«HiOA kan kutte 158 årsverk»

Potensialet for effektivisering ved Høgskolen i Oslo og Akershus er stort, viser analysen som Rambøll har gjort av administrasjonen ved høgskolen. Det er gode nyheter for rektor Curt Rice, som trenger penger til å løfte kvaliteten på forskning og utdanning, nå som høgskolen skal bli universitet.

Frigjør 119 millioner

Ifølge Rambølls beregninger kan høgskolen spare 119 millioner kroner årlig ved å kutte i administrasjonen. Det tilsvarer 158 årsverk.

Dette kommer fram i den andre rapporten fra Rambøll. Konsulentselskapet har analysert administrasjonen ved HiOA i to rapporter. Den første tok for seg avdelingene økonomi, HR og kommunikasjon/samfunnskontakt og ble presentert ifjor sommer.

Les den første Rambøll-rapporten her. 

Les også:

• Fusjon uten synergieffekt kan gi stopp i ansettelser og prosjekter

Rapport nummer to analyserer resten av administrasjonen; blant annet studieadministrasjonen, forskningsadministrasjonen, eiendom og it. Og her er det studieadministrasjonen, både på fakulteter og sentralt, som er «verstingen», eller som har størst potensiale til effektivisering, ifølge rapporten.

Gir handlingsrom

Hovedfunnet er at Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) er overadministrert og har langt flere administrativt ansatte i forhold til faglige enn universiteter og høgskolene som HiOA sammenlignes med.

Konstituert direktør for organisasjon og virksomhetsstyring ved HiOA, Tore Hansen, mener at dette er en god nyhet.

— Rapporten viser at vi har et større handlingsrom enn mange andre og dermed mulighet for å hente ut større gevinster, sier han.

Penger til universitet

Hansen påpeker at de 119 millionene som kan spares årlig på administrasjon trengs blant annet til universitetssatsingen. Han ser for seg en horisont på to-tre år for å få gjennomført tiltak.

— Dette er penger som vi skal bruke på andre ting. Vi skal bruke midlene bedre -  vi har ambisjoner - vi skal bli universitet, og pengene til det må vi hente fra oss selv, sier han.

Rambøll illustrerer også hva en årlig innsparing på 119 millioner kroner kan brukes til. For eksempel kunne det gitt 131 nye, faglige stillinger, eller det tilsvarer dobbelt så mye som det HiOA får i forskningsmidler fra EU og Forskningsrådet.

En teoretisk beregning

Rambøll understreker at beregningen de har gjort er indikativ og teoretisk, og kun basert på forholdstallet mellom faglige og administrativt ansatte. Mens HiOA har 1,79 faglige årsverk per administrative, har for eksempel NTNU 2,79. Snittet for 7 universiteter og høgskoler, inkludert HiOA, er 2,31, det vil si at HiOA kan kutte 22 prosent i administrativt ansatte for å komme på snittet.

Foruten NTNU er Høgskolen i Sørøst-Norge, universitetene i Agder, Stavanger og Oslo, og Høgskolen i Bergen (fra 1. januar i år en del av Høgskulen på Vestlandet) med i sammenligningen.

170 flere på HiOA

Tall fra Database for statistikk om høgre utdanning (DBH) hos Norsk senter for forskningsdata (NSD) i januar 2016, har for eksempel Høgskolen i Sørøst-Norge 536 administrative og tekniske ansatte, mens HiOA har 767. De to høgskolene er nesten like store i antall studenter. 

Siden 2011, da Høgskolen i Oslo og Høgskolen i Akershus fusjonerte har tallet på tekniske og adminsitrativt ansatte økt med 170 årsverk, det tilsvarer omlag det antallet som Rambøll nå mener det bør være mulig å kutte for at administrasjonen ved høgskolen skal komme på snittet av de andre høyere utdanningsinstitusjonene i landet. 

Døving er skeptisk

Førsteamanuensis Erik Døving (bildet under) ved Handelshøyskolen ved HiOA har deltatt i en prosjektgruppe i administrasjonen, som representant for fagforeningene.

Han er skeptisk til beregningen som Rambøll har gjort.

— En sånn beregning blir aldri bedre enn utgangspunktet for den. Det er avhengig av hvor god og relevant denne sammenligningen er, sier han.

Han har liten tro på at det er mulig å gjennomføre en innsparing av denne størrelsen på to-tre år.

— Lønnskostnader er stort sett det eneste det kan kuttes i, og siden oppsigelser er urealistisk, vil dette måtte skje i form av naturlig avgang. Det vil nok ta betydelig lenger tid enn to-tre år, sier han.

Feil utgangspunkt

Døving mener også at å komme opp med et slik tall - 119 millioner eller 158 årsverk, er feil ende å begynne i.

— Man burde heller ta utgangspunkt i de stedene der det er et potensiale for effektivisering, sier han.

Døving sier også at hans personlige oppfatning er at det er noen flaskehalser i administrasjonen, for eksempel på it-tjenester.

