DFØ-problemene

Taper 27 millioner på at NTNU utsetter nytt datasystem

På grunn av massive problemer valgte NTNU å utsette nytt lønns- og økonomisystem med ett år. Det skaper pengetrøbbel for et allerede presset Direktoratet for forvaltning og økonomistyring.

Oslo 20211221 – Hilde Singaas direktør for Direktoratet for forvaltning og økonomistyring fotografer rundt der hun bor på Kampen. Foto: Siri Øverland Eriksen
Oslo 20211221 – Hilde Singaas direktør for Direktoratet for forvaltning og økonomistyring fotografer rundt der hun bor på Kampen. Foto: Siri Øverland Eriksen
Publisert Oppdatert

Datatrøbbelet med nytt lønns- og økonomisystem til Universitetet i Bergen (UiB), Universitetet i Oslo (UiO), NTNU og UiT Norges arktiske universitet fører til pengeproblemer for Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ).

Etter varsler om systemer som ikke fungerer, folk som ikke får pengene sine og fortvilte ansatte etter at UiB og UiO har tatt systemet i bruk, valgte NTNU å utsette innføringen hos seg til 1.januar 2023. Det fører til et inntektstap på 27 millioner kroner for DFØ, ifølge møtereferater som Khrono har fått innsyn i.

Tar ikke regningen

I referatet fra et møte mellom BOTT-universitetene (Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø) går det frem at DFØ hadde gjort forberedelser til innføringen ved NTNU som deretter ble utsatt.

«Beslutningen kom på et tidspunkt der DFØ både hadde bygget opp organisasjonen for å møte NTNU som kunde og inngått avtaler om lisenskjøp», heter det i møtereferatet.

Det går også frem av referatet at UiO og UiB mener direktoratet her må ta ansvar for tapet selv.

«For UiB og UiO vil det ikke være aktuelt å betale for at NTNU ikke går opp som følge av en tjeneste som heller ikke fungerer tilfredsstillende for UIB og UiO. BOTT er likevel positive til å sammen med DFØ se på alternative måter å komme rundt problemstillingen, men DFØ må ta et selvstendig ansvar for å gjennomføre tiltak som reduserer kostnadsnivå og dermed de økonomiske konsekvensene av endringen», er teksten i referatet.

NTNU ikke klar

Fakta

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ)

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) er statens fagorgan for økonomistyring, gode beslutningsgrunnlag for statlige tiltak, organisering og ledelse i staten, samt for anskaffelser i offentlig sektor. DFØ er også leverandør av fellestjenester til forvaltningen innenfor lønn og regnskap.

Oppgaver

  • levere fellestjenester til statsforvaltningen innen lønn og regnskap
  • gi råd og veiledning om styring, samfunnsøkonomiske analyser, organisering og ledelse, arbeidsgiverrollen og offentlige anskaffelser
  • forvalte felles innkjøpsavtaler for statlige virksomheter
  • undersøke og analysere tilstand, utvikling og endringsbehov i offentlig forvaltning
  • gi ledere og ansatte i offentlige virksomheter tilbud om kompetanseutvikling
  • forvalte systemene for statsregnskapet og konsernkontoordningen
  • 752 ansatte (2021)
  • Rundt 90 prosent av alle statlige virksomheter bruker DFØs lønns- og regnskapstjenester
    Kilde: DFØ

Direktoratet skal ha argumentert med at utsettelsen ikke bare skyldes problemer med de nye systemene, men også at NTNU ikke var godt nok forberedt. På møtet skal det ha blitt skissert flere former for løsning på økonomifloken.

Fakta

Dette er BOTT-samarbeidet

Samarbeid mellom de fire eldste universitetene i landet, Universitetet i Oslo, Universitetet i Bergen, Universitetet i Tromsø og NTNU blir kalt for BOTT (Bergen, Oslo, Trondheim, Tromsø)-prosjektet.

De fire institusjonene har samarbeidet om anskaffelsesprosessen for felles administrative systemer innen lønn, personal og økonomi med tilhørende moduler.

Disse systemene skal rulles ut på alle offentlige universiteter og høgskoler.

Tidslinje lønn og økonomi

  • Januar 2021: Produksjonsetting versjon 1.0 ved UiB.
  • Mai 2021: Produksjonsetting versjon 1.0 ved UiO.
  • Våren 2021: Feilretting og stabilisering
  • Våren 2021: Utvikling og testing versjon 1.1
  • Høsten 2021. Opplæring UiT og NTNU
  • Januar 2022. Oppstart UiT
  • Januar 2023. Oppstart NTNU

Kilde: Unit

Et alternativ handler om å gå til Finansdepartementet og Kunnskapsdepartementet for å dekke inn tapet. Det andre alternativet er at DFØ må ta inntektstapet innenfor eget budsjett. Et tredje alternativ er at BOTT skulle ta opp inntektsproblemet med UDIR. Det fjerde alternativet skal være at NTNU selv må dekke tapet på 27 millioner som følge av at de valgte å utsette. Dette er ifølge referatet avhengig av at DFØ greier å presentere et opplegg som skulle ha redusert risikoen for NTNU ved innføringen av lønns- og økonomisystemene.

