Flere hundre rammes av problemer med lønns- og IT-system. Nå blir det pause for å fikse feil

Personer på kontrakt eller engasjement har ikke fått lønn. Et system for bestilling og betaling av varer og tjenester har så store mangler at noen ansatte skal ha blitt sykemeldte som følge håndtering eller krevende håndtering av systemet.

Ved Universitetet i Bergen er det anslått at flere hundre ansatte i en eller annen form er rammet av feil og mangler ved det nye lønns- og økonomisystemet.

les også

Gunnar har ikke fått lønn fra UiO på flere måneder

Det er ikke bare systemet som feiler. Noen av problemene kommer også av at det ikke er gitt nok og riktig opplæring til dem som skal bruke det, bekrefter direktørene ved Universitetet i Oslo og Universitetet i Bergen.

Må bruke mer ressurser

Og om knappe to måneder skal UiT Norges arktiske universitet ta i bruk det nye statlige økonomisystemet fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ).

— Vi har lagt til grunn at vi på kort sikt må bruke mer ressurser enn i dag for å ta i bruk det nye systemet, sier direktør ved UiT, Jørgen Fossland, til Khrono.

— Vi er spent på hva slags leveranser vi kommer til å få, sier Fossland.

UiT har hatt en rekke møter med DFØ, og denne uka vil også en delegasjon fra universitetene i BOTT-samarbeidet (Bergen, Oslo, Trondheim, Tromsø), møte leverandøren for å få klarhet i situasjonen.

UiT-styret ble orientert i oktober at UiT går i gang med det trøblete systemet fra årsskiftet til tross for store problemer med leveransene ved UiO og UiB.

NTNU har imidlertid utsatt sin oppstart med ett år.

Den opprinnelige planen var at UiB og UiO skulle starte samtidig 1.janaur i år, mens UiT og NTNU skulle komme etter fra 1.1.22.

Pause for å fikse feil

Direktoratet for økonomistyring (DFØ) leverer de trøblete datasystemene som følge av en beslutning i Finansdepartementet.

I første omgang er det det universitetene i det såkalte BOTT-samarbeidet (UiB, UiO, NTNU og UiT) som har bestilt nye systemer. Etter planen skal ytterligere 17 høyere utdanningsinstitusjoner i gang med det samme.

Nå foreslår direktør Hilde Singsaas i DFØ å ta pause i arbeidet med å utvikle systemene videre og bruke ressursene utelukkende på å fikse feil og mangler.

«Det blir gjennomført flere forbedringer i løsningene til BOTT i løpet av denne måneden. Når disse forbedringene er på plass, har DFØ foreslått å ta en pause på fire måneder i videre utvikling for å fokusere på stabilitet i løsningen. Vi vil ha dialog om dette de nærmeste ukene, og i fellesskap komme fram til hva som er den beste strategien framover», skriver DFØ-direktør Hilde Singsaas i en epost til Khrono.

les også

Nytt IT-system: — Langt mer krøll enn vi forutså

Tungt å stå i

Helt fra starten har det vært meldt om problemer med det nye lønns- og økonomisystemet ved de gamle universitetet. Noe er løst, men frustrasjon og problemer har etter hvert blitt et stort tema ved Universitetet i Bergen som var først ut.

På et seminar for arbeidsmiljøutvalget ved Universitetet i Bergen sist uke var problemene ved økonomisystemet tema. Det er ikke oppgitt noe konkret tall, men kilder sier til Khrono at systemproblemene påvirker flere hundre UiB-ansatte negativt i deres arbeidshverdag.

Så store er problemene og belastningene at mange skal ha blitt sykemeldt.

Hvor mange midlertidige og timeansatte som er rammet av manglende honorar- og lønnsutbetalinger er ikke kjent.

Jørgen Melve er hovedtillitsvalgt i NTL ved UiB. Han forteller at DFØ-problemene er blitt en betydelig sak for mange av hans medlemmer.

— Det er klart det blir vanskelig å være den som skal løse noe for kolleger, men så forårsaker systemfeil og mangler at det ikke skjer. Det er den enkelte som må svare når tjenester ikke blir utført eller penger ikke er blitt utbetalt, sier Jørgen Melve.

Påvirker ikke UiT

Finansdepartementet besluttet at DFØ skal være statens leverandør av lønns- og regnskapstjenester. Det var ikke mulig for BOTT-universitetene å velge en annen leverandør.

Direktør Hilde Singsaas i DFØ fastholder at en pause på fire måneder ikke vil påvirke oppstarten for Universitetet i Tromsø.

«Det vil ikke påvirke opptak av UIT som kunde av DFØ», skriver Singsaas.

Khrono har stilt Singsaas følgende spørsmål i forbindelse med at DFØ vil foreslå å sette videre utvikling av systemene på pause i fire måneder for å fokusere på «stabilitet i løsningen» og «komme fram til hva som er den beste strategien framover »:

—Hva innebærer det å fokusere på stabilitet i løsningen?

— Hva er alternative strategier fremover?

— Hvilke hensyn må vurderes om videre utvikling settes på pause i fire måneder?

