har satt alle kluter til for å prøve å få bukt med problemene.

— Vi opplever at også arbeidsgiver ser alvorlig på dette og vi har hatt en god dialog. Men det er ikke noe retrettmuligheter nå dessverre, det ser vi også. Derfor må det nå sikres nok ressurser, at de ansatte gis nødvendig tid og ikke minst sikres kompetanse for å håndtere dette. Men aller helst skulle vi bare ha droppet DFØ, sier NTL-lederen.

LES VIDERE ETTER ANNONSEN

FÅ NYHETER PÅ MOBILEN
Last ned Khrono-appen!

Håper DFØs systemer ikke rulles ut for HR

Zubillaga er overrasket over at universitetet har fått et system som hun mener virker uferdig og mangelfullt innenfor helt elementære personalfunksjoner og som hun oppfatter burde være en selvfølge.

— Det er problemer med alt fra registrering av arbeidstid, egenmeldinger, og timelister til arbeidskontrakter. I tillegg er det mangler innenfor områder som er mer spesifikke for sektoren. Fagmiljøene i sektoren utvikler allerede nye løsninger for å kompensere for mangler hos DFØ, sier Zubillaga.

Etter planen skal DFØs løsninger rulles ut også innen personal og HR. Det håper Zubillaga ikke skjer.

— Jeg oppfatter at Universitetet i Oslo nå vurderer om man virkelig skal og vil gjøre det, eller om man ikke heller skal utvikle disse tjenestene selv, sier NTL-lederen. Hun legger til:

— Det siste vil være en klok avgjørelse og gi bedre forutsetninger for å få et system som faktisk fungerer og som er i tråd med det partene blir enige om, i stedet for å få et system tredd nedover hodet på oss. UiOs egen it-organisasjon har bygd opp solide fagmiljøer og over lang tid vist at vi har den nødvendige kompetansen for å både utvikle og drifte systemene selv.

Har oppbemannet med 10

Universitetsdirektør ved Universitetet i Oslo, Arne Benjaminsen, innrømmer at det har vært svært arbeidskrevende å skifte ut universitetets egne lønns- og økonomisystemer med DFØs.

— Vi skal ivareta det personalansvaret vi har og arbeidssituasjonen hos oss skal være god. Fra da vi innførte systemet i mai var det en del overtidsbruk, men nå ser vi at denne har gått betydelig ned. Vi har inne midlertidig rundt 10 vikarer og konsulenter i perioden etter oppstart og det har vært viktig for å drive denne prosessen videre uten å belaste enkeltpersoner for mye, sier Benjaminsen.

Han opplyser også at det var svært nyttig å kunne planlegge i fire måneder ekstra og trekke på erfaringene Universitetet i Bergen hadde da de innførte DFØs systemer den 1. januar.

— Vi retter feil og får leveransene til å fungere på en stadig bedre måte. Jeg opplever at vi er på rett vei.

— Hva tenker du om at det nå likevel ropes varsko om arbeidsmiljøet på grunn av dette?

— Vi snakker med de tillitsvalgte jevnlig og jeg opplever at vi har lik forståelse av situasjonen. Vi skal ha et forsvarlig arbeidsmiljø. Når noen ikke har fått utbetalt lønn til rett tid på grunn av forsinkelser og det er trøbbel med andre ting knyttet til overtidsregistrering, så er det enkeltpersoner i førstelinjeposisjoner som havner i situasjoner hvor de må forsvare noe de selv ikke har skyld i. Det tar vi som arbeidsgiver alvorlig og vi har gjort alle med lederansvar oppmerksomme på at de skal støtte medarbeidere som havner i denne situasjonen, sier Benjaminsen.