Etter det Khrono kjenner til er det ennå ikke kommet til noen løsning med tanke på hvordan DFØ skal dekke inn de tapte inntektene.

Forsøker alternative inntekter

— Vi ser på ulike løsninger for å dekke inn de tapte inntektene. Delvis ved egne kutt hos oss, samtidig som vi har en dialog med universitetene om oppgaver vi kan ta for dem hvor vi kan benytte oss av den kapasiteten vi hadde bygget opp for å drifte lønns- og regnskapstjenester for NTNU, sier direktør Hilde Singsaas i Direktoratet for forvaltning og økonomistyring.

— Det fremgår av møtereferatene at DFØ mener utsettelsen ved NTNU også skyldtes at de ikke var klare på sin side. Hvor mye av de 27 millionene skyldees NTNU?

— NTNU tok sin beslutning om utsettelse basert på en helhetsvurdering. Det er naturlig at det er de som kommenterer disse vurderingene, sier Singsaas.

Presset økonomi

I en intern rapport ved Universitetet i Oslo går det frem at sentrale ansatte har vært rystet over at lønns- og økonomisystemene trass i problemene skal innføres ved UiT Norges arktiske universitet fra starten av 2022.

— Når det er såpass store tap som konsekvens av utsettelser. Betyr det at Universitetet i Tromsø har vært presset til å holde tidsplanen for oppstart?

— UiT besluttet å bli kunde fra 1. januar i år på selvstendig grunnlag og helt uavhengig av DFØs økonomi. Forøvrig har vi et godt samarbeid og oppstarten ved UiT har så langt gått veldig bra, sier Hilde Singsaas.

10 millioner i NTNU-regning

I en epostveksling med NTNU skriver DFØ-direktøren at hun forventer at deler av ekstrakostnadene dekkes av NTNU.

«.. i tillegg må mange av innføringsaktivitetene som ble gjennomført i 2021 gjøres på nytt i 2022. Dette medfører at DFØ får prosjekt- og innføringskostnader i 2022 som det ikke var budsjettert med, og vi forventer at disse kostnadene dekkes av NTNU», skriver DFØ-direktøren i en epost datert 10.desember i fjor.

I denne skisseres det ekstrakostnader på 7 millioner som DFØ mener skal dekkes av NTNU. I tillegg kommer forlengelser av driftsavtaler for eksisterende systemer som var driftet av DFØ på vegne av NTNU. Dette beløper seg til 3,4 millioner kroner.

Låner ut ledige ansatte

I tillegg fremgår det av eposten at DFØ allerede hadde rekruttert medarbeidere som skulle drifte den nye løsningen som NTNU etter opprinnelig plan skulle ta i bruk fra 1.januar 2022. For å spare penger foreslår DFØ å låne to medarbeidere til NTNU, selv om det nye systemet ikke skal tas i bruk før i 2023.

«En mulig løsning for å utnytte disse ressursene på best mulig måte, kan være at noen lånes ut til NTNU i 2022. Da NTNU i dag benytter andre systemer på de fleste områder enn det DFØ gjør, tror vi det kan være nyttig for NTNU å låne ressurser/bistand», skriver Singsaas i eposten som er stilet til konstituert organisasjonsdirektør Roar Tobro ved NTNU. Singsaas foreslår at NTNU låner inn to årsverk av de som DFØ har for mange fordi NTNU-prosjektet ble utsatt.

—Fikk arbeidsro

Roar Tobro, konstituert organisasjonsdirektør ved NTNU.
Roar Tobro, konstituert organisasjonsdirektør ved NTNU.

Det er Tobro som også svarer for NTNU i denne saken.

— Diskusjonen om eventuelle inntektstap som følge av at NTNU utsatte innføringen vil jeg ikke gå inn i. Det hører BOTT-fellesskapet til. Samtidig er det slik at når NTNU valgte å utsette fikk også de andre mer arbeidsro. Vi mener ikke det er en NTNU-sak isolert, sier Roar Tobro.

— Men DFØ mener også dere skal betale rundt 10 millioner delvis som følge av utsettelsen?

— Vi er i god dialog med DFØ om å få på plass en innføringsavtale med tilhørende aktiviteter og milepæler knyttet til innføring av økonomi- og lønnsløsningen på NTNU. NTNU starter ikke innføringsarbeidet på null igjen, men det er noen forberedende aktiviteter som må oppdateres som følge av utsettelsen. Vi har hatt to møter med DFØ om dette, det siste senest denne uken. Denne prosessen vil også avklare det økonomiske mellomværendet, sier Roar Tobro.

Powered by Labrador CMS