Debatt ● astrid waaler kaas
UiO, Å satse på DFØ som felles økonomisystem er som å tro på julenissen
Denne salige troen på at jo større jo bedre, eller mer effektivt, er etter min mening fullstendig feilslått. Vi blir ikke alltid bedre eller mer effektive av å slå oss sammen.
Publisert
Denne teksten er et debattinnlegg. Innholdet i teksten uttrykker forfatterens egen mening.
Universitetet i Oslo har valgt, sammen med 4 andre universitet (BOTT-samarbeidet) å innføre et nytt lønns-, og regnskapssystem. Kanskje nødvendig siden det systemet vi hadde ikke fungerte helt optimalt? Men å tro at et felles system med Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) som leverandør skal passe alle statlige bedrifter, og i dette tilfellet 4 nokså forskjellige universiteter, er som å tro på julenissen. Og det er jo for så vidt noe vi gjerne gjør på denne årstiden.
Hver dag åpner jeg PC-en med spenning. Hva skjuler seg i godkjenningskalenderen i dag mon tro? Hvor mange poster har jeg til godkjenning? I min lille undersøkelse, hvor jeg har registrert antall poster til godkjenning pr. dag, har jeg registrert et snitt på: 75. Enkelte dager er jeg oppe i over 350 godkjenninger.
Ut over at dette skaper mye merarbeid av et slag jeg gjerne kunne vært foruten, så er det mest bekymringsfulle at jeg ikke lenger opplever å ha kontroll.
Jeg er av UiO delegert Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). Det forventes at jeg, og andre ledere som får tildelt denne rollen, har kontroll. Og har ikke jeg kontroll har kanskje heller ikke de 150(?) andre på UiO med BDM kontroll? Det er i så fall skremmende. Vet vi ikke lenger hva vi bruker pengene til og om det er dekning i budsjettet?
Denne salige troen mange har på at jo større jo bedre, eller mer effektivt som det heter i byråkratiet, er etter min mening fullstendig feilslått. Vi blir ikke alltid bedre eller mer effektive av å slå oss sammen. Tvert imot opplever vi at vi leverer middelmådig og i noen tilfeller leverer vi ikke en gang det brukeren har behov for. Var det egentlig noen som spurte brukerne hva de ville ha før det nye systemet ble innført? Enn si lyttet til dem?
Etter ¾ år med nytt system har UiO oppsummert følgende basert på tilbakemelding fra brukerne:
- Systemet har ført til økt ressursbruk og økt bemanning (mer dobbeltarbeid og flere misforståelser)
- En rekke brukere opplever mangel på kontroll og har behov for utstrakt bruk av skyggesystemer
- Systemet passer ikke til vår måte å være organisert på
- Krevende å inngå kontrakter med utenlandske arbeidstakere
- Prosessene og rutinene er for omstendelige og er lite kjent/brukt
- Det er en rekke mangler og feil i etablert funksjonalitet i systemene i drift og mangler kritisk funksjonalitet
- Opplæring som ble utført av DFØ skapte forvirring
- Mange frustrerte brukere som bufrer for en dårlig løsning
Takk til UiO for en ærlig oppsummering. Ja, vi er mange frustrerte og slitne brukere nå.
Hva gjør UiO med et lite tilpasset system som har medført økt ressursbruk og økt bemanning?
I disse juletider må det være lov å komme med et ønske eller to:
Kjære Universitetsstyre, rektor og universitetsdirektør,
Jeg ønsker meg at UiO gjør en ny og reell vurdering av om overgangen til DFØ var et godt valg. Dersom svaret er nei; velg noe annet. Anbefal NTNU å ikke velge denne løsningen. Gå i samarbeid med de tre andre universitetene og finn en løsning som gir et minimum av skreddersøm. Eller velg å stå alene.
Dersom det ikke er mulig å velge noe annet – vi er kanskje pålagt å bruke DFØ, ikke vet jeg – så trengs det mye plaster og gasbind (= penger og tid) for å komme dit vi ønsker oss. Penger og tid vi kunne ha brukt på en helt annen og mer givende måte. For å kunne levere kvalitativt gode tjenester til brukerne, uten å slite oss helt ut. Vi er langt fra å være der i dag.
God jul!
PS. I løpet av den tiden det har tatt meg å skrive dette innlegget har dagens godkjenninger landet på 203.
Innlegget ble først publisert i Uniforum
Les også:
Følg flere debatter i akademia på Khronos meningsside
