Burde kutte mindre i administrasjon

(Oppdatert 22. november 2017 med en faktaopplysning.)

Britiske forskere har funnet ut at byråkratisering er bra for kvaliteten på universiteter og høgskoler, opp til et visst punkt.

Forskerne fra Universitetene i Cardiff og Warwick har undersøkt hvilken betydning størrelsen på administrasjonen ved 115 britiske universiteter har for kvaliteten de leverer på forskning og utdanning.

En halv byråkrat per forsker

De har funnet ut at kvaliteten øker hvis man øker administrasjonen opp til et punkt der det er en halv administrativ stilling per akademisk ansatt. De mener at man kan gå ut fra at det administrative personalet i en organisasjon bidrar sterkt til de faktiske tjenestene som blir produsert i førstelinjen og kan være avgjørende for gode prestasjoner.

Sagt på en annen måte øker kvaliteten på forskning og utdanning når man øker administrasjonen til et punkt der det er 2 faglig ansatte per administrative.

Blir administrasjonen større enn dette, går det nedover med resultatene, går det fram av en artikkel i tidsskriftet Stat og Styring.

Artikkelen referer til den vitenskapelige artikkelen:

• Rhys Andrews et al: When Bureaucracy Matters For Organizational Performance: Exploring The Benefits Of Administrative Intensity In Big And Complex Organizations i tidsskriftet Public Administration, 2017.

Forskerne har funnet ut at store og komplekse organisasjoner kan ha fordeler av å bruke større ressurser på administrasjon, opp til et visst punkt.

Unødvendig kutt?

NTNU har 0,34 administrativt årsverk per faglige per juni 2017, går det fram av notatet Planleggingsrammer og budsjettfordeling for 2018, som ble ble lagt fram på styremøtet 23. august.

De sier det riktignok omvendt; at det er 2,98 faglige per administrative årsverk, noe som tilsvarer 0,34 administrative per faglige.

Ifølge de britiske forskerne burde dermed NTNU kunne øke administrasjonen sin betydelig, i stedet for å kutte. Hittil i år har NTNU kuttet for 80 millioner kroner i administrasjonen, og planen er å fortsette å kutte 30 millioner til i 2018.

Har en del å gå på

NTNU har laget sine egne prognoser som viser situasjonen i hele universitets- og høgskolesektoren per juni 2017.

De har basert seg på tall fra Database for høgre utdanning (DBH) for 2016, oppdatert med prognoser pr. juni 2017 basert på tildelingsbrev, tertialrapportering og annen styringsinformasjon fra andre universiteter og utvalgte høgskoler, ifølge styrepapirene.

Dermed kommer NTNU fram til at snittet for sektoren er på 2,4 faglige årsverk per administrative, eller omvendt at det er 0,42 administrative per faglige årsverk.

Hvis man bruker de britiske forskningsresultatene på den norske virkeligheten, så har universitets- og høgskolesektoren i Norge egentlig for små administrasjoner.

— Ikke svar med to streker under

Organisasjonsdirektør på NTNU, Ida Munkeby, understreker at arbeidet rundt bemanning og fordeling mellom administrasjon og faglig, avbyråkratisering og effektivisering, ikke er saker der man har en fasit med to streker under svaret.

— Vi har i vårt arbeid med effektivisering og avbyråkratisering så langt forsøkt å skjerme kjernevirksomheten. Fusjonene har bidratt til å forsterke arbeidet vårt på dette området. Ikke minst fordi det var en del stillinger som naturlig falt bort når vi slo sammen fire institusjoner til en. Styret vårt gjorde et vedtak på 10 prosent kutt i administrasjon. Minimum fem prosent i 2017, de neste fem i løpet av 2018 og 2019, sier Munkeby og legger til:

— I denne prosessen har vi holdt et hardt regime. Vi har gjennomført kunngjøringsstopp der en har måttet få spesiell godkjenning dersom en skulle få lyse ut ledige stillinger, og vi har hatt tydelige bemanningsplaner.

Munkeby legger til at NTNU nå er inne i en litt annen fase, selv om kravene knyttet til byråkratisering og effektivisering forsetter.

— Samtidig ser vi at vi noen steder og på noen områder har nådd en smertegrense, mens andre steder er det potensiale for mer effektivisering. Ikke nødvendigvis som kutt i stillinger, men automatisering av prosesser blant annet.

Kjenner ikke britisk rapport

Munkeby legger til at de også ser at andre steder trenger de vekst i administrasjonen.

— Det er en grense for hvor mye undervisere og forskere skal administrere av egen aktivitet. Så må man finne en god balansegang, og jeg tror som sagt ikke at det er en fasit som kan brukes på alle her, sier Munkeby.

Munkeby sier at hun ikke kjenner den britiske rapporten Stat og styring har lest og referer til, men at innspillene er spennende.

