Vil takke nei til foredrag hvis DFØ er involvert

— Det har vært flere tilfeller hvor jeg river meg i håret etterpå, sier professor Grete Brochmann ved Universitetet i Oslo (UiO).

Brochmann har lest instituttleder Tor Egil Førlands oppgjør med statens økonomi- og regnskapssystem som flere universiteter har tatt i bruk. Systemet drives av statens eget Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ).

Professor Brochmann ønsker å understreke at det ikke bare er utenlandske forskere som baler med å få refundert utgifter, slik Førland beskrev og Khrono skrev om tidligere i uken. Det gjør også forskere som har oppdrag ved andre norske universiteter.

— Det er komplisert nok mellom to norske universiteter, sier hun.

DFØ-trøbbel mellom to universiteter i Norge har også professor Karine Nyborg ved Universitetet i Oslo opplevd. Svært mange arbeidstimer gikk med til å få igjen reiseutgiftene etter en disputas ved UiT Norges arktiske universitetet i Tromsø. Til og med ferien ble tatt i bruk.

— Dette ødela faktisk noe av ferien min, konstaterer Nyborg når hun forteller om det omstendelige arbeidet for å få igjen de tusenlappene hun hadde brukt på reise og opphold i Tromsø.

De fire såkalte BOTT-universitetene (Universitetet i Bergen, Universitetet i Oslo, UiT Norges arktiske universitet og NTNU) ble pålagt å ta i bruk DFØs lønns- og økonomisystem mens Siv Jensen (Frp) var finansminister. En lang rekke andre utdanningsinstitusjoner har i flere år brukt deler av DFØ-systemet, da i hovedsak til lønn.

Debatt ● Tor Egil Førland

«Kan det tenkes at hun er uvitende om at DFØ er blitt et skjellsord?»

— Sinnssyk tidsbruk

Det ferskeste eksempelet Grete Brochmann trekker fram, er fra da hun holdt foredrag ved UiT. Både UiO og UiT har de siste årene tatt i bruk DFØ-systemet.

— Jeg brukte flerfoldige timer på å finne ut av DFØ for å få refundert utgiftene. Jeg fikk stor forståelse i Tromsø, men heller ikke min oppdragsgiver fikk det til. Det er den sinnssyke tidsbruken jeg reagerer mest på. Den virker helt absurd for oss som liksom skal ha et forenklet system å forholde oss til.

Brochmann opplevde at det var teknisk vanskelig å komme seg inn i systemet, og det mistolket hele tida hvilke institusjoner som har hvilke roller.

— I tillegg er systemet nesten umulig å skjønne intuitivt, mener hun.

Etter mange runder var tålmodigheten slutt. Hun ba UiT om å få betalt på gamlemåten, og slik ble det.

— Tror du ikke DFØ kan gå seg til etter hvert?

— Nei, ikke hvis det ikke gjøres noe med systemet. Det har allerede pågått i mange år.

DFØ

Måtte vente et helt år på å få utbetalt honorar

Vil ikke bruke DFØ

Brochmann mener at kritikken fra instituttleder Tor Egil Førland er gjenkjennelig, og hun er glad for at noen tar affære.

— Mitt inntrykk er at de aller fleste synes DFØ er veldig frustrerende å forholde seg til. Det er ikke intuitivt forståelig. Jeg har til gode å høre fra noen at dette går helt fint.P

Hun antar også at de administrativt ansatte må bruke uforholdsmessig mye tid på DFØ-systemet, ikke minst for å hjelpe de vitenskapelig ansatte. I sum blir tidsbruken urimelig, mener hun.

Brochmann har derfor fått nok.

— Neste gang jeg får henvendelser om å holde foredrag ved et annet universitet, vil jeg kun si ja under forutsetning av at de ordner opp utenom DFØ.

Debatt ● hilde singsaas

DFØ tar kritikken på alvor

— Mye tullball

Karine Nyborg hadde en jobb i forbindelse med en disputas i Tromsø 12. mai i fjor. Å få refundert utgiftene ble et tidkrevende arbeid. Pengene ble først utbetalt 2. september, og det skjedde etter mange henvendelser, bortimot 40 e-poster og flere lange samtaler over telefon i ferien.

