bott-samarbeidet

Nytt IT-system: — Langt mer krøll enn vi forutså

Det går langtifra etter planene når statens eget direktorat skal levere nytt økonomisystem til statens universiteter. — Jeg tror leverandøren tok på seg en jobb som var langt større enn de forutså, sier økonomidirektøren ved Universitetet i Bergen.

—Vi har en leverandør som jobber mye mer usystematisk enn vi kunne tro og har tydeligvis tatt på seg en jobb som er mye større enn de forutså, sier økonomidirektør Per Arne Foshaug ved UiB (bildet) om det statlige direktoratet DFØ sin leveranse av nytt lønns- og økonomisystem til flere universiteter.
—Vi har en leverandør som jobber mye mer usystematisk enn vi kunne tro og har tydeligvis tatt på seg en jobb som er mye større enn de forutså, sier økonomidirektør Per Arne Foshaug ved UiB (bildet) om det statlige direktoratet DFØ sin leveranse av nytt lønns- og økonomisystem til flere universiteter.
Publisert

«Vi hadde ikke tatt høyde for at DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring, red.mrk) skulle være så svake på kvalitet og tid i leveransen.» Dette skriver økonomidirektør Per Arne Foshaug ved Universitetet i Bergen (UiB) i en frustrert e-post til universitetets enheter som har tatt i bruk det nye økonomisystemet.

«Tatt i bruk» blir for noen et litt meningsløst uttrykk. Bruken har siden oppstarten i januar vært beheftet med stadige feil, mangler og nye måter å gjøre tingene på. Fra førstkommende mandag skal også Universitetet i Oslo implementere det nye systemet.

Langt mer krøll

Saken handler om at BOTT-universitetene (Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø) skulle ta i bruk nytt og felles lønns-og økonomisystem. DFØ, Direktoratet for forvaltning og økonomistyring er valgt som leverandør. BOTT, som i utgangspunktet ønsket å gå ut med et felles anbud i det privat markedet, ble anmodet av Finansdepartementet om å vurdere i hvilken grad statens eget DFØ kunne møte BOTTs behov utenom et anbud.

BOTT inngikk med dette som grunnlag en avtale med DFØ. Systemene skulle opprinnelig være klare til testing midtsommers i 2020. Deretter kastet UiB seg utpå og tok i bruk den nye teknologien fra årsskiftet.

Fakta

Dette er BOTT-samarbeidet

  • Samarbeid mellom de fire eldste universitetene i landet, Universitetet i Oslo, Universitetet i Bergen, Universitetet i Tromsø og NTNU blir kalt for BOTT (Bergen, Oslo, Trondheim, Tromsø)-prosjektet.
  • De fire institusjonene har de siste årene blant annet samarbeidet om anskaffelse av felles administrative systemer innen lønn, personal og økonomi med tilhørende moduler (ERP-prosjektet).
  • Også saksbehandling og arkivtjenester er aktuelle områder for utskilling. Dette er en egen prosess.
  • BOTT-universitetene ønsket å gå ut i en stor anbudsprosess i det private markedet, men sommeren 2017 ba Finansdepartementet om at det skulle utredes en avtale med statens eget Direktoratet for økonomiforvaltning.
  • Rammen for avtalen med de fire BOTT- universitetene var 152 millioner kroner.
  • Universitetet i Bergen (UiB) startet implementering av det nye systemet 1.januar, men har fortsatt ikke alle funksjoner på plass.
  • Fra 1.mai skal Universitetet i Oslo (UiO) ta i bruk systemet. Senere i år NTNU og UiT.
  • På sikt er det meningen at alle universiteter og høgskoler skal over på det samme systemet. Planene møter skepsis.

— Vi vet at det er krevende å skifte systemer. Men e-posten jeg sendte er nok dekkende for hvor vi står hen. Dette har vært langt mer krøll enn det vi hadde forutsett. Det gjelder nok også leverandøren, sier Per Arne Foshaug til Khrono.

Tidlig ble det klart at systemet slet med å få utbetalt lønn til midlertidige ansatte ved UiB og de som jobbet honorarbasert. I det siste har det oppstått problemer når det gjelder innkjøp og bestilling av varer. Så mye at Foshaug måtte sende ut en e-post og beklage feilene. Utfordringene knyttet til lønn er nå i stor grad løst, og øvrige deler av løsningen er tatt i bruk uten de store tekniske problemene, ifølge Foshaug.

Tror på systemene

— Vi har tro på at disse løsningene skal være gode og framtidsrettede. Men vi har en leverandør som jobber mye mer usystematisk enn vi kunne tro og har tydeligvis tatt på seg en jobb som er mye større enn de forutså, sier Per Arne Foshaug.

— Betyr det at systemene ble satt i drift før de var skikkelig utprøvde?

— Det er nok flere årsaker. Et av de vesentligste problemene er at justeringer gjøres i systemene som allerede er satt i drift. Det betyr at det oppstår feil for brukerne når ting rettes eller endres. Så må det følges opp med stadige omveier for å få gjort jobben i daglig drift, sier Foshaug.

