DFØ-sjefen: — Føler med de som har stått i problemene

«Vi hadde ikke tatt høyde for at DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring, red.mrk) skulle være så svake på kvalitet og tid i leveransen.» skrev økonomidirektør Per Arne Foshaug ved Universitetet i Bergen

«Vi har fått tilbakemelding på at folk sitter og bruker sparepengene sine til å leve», uttalte hovedtillitsvalgt i NTL ved Universitetet i Oslo til Khrono etter at universitetes nye lønns- og økonomisystem viste seg å være mangelfullt og at de som skulle bruke ikke fikk det til slik som planlagt. Lønns- og økonomisystemene er utviklet for det såkalte BOTT-samarbeidet, Universitetet i Bergen, Universitetet i Oslo, NTNU og Universitetet i Tromsø. Til nå har UiB og UiO tatt systemene i bruk.

Trygg på godt resultat

Direktør Hilde Singsaas i DFØ fikk nylig satt videre utvikling på pause i fire måneder for å ordne feil og mangler på de løsningene som er levert.

— Hvordan går det med innføringen av lønns- og økonomisystem hos universitetene?

— Jeg vil si at vi samarbeider godt og har lagt gode planer for veien videre. Utfordringene er vel kjent, og vi skal jobbe ufortrødent videre med å løse problemer og skape forbedringer. Jeg føler meg trygg på at det blir et godt resultat til slutt, sier Hilde Singsaas.

Nestemann på listen over universiteter som skal innføre nytt lønns- og økonomisystem fra DFØ, er Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet.

— Vi ser lyst på å ta opp Tromsø fra 1.januar. Vi er meget godt forberedt, og det er de også.

Et krevende år

— Siden det er jul. Hva vil du si til de som har opplevd problemer med etableringen av disse systemene, de har jo vært relativt betydelige?

— Jeg føler med både mine egne ansatte og ansatte ved universitetene som har stått i dette. Det har vært et krevende år. Så vil jeg at de skal vite at vi gjør alt vi kan for at det skal bli bedre. Og jeg er glad for det gode samarbeidet jeg har med universitetsdirektørene. Nå handler det om å bli enige om hvor skoen trykker, og legge planer for å løse disse problemene. Vi er også enige om at begge parter må bidra for å finne gode løsninger.

— Hvor ofte går etablering av et nytt datasystem helt knirkefritt?

— Innføring av nye systemer som ansatte ikke har brukt før, går aldri helt knirkefritt. Nye systemer har gjerne også noen barnesykdommer og dermed ting som må rettes underveis. Men utfordringene vi har opplevd dette året har vært større enn hva vi forutså og selvfølgelig enn vi skulle ønsket. Det har vært et krevende år. Og jeg skjønner selvfølgelig at det har vært utfordrende for ansatte ved universitetene.

— Slik vi forstår det har universitetene en makspris om noe går galt. Problemene må vel bli kostbare for DFØ?

— Vi har hatt høyere kostnader enn forutsatt så langt, men det har vært nødvendig å sette inn økte ressurser dette året, både i utvikling og drift.

les også

Julelønna glapp for studenter ansatt ved UiB

Ikke etterpåklok

— Hva har du tenkt som kunne vært gjort annerledes?

— Dersom man er etterpåklok vil man alltid se at ting kunne vært gjort annerledes. Men i stedet for å dvele ved det, er jeg mest opptatt av å bruke erfaringene vi har gjort oss aktivt i det videre arbeidet. Dersom vi ikke lærer og tilpasser etter hva vi har lært, får vi problemer.

—Hvordan reagerer du selv når ting går såpass skeis. Klump i magen og manglende nattesøvn?

— Det er verdt å minne om at mye av det vi leverer fungerer helt som det skal. Når det gjelder problemene som har oppstått, er jeg mest opptatt av mine ansatte. Jeg er opptatt av å rose dem for den store innsatsen de gjør, inkludert kvelder, helger og netter av og til, i arbeidet med å løse problemer eller skape forbedringer. De skal vite at de har ledelsen i ryggen når det stormer. Og så minner jeg dem om at vi leverer økonomisystemer til store deler av statsforvaltningen og at de fleste kundene er fornøyde.

— Men du selv?

— Jeg sover godt om natten. Jeg tenker mye på jobben, men jeg er ganske flink til å skille jobb og fritid.

Hoggestabbe

— Hvordan tar dere høyde for at ting ikke går helt etter planen?

— Vi har lang erfaring med å ta inn nye kunder. Det er masse testing og mange aktiviteter i forkant. Det som var ekstra utfordrende med universitetene i BOTT-samarbeidet, var at en ny innkjøpsløsning kom veldig forsinket fra leverandør. Det gjorde at det ble mye mindre tid til å teste enn det vi burde hatt.

— Hvordan er livet som hoggestabbe?

