NTNU setter beredskap når nytt økonomi­system innføres

Julen nærmer seg, og med det blir verden pyntet i rødt. Det er dog ikke alle steder rødfargen er like velkommen, spesielt ikke i risikomatrisen for innføring av fellestjenestene for økonomi og lønn som NTNU nå skal i gang med.

For mens det foregår febrilsk jakt etter adventsstaker og utebelysning i de tusen hjem, setter NTNU beredskap for å være klar til å ta i bruk økonomisystemet fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ).

— Vi setter beredskap i starten av desember, og den vil være på høyeste nivå når vi tar i bruk de nye systemene ved årsskiftet. Hvis alt går etter planen vil vi trappe den gradvis ned til vi er i stabil drift, noe som etter planen vil være 1. mars 2023, sier Roar Tobro, prosjekteier for systeminnføringen ved NTNU.

Høy sannsynlighet, store konsekvenser

Ved Universitetet i Bergen klarte de ikke å utbetale lønnen til personer på kontrakt eller engasjement, og bestillingssystemet hadde så store mangler at ansatte skal ha blitt sykemeldte.

Også i Oslo gikk folk i månedsvis uten å få utbetalt lønn, og da det et års tid senere var Universitetet i Tromsø sin tur til å innføre systemet, ble det også der meldt om en del rusk i maskineriet.

Hos NTNU viser siste risikomatrise for prosjektet at det er høy sannsynlighet for …

• «For høy belastning på ressurspersoner/arbeidsbelastning og fravær av nøkkelpersoner»

• «Overlevering til linjen går ikke bra, prosjektaktiviteter blir ikke fullført, nøkkelpersoner forsvinner og kunnskap mistes noe som kan påvirke prosjektresultatet og i større et NTNU»

• «Motstand i organisasjonen mot nye DFØ-løsninger grunnet oppslag i media, innsikt i løsninger eller manglende sponsorat blant ledere eller nøkkelpersoner»

… og at konsekvensen av dette vil være stor. I tillegg ledes prosjektet av en konsulent fra Deloitte, hvis rammeavtale går ut rett i etterkant av at prosjektet rulles ut.

bott-samarbeidet

Nytt IT-system: — Langt mer krøll enn vi forutså

— Belastning på ressurspersoner største risiko

Tobro forteller at punkt to ble tatt noe ned i forbindelse med siste møte i styringsgruppen, og at det for de øvrige blir diskutert ytterligere tiltak for å unngå at risikoen slår inn.

— Belastning på ressurspersoner er den klart største risikoen per nå. Når det gjelder motstand i organisasjonen, så handler det om hvorvidt alle har fått med seg opplæringstilbudene som foreligger og er motiverte til å gjøre det som skal til. Store digitaliseringsprosjekter har gjerne rykte på seg om å gå dårlig, og det er nok alltid noen som har det som utgangspunkt når de går inn i prosjektet.

Hva gjelder prosjektlederen som forsvinner ut dørene 15. januar sier Tobro at de skal klare det videre arbeidet med interne ressurser.

— Vi ønsker å ta tilbake prosjektledelsen selv. Systemet skal jo ut i normal drift fra 1. januar, og det som er igjen å følge opp fra prosjektets side må vi klare å lede og å gjennomføre med interne ressurser.

— Ville det ikke vært ideelt å ha med prosjektlederen i hvert fall til systemet er i ordinær drift rundt 1. mars?

— Jeg forholder meg til at rammeavtalen har gått ut. Det må vi leve med og klare å håndtere.

— Mye som kan gå galt

— Det er en veldig stor endring som berører store deler av virksomheten, og endringen er både på det tekniske, i prosessene på økonomi- og lønnsområdet og i organiseringen. Det er mye som kan gå galt, og selv om vi har jobbet lenge med å forberede og planlegge, så velger vi å ha et beredskapsapparat klart for å ta imot de overraskelsene som måtte dukke opp, sier Tobro.

I tillegg til at det er mye data som skal flyttes fra et system til et annet, kommer også konsekvensene av et noe komplekst lønnsoppgjør der en stor andel ansatte har skiftet hovedtariffavtale. Da får trøsten være at det tekniske i det minste ser ut til å være på plass etter flere runder med krøll under innfasingen hos de øvrige BOTT-universitetene.