— Kanskje er noen tjenester underdimensjonert, og det kan i så fall bety at administrative ressurser er feilplassert, sier han.

Studieadministrasjon «versting»

Ifølge Rambølls andre rapport finnes det største potensialet for forbedring i studieadministrasjonen, som også er det største av de administrative områdene. I alt er det 242 årsverk i studieadministrasjonen og av disse er 70 prosent på fakultetene og resten i den sentrale fellesadministrasjonen.

Rambøll påpeker at det er et betydelig potensiale å hente både på kvalitet og effektivitet i studieadministrasjonen, noe som blant annet kan skje ved å standardisere og harmonisere tjenestene.

«Som for resten av HiOA er uklar styringsmodell og beslutningsstruktur en stor utfordring. Dette, sammen med knapphet på ressurser med kompetanse på prosjektledelse og prosessledelse, og manglende fokus på prosjekt som arbeidsform og implementering bidrar til liten etterlevelse av utarbeidede prosesser og tiltak», lyder diagnosen fra Rambøll.

Et annet område som trekkes fram er førstelinjetjenestene, det vil si de tjenestene der man er i direkte kontakt med brukere, for eksempel studenter. Her anbefaler konsulentselskapet å se på organiseringen og få på plass flere og bedre løsninger for selvbetjening og kommunikasjon via digitale flater.

Enig i diagnosen

Tore Hansen understreker at det er Rambølls egne analyser og beregninger som presenteres i rapportene. Da forrige Rambøll-rapport ble lagt fram var HiOA-ledelsens respons at de i hovedsak var enig i Rambølls diagnose.

— Er dere enige i diagnosen denne gangen også?

— Jeg kommer ikke til å lage noen motrapport, svarer Hansen.

— Dette er Rambølls rapport og deres vurderinger. De har gjort en grundig jobb og nå skal vi ta stilling til de utfordringene de ser, sier han.

Lager tiltaksplan

Nå har Hansen fått i oppdrag å lage en plan for hvordan rapportene skal følges opp med tiltak, og styret skal orienteres om arbeidet med planen på styremøtet i mars.

— Jeg ser for meg en to-tre års horisont for å hente ut gevinstene, sier Hansen.

Nå er han opptatt av å få til en god prosess, der tjenestemannsorganisasjonene skal involveres.

— Min følelse er at det er ganske stor enighet om at det er behov for å gripe fatt i dette, sier han.

Les Rambøllrapport 2 her.

Rambøll foreslo stillingsstopp

I sin første rapport kom ikke Rambøll bare med en diagnose, men også med forslag til tiltak for HiOA. Blant tiltakene som ble foreslått var ansettelsesstopp, det vil si at HiOA skal ta en «time out» og ikke ansette noen utover det budsjettet man har i dag. De foreslo også prosjektstopp, det vil si å ikke sette i gang nye prosjekter uten en klar prioritering, og dessuten se om det er noen av eksisterende prosjekter som kan skrotes.

Andre foreslåtte tiltak var å gi direktøren for organisasjon og virkomhetsstyring mer myndighet overfor administrasjonen ved fakultetene.

Kjente tall

Anslagene, om et potensielt kutt av 158 administrative årsverk, som nå kommer i Rambøll 2-rapporten er ikke av ny dato. Høsten 2014 skrev daværende assisterende direktør ved HiOA, Torbjørn Eeg Larsen, at tall fra Tilstandsrapport for høyere utdanning viste at HiOA har ligget 20-40 prosent over snittet for andre universiteter og høgskoler i sektoren når det gjelder administrasjon de siste årene. 

Les også: Om å utgjøre en forskjell

I et intervju samme høst utdypet han tallene som viste at HiOA den gang potensielt burde kutte mellom 120-200 årsverk i administrasjonen for å komme ned på snittet i sektoren. 

Les også: Synes det er på høy tid å knuse noen myter

— Det er og blir et lederansvar å følge opp at vi har en læringsagenda, at vi utvikler prosessene og folka våre, og at knappe ressurser benyttes smart og effektivt. Steinalderen tok tross alt ikke slutt fordi man gikk tom for stein, sa Eeg Larsen den gangen.

(Foto: Lene Sørøy Neverdal)

Osland vil også slanke administrasjonen

Også leder ved høgskolens Senter for profesjonsstudier (SPS), Oddgeir Osland, har tatt sterkt til orde for en slanking av høgskolens administrasjon. 

Allerede i 2014 påpekte også han at i 10 år før fusjonen var Høgskolen i Oslo og Høgskolen i Akershus samlet versting i sektoren på andel administrativt ansatte, og at det etter  HiOA-fusjonen 2011 er blitt enda verre.

Les også: Senterleder vil slanke administrasjonen

I et innlegg i Khrono høsten 2016 gjentok han budskapet. 

Les også: Hvorfor administrasjonen bør reduseres