— Jeg føler meg ikke som noen hoggestabbe. Det er heller ikke synd på meg. Jeg føler at vi er flere som står sammen i dette. Det gjelder også universitetene som vi har et godt samarbeid med.

les også

UiB vurderer å ansette flere som følge av feil i IT-system

Ikke alltid rett

I mai i år ble det klart at de øvrige statlige universitetene og høgskolene satte prosessen med en mulig bruk av DFØ-systemene på vent etter at det ble meldt om store problemer ved innføringen av disse. Dette har de fått innvilget hos Kunnskapsdepartementet.

— I hvilken grad har kunden alltid rett?

— Kunden har jo ikke alltid rett. Men det de opplever og hvordan de synes det fungerer, betyr jo særdeles mye for oss. For vi har ikke alltid rett, vi heller. Når det oppstår problemer fins det ingen annen løsning enn å samarbeide og se hva vi i fellesskap kan få til.

Felles vilje

— Så langt vi vet finnes det ikke særlige sanksjonsmuligheter om de statlige kundene blir påført ekstra kostnader ved innføring av et nytt system fra DFØ. Hvordan blir forholdet når både kunde og leverandør er staten, blir dere snillere med hverandre enn hva som ellers ville vært tilfelle?

— Nei, men det er helt rett at vi har et annet forhold til statlige virksomheter enn til private aktører. Jeg opplever at det er en felles vilje til å få dette til på en så god måte som mulig.

— Blir man ikke litt slappere når det ikke finnes et ris bak speilet?

— Nei, mine ansatte jobber utrolig hardt for å levere gode tjenester. Vi gjør det vi kan for å effektivisere egen drift for å utvikle stadig bedre tjenester. Vi tenker ikke på noen måte at her er det bare å ha lave skuldre fordi vi ikke mister kundene likevel.

Samfunnsoppdrag

— Hva er det mest positive ved å være sjef i DFØ?

— Det er et stort privilegium å være leder for en virksomhet som har et så spennende samfunnsoppdrag. Vi har fått flere nye oppgaver, og det er spennende å være med på å utvikle tjenestene våre videre.

— Hvordan har tilværelsen som DFØ-sjef vært det siste året?

— Selv om vi som statlig virksomhet ikke har blitt rammet av pandemien slik en del private virksomheter har blitt, har også vi blitt preget. Det har vært krevende når så mange ansatte skal gjøre jobben fra hjemmekontor.

Stiller tydelige krav

— Hvordan tror du medarbeiderne dine vil omtale deg som sjef?

— Meg som sjef? Det må du spørre dem om. Men jeg tror de oppfatter meg som en engasjert leder. De vil nok også oppleve meg som en som stiller tydelige krav. Men jeg håper de ser meg som en trygg leder som tar ansvar for at vi leverer godt og utvikler oss videre.

— Engasjementet ditt har også kommet til uttrykk politisk. Du har hatt tunge verv, blant annet som statssekretær i Finansdepartementet og ved Statsministerens kontor. Hva er den største forskjellen i forhold til en jobb som du har nå?

— Det er stor forskjell på å lede en virksomhet og å være statssekretær. Det er noe med det ansvaret jeg sitter med nå. Jeg føler et stort ansvar for de nærmere 800 ansatte vi har og den jobben vi skal gjøre.

les også

Nytt IT-system: — Langt mer krøll enn vi forutså

Heller serier enn søvn

— Du sier du er flink å skille jobb og fritid. Hvilke teknikker bruker du for å koble av?

— Når jeg går hjem fra jobb blir jeg straks engasjert i andre ting. Jeg trenger ingen teknikk for det. Den eldste datteren min bor fortsatt hjemme. Vi er mye sammen og det har jeg enorm glede av.

— Så er det to ting jeg trenger uansett hvor hektisk hverdagen er. Det ene er å få noen løpeturer i løpet av uka, og så avslutter mannen min og jeg omtrent hver kveld med å se på serier. Jeg vil heller sove en time mindre enn å unnvære å avslutte dagen med en god serie.

— Som for eksempel?

— Akkurat nå ser vi på Dopesick, en serie om den kyniske markedsføringen av legemiddelet OxyContin, som har bidratt til å skape en opioid-epidemi i USA.

Dveler ikke

—Ikke noen type hobbyer?

— Nei. Når jeg ikke er DFØ-direktør er jeg mor, kone, datter, søster, tante og venn. Selv om jeg får altfor lite tid til det siste.

— I hvilken grad har du tenkt på om kritikken som er kommet i forbindelse med datasystemene ved Universitetet i Bergen og Universitetet i Oslo har vært urettferdig?

— Jeg dveler ikke så veldig ved slike spørsmål. Vi har hatt god dialog med universitetene der vi er enige om at noen av problemene skyldes løsningene våre og at noe ligger på universitetenes side. Jeg bruker heller energien på noe konstruktivt for å løse problemer.

— Kan man se deg i politikken igjen?

— Nei. Jeg er glad for å få være byråkrat og stortrives i den rollen. Det er et privilegium å få være med og jobbe for en mer effektiv, veldrevet og utviklingsorientert stat.