— Sånn helt umiddelbart og bare som en rask tanke, kan det være at forskjellene man ser mellom England og Norge kan skyldes at vi i Norge er svært raske til å ta i bruk ny teknologi, og sånn sett er et hestehode eller to foran våre britiske kolleger når det gjelder å ta i bruk nye systemer som kan effektivisere administrasjonen. Men dette er kun en antakelse fra min side, sier hun.

Munkeby mener at funnene er interessante, og vel verdt å sette seg mer inn i.

Feil å starte med måltall

Professor Jon Iden (bildet under) ved Norges Handelshøyskole (NHH) har heller ikke lest den britiske rapporten, men han mener det er å begynne i feil ende å sette et måltall for hvor mange administrativt ansatte det skal være i forhold til faglige, slik for eksempel styret ved Høgskolen i Oslo og Akershus har gjort. Der er det styrevedtak på at høgskolen skal nå et måltall på 2,3 faglig ansatte per administrative innen 2019, eller omvendt 0,43 administrative per faglige årsverk.

— Jeg synes det er viktigere å se på kvaliteten i de administrative oppgavene og i hvilken grad administrasjonen gir verdi til forskning og utdanning. Her er det mye å gå på ved universitetene og høgskolene; det er for mye papirflytting og for lite verdiskapning, sier han.

— Mange blir opphengt i koordinering og informasjonsutveksling og arbeidsprosessene fungerer ikke optimalt, legger han til.

(Foto: NHH)

— Jeg ville heller tenkt på å utvikle administrasjonen slik at den kan støtte utdanning og forskning enda mer, heller enn å kutte i bemanning, sier Iden.

Han påpeker at de administrative oppgavene er blitt mer komplekse, nye oppgaver er kommet til og studentene forlanger mer.

— Det blir helt feil å ta utgangspunkt i et tall, i stedet for å jobbe med å utnytte de ressursene man har best mulig for å løse mer komplekse oppgaver, sier han.

Kutt i stedet for vekst

Mens den britiske forskningen skulle tilsi at administrasjonene ved norske universiteter og høgskoler slett ikke er for store, er mange i sektoren i gang med å kutte i administrasjonen. I tillegg til NTNU som skal kutte for 110 millioner i administrasjonen, skal for eksempel Høgskolen i Sørøst-Norge kutte 30 årsverk, og Universitetet i Bergen 60 årsverk. UiT Norges arktiske universitet har vedtatt at andelen av administrativt ansatte av totalen av faglige og administrative ikke skal overstige 30 prosent.

Det innebærer at de har som mål at det maksimum skal være 0,33 administrative årsverk per faglige.

Det er det samme måltallet som Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) satt seg. Der er det styrevedtak på at forholdet mellom faglige og administrative skal være på 2,3 innen 2019.

I 2016 hadde HiOA 1,79 faglige per administrative, eller omvendt 0,55 administrative per faglige, men gjennom programmet «Administrasjon for framtiden» skal administrasjonen slankes.

Hvis man skulle tatt de britiske forskernes funn til følge, hadde HiOA knapt trengt å kutte i administrasjonen.

Les også: Flere kutter i administrasjon

— Stadig mer administrasjon som forsker

Helge Svare er forsker I og forskningsleder på Senter for velferds- og arbeidslivsforskning (SVA) på Arbeidsforskningsinstituttet.

Han har ikke forsket på forholdet mellom administrasjon og faglige ansatte på universiteter og høgskoler, men har følt avbyråkratisering på kroppen som forsker.

— Eksempelvis hadde vi inntil for få år siden en sekretær i alle forskergruppene våre. I forbindelse med en nedbemanning i AFI forsvant disse funksjonene ut, forteller Svare og fortsetter:

— Mer og mer av tiden vår som forskere går med til å håndtere administrative oppgaver. Da får vi mindre tid til å forske, og eventuelt undervise, for de det er aktuelt for.

Administrativ intensitet

De britiske forskerne regner administrative funksjoner som stillinger som ikke har noen direkte rolle i produksjonen av tjenester, slik som ledelse og støtteavdelinger som økonomi, personal, IT.

De bruker begrepet «administrativ intensitet», som de definerer som forholdet mellom den administrative kapasiteten på «bakrommet» og de resultatene og tjenestene som leveres i førstelinjen, skriver Stat og styring.

Forskerne viser til at administrativ intensitet kan føre til positive resultater, det vil si at godt bemannede administrasjoner kan bidra til god kvalitet på tjenestene som blir produsert og være avgjørende for gode prestasjoner.

(*I britisk statistikk for høyere utdanning og i denne britiske rapporten er ikke doktorgradsstudenter medregnet. Ph.d.-studenter ved britiske universiteter er ikke ansatt som stipendiater som er hovedregelen i Norge. Noen av de britiske Ph.d.-studentene har betalt undervisningsoppdrag og da er de medregnet i ansatte-statistikken.)