NTNU «best i klassen» på kutt i administrative stillinger

Fem høyere utdanningsinstitusjoner har redusert tallet på administrativt ansatte sist år, viser tall fra Database for høgre utdanning (DBH).

Og landets største universitet, NTNU, er «best i klassen» i kutt. NTNU har hatt en reduksjon på vel 80 administrativt ansatte (5,3 prosent), samtidig som de har økt den faglige staben med 265 nye (en økning på 6,2 prosent).

Fire andre institusjoner har også klart å redusere antall administrativt ansatte: Nord universitet, Universitetet i Oslo. Høgskulen på Vestlandet og UiT, men tallene er betydelig lavere og ligger mellom 0,1 og 1,0 prosent nedgang.

Krav om effektiviseringskutt

Kunnskapsdepartementet krever effektiviseringskutt hvert år, de fleste høyere utdanningsinstitusjoner tar dette ved å forsøksvis kutte i administrative stillinger.

UiT Norges arktiske universitet hadde en reduksjon i administrasjonsstillinger på 1 prosent, Nord universitet 0,33 prosent, HVL 0,15 prosent og Universitetet i Oslo 0,48 prosent.

(*Stillingsgrupper definert av NSD/DBH).

Også lav andel

NTNU har også sammen med Høgskulen på Vestlandet lavest andel administrative per faglige ansatte. Høyest andel administrative har NHH, OsloMet og Samisk Høgskole.

OsloMet er, etter Samisk Høgskole, den offentlige høyere utdanningsinstitusjonen i Norge med høyest andel administrative ansatte per undervisnings-, forsknings- og formidlingsstilling (UFF-stilling*).

Mandag 28. mai var det allmøte ved OsloMet – styobyuniversitetet for å orientere om «Administrasjon for framtida», OsloMets prosjekt for blant annet å redusere andelen administrasjon per faglige ansatte.

— Det er ikke noe nytt at vi ligger dårlig an, og det synes vi heller ikke noe om. Det er en av årsakene til at vi har satt igang dette programmet, sier organisasjons- og virksomhetsdirektør ved OsloMet, Tore Hansen.

På allmøtet viste Hansen til at mens 2016 hadde gått med til Rambølls kartlegging av organisasjonen, og 2017 hadde gått til forankring, var det først i januar 2018 at selve startskuddet gikk for prosjektet.

— Men dette arbeidet er ikke noe særegent for OsloMet, sa Hansen, og viste til at man hadde mye å lære av eksempelvis NTNU og UiT Norges arktiske universitet.

Les også: Kan kutte 158 årsverk

Finnes ingen fasit

Organisasjonsdirektør Ida Munkeby ved NTNU, et universitet som i fjor siktet på en mulig reduksjon på 120 årsverk, forteller at administrasjonen der i perioden 2015-2017 er redusert med 7 prosent.

— Vi bestemte oss for å skjerme kjernevirksomheten og har håndtert avbyråkratiseringskravet fra regjeringen gjennom å kutte i administrasjonen, sier Munkeby.

— Dere har nå 3,3 UFF-ansatte per administrative, er det der dere ønsker å være?

— Det finnes ikke noe fasitsvar på det, mener jeg. Vi følger med på utviklingen og så er vi opptatt av å ha en god balanse. Samtidig må vi være obs på at vi ikke overfører illegitime arbeidsoppgaver til våre professorer, så det skal vi følge med på, svarer hun.

Munkeby sier at fusjonen, med sammenslåing av fire utdanningsinstitusjoner, ga anledning til å ta ned den administrative andelen på en del områder. Ett av tiltakene som ble benyttet for å klare kostnadskuttet var kunngjøringsstopp.

— Dere har ikke kuttet for hardt?

— Vi har kjørt et hardt regime på å kutte administrative kostnader, og klart det uten oppsigelser, men så ser vi samtidig at kutt gjort på noen kritiske områder har ført til litt lite ressurser. Dette blir ikke minst tydelig fordi vi er i vekst.

Britene har funnet en fasit

Britiske forskere rapporterte i fjor høst at byråkratisering er bra for kvaliteten på universiteter og høgskoler, opp til et visst punkt.

Forskerne fra Universitetene i Cardiff og Warwick undersøkte hvilken betydning størrelsen på administrasjonen ved 115 britiske universiteter hadde for kvaliteten de leverer på forskning og utdanning.

De fant at kvaliteten øker hvis man øker administrasjonen opp til et punkt der det er en halv administrativ stilling per akademisk ansatt.