Følger opp brukerne

En av årsakene handler også om at systemene er integrerte og skal løse ulike oppgaver.

— Om vi bruker en bil som eksempel oppleves det slik at når bremsen skal repareres påvirker det clutchen. Samtidig som man ikke helt vet hvorfor dette skjer, sier Per Arne Foshaug.

— Er det ikke slik at alle slike systemer har mange feil i en oppstartsperiode?

— Det er riktig, og vi var forberedt på at dette ikke skulle være problemfritt. Men det er klart at dette har blitt langt mer utfordrende enn det både vi og leverandøren nok så for seg, sier økonomidirektøren ved UiB .

Han forklarer at det jobbes med å følge opp brukerne.

— Vi har funnet nye måter å holde kontakt med brukerne på, slik at vi kan informere om problemer og endringer fortløpende. Og dermed unngå at det er mange som ikke får gjort jobben sin, sier Foshaug.

Demper forventninger

Ved Universitetet i Oslo skal løsningen tas i bruk fra mandag 3.mai. Direktør Arne Benjaminsen ved UiO har allerede gått ut i Uniforum og dempet forventningene.

– Det er viktig at vi alle har litt tålmodighet nå i starten. Når man gjør slike endringer er det alltid slik at det vil være nye og uvante ting, og noen ting vil kanskje ikke fungere helt som det skal, og kan ta tid for å komme i orden. Men det er viktig å huske på at det er mange mennesker som har stått voldsomt på for å få dette på plass, blant annet ansatte som har jobbet gjennom påsken, forklarer han. til Uniforum.

For BOTT-samarbeidet er oppstarten i Oslo en test på hva leverandøren DFØ har lært av feilene som har oppstått ved UiB.

Tidligere direktør Kjell Bernstrøm ved UiB har hatt ansvaret for innføringen av systemet, og er spent.

— Prosjektet avhenger av at det går bedre ved oppstart på UiO. Det må jo være slik at de feilene som har oppstått i Bergen ikke gjentas i Oslo, sier Bernstrøm.

DFØ: Ingen tvil om problemer

Direktør Hilde Singsaas i DFØ svarer Khrono i en e-post på spørsmål om problemene med installasjon og bruk av nytt lønns- og økonomisystem ved UiB.

Hilde Singsaas, direktør i Direktoratet for forvaltning og økonomistyring har forståelse for frustrasjon over leveransene deres til universitetene.
Hilde Singsaas, direktør i Direktoratet for forvaltning og økonomistyring har forståelse for frustrasjon over leveransene deres til universitetene.

«La meg starte med å si at mye av leveransen fra DFØ har fungert godt. Både på lønns- og regnskapsområdet har innføringen gått etter planen. Samtidig er det ingen tvil om at det har vært en del problemer med innkjøpsløsningen. Siden dette er svært viktig for universitetene, har jeg stor forståelse for at dette har skapt frustrasjon ved UiB», skriver Singsaas.

Hun utdyper: «DFØ anskaffet en ny løsning for innkjøp og faktura i 2019. Denne leveransen ble forsinket fra leverandøren. Samtidig hadde BOTT-universitetene behov for en del funksjonalitet som DFØ skulle utvikle som tillegg i løsningen. Fordi systemet ble levert sent, har noe av utviklingen måttet skje etter at UiB ble kunde av DFØ. I tillegg har vi avdekket noen feil i løsningen som vi har rettet underveis. Det aller meste er nå løst», fortsetter DFØ-direktøren.

– Hva gjør DFØ for at installasjon og oppstart skal gå lettere hos de andre universitetene?

«I nært samarbeid med UiO har vi lagt gode planer for oppstart, opplæring og oppfølging hvor erfaringer fra UiB er tatt høyde for. Tilleggsfunksjonalitet er nå i stor grad lagt inn i løsningen og feil er rettet. De utfordringene UiB har hatt vil derfor neppe oppstå når UiO starter opp mandag», svarer Singsaas.

Hun understreker at «ved store omlegginger vil det alltid kunne oppstå enkelte innkjøringsproblemer, men vi samarbeider veldig godt med universitetene og vil gjøre alt vi kan for at løsningene skal fungere godt».

Skepis mot at «alle skal med»

På sikt, og ifølge statens digitaliseringsstrategi, er det meningen at alle institusjoner skal over på BOTTs framforhandlede DFØ-avtale.

Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) ble tidlig invitert inn i BOTT-samarbeidet, men takket nei.

NMBU-direktør Lars Atle Holm, la i 2018 ikke skjul på overfor Khrono at han er skeptisk til et eventuelt pålegg om å måtte bli en del av en DFØ-avtale.

— Jeg har informasjon om at den løsningen NMBU har via Uninett i dag både er bedre og billigere enn den løsningen BOTT forhandler fram med DFØ. Vi har heller ikke råd til å være med på dette, vi vil jo bruke minst mulig penger på administrative systemer, sa han til Khrono den gangen.

Powered by Labrador CMS