— Dette må ha tatt mer tid enn å forberede og være med på disputasen. Det var av en annen verden å få tak i rette vedkommende, og det var så mye tullball.

Dagen etter disputasen begynner det. 13. mai vil hun registrere reiseoppgjøret, men kommer ikke inn i DFØ og det som heter «Betal meg». Hun kontakter personen som var lokalt ansvarlig for disputasen. 16. mai får hun svar og vedkommende sender beskjed til administrasjonen om å ta kontakt med henne.

Nyborg hører ikke mer på noen dager. 20. mai purrer hun.

— Da vi kom til 16. juni, nesten en måned etterpå, hadde jeg fortsatt ikke hørt noe. I ettertid har jeg skjønt at de var overlesset av samme type saker som min. De hadde ikke kapasitet til å ta kontakt. De var helt overarbeidet.

Hun prøvde ulike måter å komme inn i DFØ-systemet på, for eksempel glemt brukernavn, uten å lykkes. Hun fikk ikke svar fra DFØs hjelpesystemer.

årsregnskap

Brukte nær en milliard kroner på konsulenter

Måtte bruke ferien

17. juni får hun et glimt av håp. Hun logger seg inn hos DFØ ved UiO for å levere regning til egen arbeidsgiver. Da kommer det plutselig et valg om tilhørighet: UiO eller UiT? Her er det en påloggingsmulighet, tenkte hun, logget seg inn på UiT og leverte reiseregninga.

21. juni får hun beskjed fra administrasjonen ved UiO som spør hva dette er for noe?

— Jeg hadde valgt UiT ved innlogging, men hele reiseregninga hadde likevel havnet hos UiO. Og det var ikke mulig for UiO å sende den til UiT.

25. juni kommer det en standardbeskjed fra UiT: De har ikke hørt noe fra henne. De hadde bedt henne svare via DFØ-systemet, men der kom hun ikke inn. Videre var beskjeden at hvis de ikke hører fra henne innen 3 dager, så lukket de saken.

— Da var jeg på ferie og ble redd for at pengene gikk tapt. Der satt jeg på telefon med PC logget på fra ei hytte.

Hun greide å få kontakt med en fra UiT som prøvde å hjelpe henne 29. juni, 5. juli og 7. juli Det klarer de ikke etter utallige forsøk.

økonomikluss

17 høgskoler og universitet slipper DFØ-tvang

Ble utbetalt til slutt

På DFØs sider var det mulighet for å melde inn et problem via kontaktskjema. Det gjorde hun, men fikk ikke noe svar. Veiledningsvideo så hun også på uten at det hjalp henne å løse problemet. Hun hadde ønsket seg en hjelpetelefon.

Til slutt løser det seg. Hun bruker Firefox som nettleser og ikke Edge som er standarden ved UiO. Da kom hun inn ved hjelp av BankID.

Hun var på forhånd klar over at Explorer ikke skulle brukes som nettleser, det hadde DFØ informert om. Men de nevnte ikke noe om Edge. Nå måtte hun fylle ut reiseregninga på nytt.

Deretter ble det enda en ekstra e-post etter noe rot med datoene fra UiTs side, men 3. august var saken løst. Nesten fire måneder etter deltakelsen på disputasen, ble pengene utbetalt.

— Hadde jeg på forhånd ant hvor mye tid jeg måtte bruke, hadde jeg vurdert å droppe hele reiseregninga, det var snakk om noen tusen kroner.

Bott-samarbeidet

NTNU setter beredskap når nytt økonomi­system innføres

— Beklagelig

Administrasjonsdirektør Jørgen Fossland ved UiT Norges arktiske universitet sier han ikke er kjent med detaljene i de to sakene.

— Det er uansett sterkt beklagelig når dyktige fagfolk, som har tatt på seg oppdrag ved UiT, ikke får oppgjør fra oss slik det er rimelig å forvente, sier han.

DFØ-systemet ble innført 1. januar 2022 ved UiT. Fossland sier det opplevdes som et problem i innkjøringsfasen å få utbetalt penger til ansatte ved andre universitet.

— I dag ser vi at det kan være enkelte tilfeller av påloggingsproblemer, men omfanget er ikke kartlagt. UiT har heller ikke oversikt over om problemet skyldes systemet til DFØ eller brukerfeil.

— Har du noen synspunkter på hvorfor problemene oppsto?