— I motsetning til hva de andre gjorde har vi kjørt grundige tester med egne data, og i tillegg får jo vi nå en nyere versjon av innkjøpsmodulen enn den de slet med i Bergen og Oslo i starten.

For mye har skjedd på det året som har gått siden NTNU egentlig skulle innført systemet. Systemet har blitt videreutviklet, og har med seg to års lærdom fra Bergen og Oslo når NTNU tar det i bruk.

— Rektor sin beslutning i oktober 2021 om å utsette innføringen av systemet var en veldig klok beslutning, og jeg tror ikke den fremstår som mindre klok i etterkant. Det var en helt nødvendig og riktig beslutning som gjør at vi forhåpentligvis er bedre forberedt nå.

— Hvordan vil du beskrive egne forventninger nå som det nærmer seg?

— Nøktern realist.

økonomisystemer

«Hadde vi levert så dårlig, hadde vi blitt kasta som leverandør»

UiB: — Kompenserer for mangler

— Vi er i en helt annen situasjon nå enn for halvannet år siden. Systemene er i drift og fungerer rimelig godt, og det har kommet noen nye løsninger som har bedret situasjonen, sier Per Arne Foshaug, økonomidirektør ved Universitetet i Bergen.

Han forteller at det fremdeles er noen mangler, og at noen brukere nok opplever at løsningene er kompliserte, men at det er gjort en del organisatoriske tiltak som gjør at de i stor grad klarer å kompensere for det utestående. Slik var det ikke da systemet ble innført.

— Vi fikk en veldig tung start ved at mange av løsningene ikke var ferdige, noe som gjorde at vi ikke fikk satt inn tiltak før etter at løsningene var implementert. Spesielt når det gjelder innkjøpsløsningen har det vært store mangler som har gjort at vi for eksempel ikke har fått betalt honorarer til eksterne, men også her er det meste løst nå.

— Er du misunnelig på NTNU som valgte å utsette innføringen av systemet?

— Kostnaden ved å være først er alltid stor, og det er krevende. Samtidig hadde vi ikke noe valg ettersom de gamle løsningene måtte tas ned. Noen må jo uansett være først, men Universitetet i Tromsø har nok hatt en veldig mye bedre opplevelse av det nye systemet enn oss.

UiT: — Vi må tilpasse oss systemet

At overgangen har vært smidigere ved UiT Norges arktiske universitet enn UiB er administrasjonsdirektør Jørgen Fossland i Tromsø enig i.

— Vi har heldigvis ikke hatt den type problemer som særlig UiB hadde med ustabile systemer, brukere som ble kastet ut av systemet og slike ting. Utfordringen vår har først og fremst vært knyttet til å få på plass rutiner, og få tilpasset organisasjonen til det nye systemet, sier han.

Konsekvensen har vært lengre saksbehandlingstid enn normalt, noe som har ført til utfordringer både for de som jobber med systemene, men også for brukerne.

— Men dette handler ikke om systemet i seg selv eller DFØ som leverandør. Det handler om våre evner til å ta systemet i bruk. Det er jo vi som må tilpasse oss systemet, ikke systemet som skal tilpasse seg oss.

Fossland kjenner seg igjen i punktet om press på ressurspersoner i NTNUs risikomatrise, og mener dette er noe det er veldig viktig å være oppmerksom på.

— Det er jo snakk om helt nye systemer og løsninger, og da blir det et voldsomt trøkk mot de som har sentrale roller i systemet og også med tanke på opplæring og veiledning.

— Har du noen gode tips til NTNU før de ruller ut det nye systemet?

— Jeg tror NTNU har gode forutsetninger for å få det til. I likhet med oss vil de nyte godt av at DFØ har klart å få stabilitet i løsningene, også har jo også BOTT-institusjonene lært av hverandre. Det har vært enklere for oss som kommer som de siste enn de som kom først. Men samtidig er NTNU størst, så det er klart det er en krevende omstilling.