Utdanningsinstitusjonene rapporterer nå til departementet basert på undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger. Der har snittet i sektoren ligget på mellom 2,5 og 2,7 per administrative. For mer strenge rent faglige tilsatte var tilsvarende snitt per juni 2017 på 2,4.

​Les også: Burde kutte mindre i administrasjon

— Skaper hull i arbeidsstokken

OsloMets administrasjonsprosjekt omfatter i hovedsak tre tiltak: Internrekruttering, kompetansetiltak og karriererådgivning.

Kontorsjef Hege Maria Bergersen i studieadministrasjonen på Fakultet for helsefag var en av dem som tok ordet på allmøtet ved Norges nest nyeste universitet. Hun etterlyste evaluering av internrekrutteringssystemet og er ikke fornøyd.

— Jeg er kritisk til at prosjektet forsinker ansettelser og skaper hull i arbeidsstokken. Jeg må omfordele arbeidsoppgaver og det sliter på dem, sier Bergersen.

Tanken bak internrekuttering er at det ligger et ubrukt potensiale i organisasjonen, men det stiller hun seg tvilende til, i hvert fall på det studieadministrative området:

— Dette lager fordeler for personer, men ikke nødvendigvis for organisasjonen som sådan.

— Men hvordan ser du at det fremtvinger å vurdere behovet for å lyse ut hver gang?

— Som leder vil jeg alltid vurdere behovet. Dette byråkratiserer bare det jeg ellers ville gjort, svarer Bergersen.

— Og når den eksterne utlysningen kommer søker vikarene som ikke hadde lov til å søke i den interne utlysningen.

Bra for både den enkelte og for OsloMet

Organisasjons- og virksomhetsdirektør Hansen er ikke enig i at internrekruttering tjener individ mer enn organisasjon.

— Ordningen har redusert antall eksterne utlysninger når folk slutter, sammenlignet med for et halvt år siden. Og det øker mobilitet internt. Når folk flytter på seg internt åpner det seg muligheter for flere ledere til å vurdere behovet for den stillingen som blir ledig. På den måten blir det også mulig å vurdere om oppgavene fortsatt skal utføres, eller om de skal endres. Jeg mener intern mobilitet er bra både for den enkelte og for OsloMet.

— Men vurderer ikke ledere uansett for å erstatte stillinger?

— Når folk flytter på seg får vi mulighet til å vurdere behovet der man flytter fra også, i tillegg til at det er lettere å få til endringer i arbeidsoppgaver når det er høyere mobilitet i organisasjonen.

— Vil man ikke spare tiden det koster å utlyse først internt, så eksternt, dersom man lar vikarer søke også første runde, men heller med en lavere rangering?

— Jeg skjønner resonnementet gitt at målet ikke skal være å redusere antallet administrativt ansatte. Hvis vi begynner med å ansette vikarer i faste stillinger løser vi ikke problemet med at andel administrativt ansatte er for høy. Derfor kan de ikke inngå i det vi kaller intern rekruttering og mobilitet. Hvis vi lyser ut eksternt er selvsagt også vikarer velkomne til å søke, svarer Hansen.

Ikke et statisk bilde

Universitetsdirektør Kjell Bernstrøm ved Universitetet i Bergen (UiB) forteller at UiB ved utgangen av 2017 var helt på skjerma og regner med å nå målet til 2020.

Han forklarer om en betydelig transformasjon i administrasjonen, der hele organisasjonen flyttes opp i verdikjeden.

— En del oppgaver faller vekk og nye kommer til. Dette er ikke et statisk bilde, og det gjelder generelt for administrasjonen, sier Bernstrøm.

Digitaliseringsarbeidet ved UiB begynner etter hvert å gi effekt. Universitetet er igang med de tre første «robotene», automatiserte systemer, som skal bidra til en digitaliseringsprosess med gradvis behov for annen kompetanse.

— Og dette gjelder på eiendom, drift, IT, HR og økonomi, sier direktøren.

Forskningsrådet i rute

Administrerende direktør John-Arne Røttingen forteller at Forskningsrådet er i rute med målet om å kutte 40 årsverk over en treårsperiode.

— Det er viktig for Forskningsrådet å effektivisere alle deler av driften. Målsetningen vår er at vi skal gjøre mer for mindre. Vi reduserte med 15 årsverk i 2017 og har mål om omtrent det samme i 2018, og så håper vi at vi kan få til den siste delen av nedtrappingen i 2019, sier han.

Røttingen forteller at Forskningsrådet samlet sett får et kutt på rundt 12 prosent i virksomhetsbudsjettet over denne treårsperioden, inkludert kutt som følge av avbyråkratiseringsreformen.

