UiB vurderer å ansette flere som følge av feil i IT-system

— Det er helt rett at manglende leveranse fra DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring, red.mrk) er blitt et stort tema hos Universitetet i Bergen. Systemet er nok blitt en mye større og mer omfattende jobb enn det DFØ hadde sett for seg, sier økonomidirektør Per Arne Foshaug ved Universitetet i Bergen.

Og han legger til:

— Vi opplever at vi ennå ikke har fått det som er lovet på dette tidspunktet. Det er stadige forsinkelser og nå må vi rett og slett vurdere om vi skal bemanne opp i hvert fall på mellomlang sikt for å kompensere for feilene.

Han understreker at ansatte både ved BOTT-universitetene (de samarbeidende universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø, red.mrk) og hos direktoratet legger ned et betydelig og verdifullt arbeid med løsningene.

it-systemer

Felles it-portal får stryk på universell utforming

Misforstått digitalisering

Likevel er frustrasjonen blant de administrativt ansatte ved institusjonen stor, etter at økonomisystemet fra det statlige Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) ble innført ved årsskiftet.

Nå handler det i stor grad om bestilling av alle mulige varer og tjenester som ikke fungerer. I tillegg er det vansker med systemet som skal betale ut lønn til eksterne arbeidstakere. Det skal før sommerferien ha vært et møte med administrasjonssjefene ved UiB, med unison kritikk av DFØ-systemet med mangler og forsinkelser som hovedtema.

— Det oppleves som en misforstått form for digitalisering. Det er så mange ledd, excelark og kontrakter som må til. Samtidig som vi ikke kan se om en utbetaling er gjort eller hvor den er i systemet. Det ender med at folk ikke får pengene sine når de skal. Dette går ut over omdømmet vårt som organisasjon, sier en av de ansatte som jobber med DFØ-løsningene.

Gjentakende forsinket

Økonomidirektør Foshaug må langt på veg si seg enig.

Han har også vært nødt til å ha møter med hovedvernombudet om problemene. Samtidig vurderer UiB hvordan de best kan organisere arbeidet. Og nye løsninger innebærer også at de må se på hvordan det arbeides med de ulike oppgavene løsningene er laget for.

— Vi har lært opp personell og ressurser for å håndtere DFØ-løsningene. Når det parallelt gjøres endringer i løsningene som følge av forsinket utvikling, må ansatte tilpasse seg endringer underveis. Dette fører til et betydelig merarbeid. Samtidig opplever vi at DFØ på noen områder er gjentakende forsinket, sier Foshaug.

It-trøbbel

17 universitet og høgskoler setter statens IT-system på vent

Må øke bemanning

Han utelukker ikke at UiB blir nødt til å øke bemanningen som følge av feil og mangler i DFØ-systemet.

— Vi vurderer å måtte ansette flere folk i en kortere eller lengre periode som følge av manglende levering fra direktoratet. Noe av problemet er at vi ikke vet, og at planene fra DFØ endres underveis.

De administrativt ansatte er frustrerte over flere deler av IT-løsningen. Når det gjelder lønn til eksterne lønnsmottakere forklarer en av dem at systemet oppleves svært tungvint.

— Det må fylles ut en arbeidskontrakt for å kunne utbetale penger. Dersom det skulle være endringer kan vi ikke gjøre dette direkte i systemet. Da må det fylles ut en ny kontrakt. Alle forsinkelsene gjør også at kontrakter går ut på dato, og dermed kan ikke penger utbetales. I tillegg til at vi må drive et detektivarbeid for å finne hva som er galt, sier den UiB-ansatte.

Problemene handler også om en del av systemet som benevnes som «Fra behov til betaling», som skulle vært levert i vår.

Fortsatt vet ikke Foshaug når de får et system som fungerer.

Neste sommer

— Det er viktig med realistiske utviklingsplaner for å kunne styre brukernes forventninger, gi god opplæring og gjennomføre organisatoriske tiltak. Universitetet i Oslo opplever nå det samme som oss. Og vi føler her at DFØ heller ikke har hatt den kapasiteten og kompetansen som skal til for å kunne vurdere omfanget av hva utviklingen av systemet krever og hvilke løsninger som skal til, sier Per Arne Foshaug.

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring jobber tett sammen med BOTT for å styrke utviklingsarbeidet, og de eldste og samarbeidende unviersitetene ser også på hvordan de skal gjøre bedre prioriteringer og støtte opp om utviklingsarbeidet.

Leveransen er en del av det såkalte BOTT-samarbeidet der Universitetet i Bergen, Universitetet i Oslo, NTNU og UiT jobber sammen om innkjøp og administrative løsninger.

— På grunn av at det også er problemer ved UiO har vi etablert en tett dialog med dem og har kontinuerlig oppfølging i forhold til DFØ. Vi har en felles oppfatning av manglene, sier Per Arne Foshaug.

UiO oppbemannet støtte

Også ved Universitetet i Oslo er det problemer med løsningen fra det statlige direktoratet. De tok løsningen i bruk i mai i år.

Avdelingsdirektør Ellen Johanne Caesar ved avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring hos Universitetet i Oslo, skriver i en e-post til Khrono at overgangen har gått bra. Men at det også er problemer.

«Som alltid når en skifter en så stor bredde av løsninger samtidig vil en oppleve oppstartsutfordringer, og UiO har midlertidig oppbemannet brukerstøtten internt. For noen funksjoner erfarer vi at dette ikke har vært tilstrekkelig, og vi planlegger nå ytterligere målrettet opplæring», skriver Caesar i eposten.

Det er mangler på flere felt.

« På noen områder som er spesielle for vår sektor er ikke løsningen fullt tilfredsstillende, særlig gjelder dette systemstøtten for ansatte som jobber fra et annet land enn Norge på kortere eller lengre kontrakter. Også på løsningen for innkjøp og faktura gjenstår flere forbedringer av feil og mangler. Vi har en god dialog med DFØ og de andre BOTT-universitetene med mål om å forbedre løsningen på de områder som er kritiske for universitetene og stabilisere driften», skriver UiO-direktøren.

bott-samarbeidet

Nytt IT-system: — Langt mer krøll enn vi forutså

DFØ: — Krevende

— Vi jobber på spreng for å få tatt inn de tilpasningene som BOTT har behov for. Vi fikk systemet levert sent og med mangler. Så har BOTT sektorspesifikke behov som ikke dekkes av en standardleveranse. Dette er løsninger som DFØ må utvikle, og det har vært krevende. Mye er på plass, men det gjenstår fremdeles noe. Vi opplever at det samarbeides godt med BOTT for å få løsningene på plass , men vi har forståelse for at man blir frustrert over forsinkelser, sier divisjonsdirektør Gøril Aune i DFØ.