— Det er vanskelig å si noe konkret om dette. For UiT er erfaringa at ansatte som har flere DFØ-tilganger kan oppleve problemer med å få valgt korrekt virksomhet ved innsending av reiseregning.

Fossland sier videre at status i dag er at det fortsatt kan være enkelte tilfeller der innlogging for ansatte fra andre virksomheter, kan oppleves som problematisk.

prosjektmidler og tilskudd

En halv milliard kan stå på Borten Moes nye kuttliste

Mye plusstid og overtid

— Innføringa av DFØ-systemet har utvilsomt vært krevende, sier hovedtillitsvalgt Marit Martinsen Dahle. Hun er hovedtillitsvalgt i Norsk Tjenestemannslag (NTL) ved UiT.

Samtidig sier hun at bildet er sammensatt og oppleves ulikt over tid og etter hvem man snakker med.

De har to systemer som går via DFØ. Regnskapssystemet Unit 4 og lønns- og personalsystemet SAP.

— Det er blitt mye plusstid og overtid for mange som arbeider med lønn, regnskap og økonomi på alle nivå i virksomheten, sier hun.

Dahle sier det har tatt for lang tid å få utbetalt reiseregninger, honorar og timelønn ved universitetet. De siste dagene har saksbehandlingstida stabilisert seg på om lag 20 dager.

— Dette kommer altså etter at dokumentasjon er sendt inn til fakultet og institutt. Det er altfor lang tid.

«bestillingshelvete»

Mener mål- og resultat-styring i akademia er for rigid

— Firkantet system

De gamle robottjenestene i det tidligere lønns- og personalsystemet Paga gjorde unna opp mot 90 prosent av reiseregningene. Dahle sier roboten til selvbetjeningsportalen (SAP) fungerer dårlig, og at over 90 prosent av reiseregningene må behandles manuelt. Dette fører til at det tar lang tid å få utbetalt utlegg.

— Det er administrativt ansatte på fakultet- og instituttnivå som er kontaktpersoner for eksterne og til tider frustrerte oppdragstakere, og som må beklage og forsøke å forklare, blant annet dårlig formulerte standard-e-poster.

Videre påpeker hovedtillitsvalgt Dahle at det brukes mye tid på opplæring av brukere ulike steder i organisasjonen. Hun sier at det siden systemet er så firkantet, blir mange brukerfeil, og saker sendes fram og tilbake i organisasjonen.

Debatt ● Guro Elisabeth Lind

Sett fart på tillitsreformen, Borten Moe

— Har fått kjeft

I det tidligere systemet hadde administrativt ansatte som jobber med økonomi på ulike forskningsprosjekter på enhetene, tilgang til reiseregninger i systemet. Det har de ikke lenger, ifølge Dahle. Da kan de ikke lenger hjelpe folk, verken interne eller eksterne, i hvordan de bruker systemet. Det må gå via fellestjenesten lønn. Blir reiseregning og variabellønn belastet på feil sted i organisasjonen, må all ompostering gå via det Dahle karakteriserer som den allerede overbelastede fellestjenesten.

Hovedtillitsvalgt Marit Martinsen Dahle i NTL ved UiT sier det har vært tøft for mange administrativt ansatte etter at DFØ-systemet ble innført.

— Det har vært episoder der de ansatte har fått kjeft fordi det har tatt for lang tid med utbetaling.

Forskningspolitikk

Raja om «total makeover»: — Kan gjøre mer skade

— Synd

Divisjonsdirektør Bjørn Sæstad i DFØ sier de ikke kjent med hva som har skjedd i de to nevnte tilfellene.

— Det er synd at de har hatt denne opplevelsen når de skulle få refundert sine reiseutgifter, sier han.

Han viser til at de fire BOTT-universitetene har valgt en modell der det bare er lønns- og regnskapsmedarbeiderne deres som får brukerstøtte av DFØ. Alle andre brukere får støtte ved universitetet de hører til.

— Hva gjør dere for å løse disse problemene mellom norske universiteter?

— Vi har tett dialog med BOTT-universitetene. De kan flagge sine utfordringer enten det gjelder systemet, arbeidsprosesser eller andre forhold, og så diskuterer vi mulige løsninger, sier divisjonsdirektøren.