— Det er krevende, men vi arbeider med å endre våre arbeidsprosesser slik at vi kan greie dette uten bare å måtte løpe fortere, sier han.

Handler også om kvalitative mål

UiT Norges arktiske universitet hadde ikke tallfestet et kutt i fjor, men har nå gjort vedtak om en reduksjon i administrasjonen på 5 prosent fra inngangen av 2016, forteller universitetsdirektør Jørgen Fossland.

— Hvordan ligger dere an?

— Det har vært en viss reduksjon fra 2016, men ikke så mye som det vi hadde lagt til grunn og lagt opp til.

Fossland understreker at poenget ikke bare er å redusere kostnader, men at det er mer knyttet til hvordan man skal gi tjenester og samle administrative oppgaver.

— Vårt prosjekt, «Adm2020», handler ikke bare om å kutte, men om mer kvalitative mål på hvilke type tjenester vi skal ha.

Ingen enkel jobb

Nord universitet skal kutte 10 prosent administrativt innen 2020. Direktør for økonomi og HR, Anita Eriksen, kan vise til en beregnet besparelse ved utgangen av 2017 på 5 prosent.

— Og vi jobber videre med den ambisjonen. Vi har et prosjekt gående på dette og vil i løpet av året bli mer konkrete på hvilke tiltak vi skal iverksette.

— Mener dere å ligge godt an?

— Vi kjører stillingsstopp på administrative stillinger, og ved avgang gjør vi særskilte vurderinger på områder der det er allikevel er nødvendig å tilsette. I vårt administrative prosjekt jobber vi med langsiktige tiltak som skal bidra til effektivisering, og som samtidig balanserer omfang og kvalitet på administrative tjenester. Det er ingen enkel jobb.

Avgjørende for å lykkes

Organisasjonsdirektør Tage Båtsvik ved Høgskulen på Vestlandet (HVL), som sammen med NTNU har flest UFF-ansatte per administrative ansatt, på 3,3, forteller at de tre høgskolene som fusjonerte til HVL hadde alle en relativt lav andel administrative ansatte.

— Det er den enkle hovedforklaringen til at HVL ligger lavt, sier han.

HVL står nå midt i etableringen av ny administrativ organisasjon og har derfor ikke gjort annet enn å nesten ikke utlyse nye stillinger.

— Etter det jeg er kjent med var det ikke gjort større grep for å kutte i administrasjonen ved de tre tidligere høgskolene. Men slik jeg kjenner det har det vært kontinuerlig oppmerksomhet på å utnytte små administrative ressurser fleksibelt og effektivt.

— Hva tenker dere om å ha laveste andel administrative ansatte?

— Det er jo en indikasjon på hva lønnsressurser går til, og det er greit å vite at vi ligger bra an på denne indikatoren. At ressurser på en høgskole i hovedsak blir brukt til faglig virksomhet vil alltid være avgjørende for å lykkes, sier han, og legger til at de samtidig er mest opptatt av å utvikle den riktige administrative kompetansen ved etableringen av den nye administrative organisasjonen fra høsten av.

— For å nå være relativt ambisiøse mål om å for eksempel bli et universitet med tydelig tilknytning til profesjons- og arbeidslivet rundt oss, må vi videreutvikle sterke og solide administrative fagmiljøer som støtter opp under fagmiljøene og de faglige ambisjonene vi har satt oss. Og da gjenstår det egentlig å se hva som er den riktige andelen administrativtP ansatte.

​Sørøst har kuttet gjennom vekst

Stabssjef Per Eirik Lund ved Universitetet i Sørøst-Norge (USN) sier at de har skarpt fokus på utviklingen i administrative kostnader og årsverk.

— Prosessen ivaretas både i virksomhetsstyringen generelt, i prosjekt for administrativ effektivisering og indirekte gjennom ulike digitaliseringsprosjekt, sier han.

• Les også: Flere kutter i administrasjon

Per oktober 2017 hadde USNs forholdstall mellom faglige og administrative bedret seg med 34 årsverk for 2016-2017, noe som ifølge Lund i stor grad skyldes vekst i faglig virksomhet og antall årsverk.

— Tallene fra 2018 er ikke klare, men trenden ser ut til å være den samme. Ambisjonen om å kutte 30 årsverk var ikke en ambisjon om nettokutt, men at forholdstallet skulle innebære en slik dreining, avslutter han.​

• Les også: Universitet og høgskoler skal kutte en halv milliard