Ikke aktuelt å gå tilbake til egne systemer

Når det kommer til NTL-lederens bekymringer rundt DFØs HR-systemer som etterhvert også skal rulles ut ved universitetet, så gjør Benjaminsen det følgende klart:

— Alle ressurser vi har satt til å forberede utrullingen av HR-systemet, brukes nå på å få lønns- og økonomisystemet på plass. Først når dette er på plass, så skal vi se på HR-systemet, men per nå har det ingen prioritet ved UiO. Dessuten skal det være tett integrasjon mellom disse systemene, så det er lite rasjonelt å jobbe for mye med HR-systemet før det andre er på plass, sier Benjaminsen.

Men Benjaminsen sier det ikke vil være aktuelt at universitetet går tilbake til å bruke egne systemer.

— Når staten har bestemt at vi skal bruke DFØ, så må vi ta det til etterretning og gjøre det beste ut av situasjonen. Det gjør vi hos oss. Vi setter ned store krefter og ressurser på å få dette på plass. De gamle systemene våre var i ferd med å gå ut på dato og da vi gjorde risikovurderingen på om vi skulle innføre DFØs systemer, var det også en del av vurderingen om hvor lenge vi kunne bruke de gamle systemene før de sviktet, sier Benjaminsen.

Universitetsdirektøren vil likevel gjøre det helt tydelig at UiOs it-miljø har vært en stor styrke for å få DFØs systemer oppe og gå.

— Ansatte i ulike deler av universitetet er helt sentrale for å få dette opp og stå, og de har strukket seg kjempelangt og gjort en kjempeinnsats for å få det til. Det jobbes hardt og de er flinke til å improvisere og snu seg raskt når det har vært enkeltområder hvor ting har sviktet, sier Benjaminsen.

— Ikke tatt opp med DFØ

Khrono har stilt DFØ følgende spørsmål om saken:

— De Khrono snakker med beskriver at det er problemer med alt fra egenmeldinger, arbeidstidsregistrering og timelister til arbeidskontrakter. Stemmer det at dette ikke er på plass?

— Det meldes om mye trøbbel både fra Universitetet i Bergen og Universitetet i Oslo. Har dere rullet ut dette systemet for tidlig?

— Planen er jo også at DFØ skal levere løsninger også for HR og personal. Vil dere, basert på alle problemene det er varslet om, vente med å rulle ut det neste systemet til det første er i orden?

— Kunne dere ha gjort noe annerledes i denne saken?

— De jeg snakker med beskriver et enormt press på de ansatte og de er overarbeidet fordi det har vært så mange vanskeligheter med systemet. Hva sier dere til det?

Direktør i DFØ, Hilde Singsaas, svarer følgende på e-post:

— Det er viktig for oss å levere gode tjenester til kundene våre, og vi gjør det vi kan for løse problemer når de oppstår. Som universitetene selv har pekt på, må man samtidig regne med utfordringer i oppstarten av store og kompliserte omstillinger, skriver Singsaas.

Hun skriver også at DFØ er i tett dialog med universitetene om det videre arbeidet med å forbedre løsningene.

— Vi har faste møter og daglig kontakt både om hva DFØ må gjøre og hva universitetene selv må gjøre for at systemene skal fungere godt framover. Når det gjelder enkeltsakene Khrono lister opp, er det flere av disse som ikke er tatt opp med DFØ fra universitetenes side. Derfor er det ikke naturlig å kommentere dem nå, skriver DFØ-direktøren.

— Har rettet eller er i ferd med å rette opp

Universitetsdirektør Benjaminsen ved UiO bekrefter at de har hatt god nytte av den løpende og tette dialogen med DFØ.

— Jeg opplever at de utfordringene vi har er noe DFØ har forstått og tatt alvorlig. Alle problemer vi møter er tatt opp med DFØ og vi har sjekklister og statusoppdateringer på det som blir rettet opp i, sier Benjaminsen.

— Men DFØ skriver til Khrono at problemer med blant annet egenmeldinger, arbeidstidsregistrering, timelister og arbeidskontrakter er noe som universitetet ikke har tatt opp med dem. Stemmer det?

— De forholdene du tar opp der er ting vi har rettet eller er i ferd med å rette opp i samarbeid med DFØ, svarer Benjaminsen.