Skal ha ekstern gjennom­gang av DFØ-system

— De fire BOTT-universitetene er enige med DFØ om en ekstern gjennomgang av det systemtekniske knyttet til bestillinger. Det gjør vi for å klargjøre hvordan vi får tilpasset systemet best mulig med de erfaringene vi har gjort så langt.

Det sier universitetsdirektør Arne Benjaminsen ved Universitetet i Oslo (UiO) om avtalen de fire universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø (BOTT) har gjort med Direktoratet for økonomiforvaltning (DFØ).

Ifølge Benjaminsen er en slik ekstern gjennomgang ikke uvanlig når et system i denne skalaen blir implementert. Etter planen skal de fire universitetet, sammen med DFØ, bli enige om en avtale med et eksternt firma etter nyttår.

— Selv om det har vært en krevende innføring, opplever vi at DFØ strekker seg langt for å bistå oss, sier Benjaminsen.

dataproblemer

DFØ-problemene: Penge­bruk på konsulenter doblet

Avventer i Trondheim

Den «krevende» innføringen Benjaminsen snakker om, har blitt roten til misnøye ved de to universitetene i Bergen og Oslo, som så langt har innført det nye lønns- og regnskapssystem til DFØ. UiT skal etter planen innføre systemet over nyttår, mens Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) avventer til 2023.

Over syv måneder etter at UiO tok i bruk det nye systemet, opplever fortsatt ansatte store problemer med systemet.

Problemene med lønnsutbetalinger til korttidsansatte er fortsatt ikke løst. Det samme gjelder problemene rundt bestillinger av varer og tjenester. Selv om det er bedring å spore.

— Vi har hyret inn ekstra ressurser, og det begynner å komme mer i system. Det går rett vei, men det har vært krevende. Derfor avventer vi ved UiO innføring av personalforvaltningssystemet til vi har fått på plass lønns- og regnskapssystemet, sier Benjaminsen.

økonomisystemer

«Hadde vi levert så dårlig, hadde vi blitt kasta som leverandør»

— Tære på de ansatte

— Dette er åpenbart et stort problem, og vi støtter en ekstern gjennomgang av systemet, sier nestleder i NTL ved UiO, Marianne Midthus Østby.

Hun sier det er mye som ikke fungerer med den nye løsningen , noe som NTL har påpekt mange ganger i møte med UiOs ledelse.

– Og det begynner å tære på de ansatte. Vi har fått et system som ikke kan levere på tjenestene vi trenger. Mange ikke har fått lønnen sin til riktig tidspunkt og rapporteringsverktøyet er ikke godt nok. UiO har hyret inn en del konsulenter for å ta unna det verste, fordi systemet så langt har medført en mengde merarbeid. Likevel har de faste ansatte jobbet svært mye. På et eller annet tidspunkt må vi snakke om hvor mye folk skal jobbe ekstra for å kompensere for et system som ikke fungerer.

Benjaminsen viser til at ledelsen følger med på overtidsbruken og viser til at den var størst i slutten av vårsemesteret.

Mener det er urealistisk

Østby kan fremdeles ikke forstår hvorfor det var nødvendig med et nytt system.

– Jeg er usikker på om det er realistisk å lage en fellesløsning for hele universitet- og høgskolesektoren, for institusjonene er ganske ulike. Samtidig er UiOs behov velkjente og jeg stiller meg uforstående til at det er så mye som ikke fungerer når de har jobbet lenge med denne løsningen, sier Østby.

NTL opplever at ledelsen er helt enig i problembeskrivelsen de kommer med.

— Hvilke utfordringer medfører det nye systemet per dags dato, Benjaminsen?

— Dette har vært en veldig stor systeminnføring som berører alle områder ved institusjonen. I seg selv er det krevende uavhengig av hvordan det har gått. Per dags dato er det to ting. Én er lønn til ansatte på kortere oppdrag eller lignende. Dette er mer en rutinesak, enn en systemsvikt. Et større problem er bestillerfunksjonen. Dette merker enkeltansatte indre til, men det er desto mer alvorlig for leverandører som får sen betaling, sier Benjaminsen.

Debatt ● astrid waaler kaas

UiO, Å satse på DFØ som felles økonomisystem er som å tro på julenissen