17 høgskoler og universitet slipper DFØ-tvang

«Et skritt tilbake i tid», «IT-skandale», «DFØ er svake på tid og kvalitet i leveransen».

En periode haglet kritikken fra ansatte ved Universitetet i Bergen og Universitetet i Oslo mot det nye økonomisystemet som er innført også ved UiT Norges arktiske universitet og i disse dager tas i bruk av NTNU.

Bra utgang

Etter en ekstern, uavhengig gjennomgang har Kunnskapsdepartementet besluttet at de ikke vil tvinge andre universiteter og høgskoler til å innføre det samme lønns- og økonomisystemet.

— Jeg synes denne saken har fått en bra utgang. For oss i UH-17 har det vært viktig å kunne opprettholde en valgfrihet. I vårt arbeid har vi kartlagt konsekvenser av DFØ-systemene, fått innsikt i erfaringene ved universitetene i Oslo og Bergen, og påpekt fordeler og bakdeler ved å knytte seg opp til DFØ som leverandør, sier Lars Atle Holm, som er direktør ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) og leder for programstyret UH-17.

les også

NTNU setter beredskap når nytt økonomi­system innføres

Problemene spredte usikkerhet

Problemene med DFØs økonomi- og innkjøpssystemer spredte en betydelig usikkerhet hos andre statsinstitusjoner som muligens kunne bli pålagt å ta løsningene i bruk. 17 statlige universitet og høgskoler samarbeider i det som kalles UH-17. Dette er de som ikke er en del av det såkalte BOTT-samarbeidet som inkluderer universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø (forkortet BOTT), altså UiB, UiO, NTNU og UiT.

Meningen var at de 17 andre institusjonene også skulle innføre DFØs regnskaps- og økonomitjenester. Men allerede våren 2021, etter at problemene kom til syne ved Universitetet i Bergen som følge av den nye DFØ-løsningen, satte UH-17 bremsene på. De forlangte at det måtte et bedre beslutningsgrunnlag på bordet før de eventuelt skulle bli tvunget til å velge andre løsninger enn de hadde.

Det er statlige Sikt som i hovedsak leverer økonomisystemer til UH-17 i dag.

les også

DFØ-sjefen: — Føler med de som har stått i problemene

Ekstern utredning

De 17 satte også i gang egne beregninger av kostnadene som viste at overgangen til DFØ ville koste dem mer enn dagens systemer.

— Jeg synes det vil være oppsiktsvekkende om vi skal påtvinges disse løsningene. Vi har gjort beregninger som viser at det å gå over til DFØ-systemene vil koste oss mer enn dagens systemer. Og vi ser ikke helt hva DFØ-løsningene gir av merverdi, sa Lars Atle Holm til Khrono i februar i fjor.

Deretter besluttet Kunnskapsdepartementet å starte en ekstern gjennomgang for å få et uavhengig beslutningsgrunnlag før de bestemte hva UH-17-institusjonene skulle velge.

les også

NMBU-sjef: — Vanskelig å ta til motmæle om DFØ-system

Tvilsom gevinst

Konsulentselskapet Ernst & Young har på oppdrag levert en rapport som bekrefter at en overgang til DFØ-systemene blir dyrere for UH-17-institusjonene enn det de betaler til Sikt i dag. Det er også usikkert om DFØ-systemene vil gi noen gevinst for de 17 og i tilfelle hvor lang tid det vil gå før institusjonene vil tjene på en systemomlegging.

«Videre fremgår det at de betalbare kostnadene ved å gå over til DFØs tjenester er høyere enn det virksomhetene i dag betaler til Sikt. Det er også knyttet betydelig usikkerhet til om og eventuelt når institusjonene faktisk klarer å ta ut en potensiell gevinst i form av effektivisering», skriver departementet.

På den andre siden nevner rapporten at DFØ-tjenestene er mer omfattende enn hva de aktuelle universitetene og høgskolene får fra Sikt.

Departementet rygger

Departementet toner likevel flagg etter at den uavhengige rapporten er kommet på bordet.

«Etter en helhetlig vurdering har Kunnskapsdepartementet besluttet at vi ikke vil pålegge UH-17 institusjonene å gå over til DFØs regnskaps- og økonomitjenester. Den enkelte institusjon avgjør selv om de vil fortsette sitt samarbeid med Sikt, eller gå over til DFØs regnskaps- og økonomitjenester», skriver departementet i et brev til UH-17-gruppen.

— Vårt viktigste argument overfor Kunnskapsdepartementet har vært å bevare en valgfrihet og at en avtale med DFØ innebærer en innlåsingsmekanisme som gjør det veldig vanskelig å velge DFØ bort som systemleverandør av slike tjenester senere, forklarer Lars Atle Holm.

les også

UiB vurderer å ansette flere som følge av feil i IT-system

Ikke regnet hjem

— Men valget er jo bare mellom to statlige aktører, DFØ og Sikt?

— Ja, prinsipielt sett, men vi er veldig glade for å kunne ha to profesjonelle aktører å velge mellom. Så må jeg si at en del av dette også handler om å opprettholde Sikt som en kraftfull leverandør til vår sektor. Skal de være en troverdig konkurrent til DFØ, må de også ha leveranser som gjør at de kan opprettholde sin kompetanse fremover, sier Holm.

Han er opptatt av å anerkjenne jobben som er gjort hos universitetene i Bergen og Oslo der frustrasjonene og problemene med DFØ-systemene har vært størst. Holm mener dette vil komme flere til gode.

— Hva vil UH-17 gjøre fremover?

— Vi ser selvfølgelig verdien av å ha felles løsninger, men må erkjenne at det ikke er mulig å regne hjem en betydelig gevinst av samme løsning for alle her. Derfor vil det nok bli ulike valg. Noen vil lande på DFØ, mens andre fortsetter med Sikt. Jeg tror det også vil bli konstellasjoner ved at for eksempel de mellomstore institusjonene vil velge en leverandør sammen, sier Lars Atle Holm.

DFØ: — Fornuftig

Direktør Hilde Singsaas i DFØ mener valgfriheten er fornuftig.

— Vi mener det er fornuftig å la det være opp til den enkelte virksomhet å avgjøre hvilken leverandør de ønsker å bruke. Det er store forskjeller institusjonene imellom, og dermed kan også behovene være ulike, sier Singsaas.

— Hva vil DFØ gjøre overfor UH-17 med tanke på å få dem som kunder likevel?

— 15 av de 17 institusjonene er allerede lønnskunder av DFØ, og en av dem er kunde på regnskap og økonomi. Det er naturlig at vi har dialog med andre innen UH17 som er interessert i å bruke oss på disse områdene.

— Hvordan vil det påvirke DFØ at UH-17 eventuelt ikke velger DFØs løsninger?

— Det viktigste er at institusjonene velger de løsningene som passer best for dem. Det er frivillig å benytte seg av DFØs tjenester, og det mener vi er en fornuftig tilnærming.

— Hva er status for DFØ-løsningene i BOTT-samarbeidet så langt?

— Vi opplever at samarbeidet med BOTT fungerer godt og at løsningene fungerer som de skal. Samtidig er det hele tiden et behov for videreutvikling, og dette har vi nær dialog med universitetene om, sier DFØ-direktøren.