«Nå skal vi ha dialog med universitetene om den videre strategien for drift og utvikling. Disse spørsmålene vil vi derfor komme tilbake til på et senere tidspunkt», skriver Singsaas i en epost til Khrono.

les også

«Hadde vi levert så dårlig, hadde vi blitt kasta som leverandør»

Ikke godt nok utviklet

Direktør Robert Rastad ved Universitetet i Bergen vil vite hva en slik pause innebærer.

«Gitt situasjonen er jeg i utgangspunktet positiv til et slikt initiativ, men vil gå i dialog med DFØ for en konkret avklaring om hva det innebærer - og hvilke aktiviteter vi skal gjennomføre i en frys-periode. Vi planlegger et møte neste uke for å diskutere dette nærmere», skriver Rastad i en e-post.

Han beskriver en vanskelig situasjon ved UiB.

— Det har vært en svært krevende innføring, og det er mange læringspunkter her både for DFØ og UiB. Det mest krevende er situasjonen mange ansatte har kommet i, hvor feil har gjort at de ikke har kunnet gjøre jobben sin. Det er mange som har hatt en ekstra byrde her, midt i en krevende pandemisituasjon, skriver Rastad.

— I hvilken grad tenker dere at noen av modulene/løsningene burde vært tilpasset/utviklet mer før de ble tatt i bruk?

— Det er løsninger som ikke var godt nok utviklet og testet. Spesielt gjelder dette den såkalte BtB-løsningen (bestilling til betaling red . anm.), som fortsatt ikke fungerer tilfredsstillende.

— Hvor store kostnader har disse problemene medført?

— Jeg har ikke noen oversikt over det nå.

— Har UiB mulighet til å få kompensert eventuelle merkostnader som skyldes mangler ved systemleveransen?

— Jeg har fokusert på å finne løsninger på hverdagen – ikke på kostnadssiden. Det har også vært merkostnader for DFØ, og som to statlige enheter, får vi samarbeide om å løse situasjonen til felles beste.

les også

Varsellampene blinker rødt for arbeidsmiljøet: — Uholdbart

Mange slitne ansatte

Rastad forteller om at ansatte har fått belastninger, samtidig som at det også har vært feil hos UiB som har ført til dette.

— Jeg har fått mange tilbakemeldinger om at denne situasjonen har vært en belastning for arbeidsmiljøet. Det er imidlertid ikke bare systemfeil som har vært frustrerende, det er også klare forbedringspunkter på områder som vi ved UiB må ta ansvaret for, knyttet til rutiner, informasjon og opplæring.

— Hvordan påvirker manglene og ulempene forholdet til Direktoratet for forvaltning og økonomistyring som leverandør?

— Det er mange slitne ansatte, både hos oss og i DFØ. For min del opplever jeg en god og konstruktiv dialog med ledelsen i direktoratet.

— Det er slik vi forstår det ansatte på kontrakter eller i engasjement som har ventet på lønn/honorar i lang tid. Hva er situasjonen her?

— Dette er en sammensatt problemstilling, hvor det tidligere har vært en blanding av systemfeil og brukerfeil. Slik jeg oppfatter det er det ikke spesielle systemfeil her nå, men det kan fortsatt være feil i bruken. Vi ser for eksempel at det virker som om det varierer mellom fakultetene hvordan dette oppleves.

— Sett fra ditt ståsted, hvordan opplever dere innføringen av DFØ-systemene i forhold til hva som var forventet?

— Jeg tiltrådte etter at systemet var innført, og har således ikke deltatt i forventningsavklaringer i forkant. Jeg tror imidlertid det er tydelig for alle at denne innføringen ikke har vært god, og står i motstrid til mange andre systeminnføringer ved UiB tidligere, poengterer Robert Rastad.

Driver opplæring

Direktør Arne Benjaminsen ved Universitetet i Oslo mener de som organisasjon fikk bedre tid til å forberede seg etter at Universitetet i Bergen meldte om betydelige problemer med nytt lønns- og økonomisystem fra DFØ.

— Vi gjør mye av det samme som UiB nå tenker å gjøre med tanke på å avhjelpe situasjonen for våre ansatte. Det handler om å drive opplæring slik at systemet brukes riktig, og å avhjelpe der det er systemmangler eller feil, sier Benjaminsen.

Han forteller at UiO har oppbemannet visse funksjoner for å støtte egne ansatte. Og at de overvåker situasjonen med tanke på at det er bekymringer rundt arbeidsmiljøet som følge av DFØ-problemene.

— Vi følger blant annet med på overtidsbruk hos ansatte i kritiske funksjoner for å ha kontroll med situasjonen, sier Benjaminsen.

les også

DFØ-problemene: Penge­bruk på konsulenter doblet

Får ikke lønn

Han forteller at det i hovedsak er trøbbel med to deler av systemet ved UiO.

— Alle fast ansatte får lønn. Vi har imidlertid fortsatt noen problemer med utbetaling av lønn til de som ikke er fast ansatte, men har tilknytning via korttidskontrakter eller ulike former for engasjement. Det gjelder særlig de som jobber fra utlandet og de på timebaserte kontrakter. Her jobber vi med ekstra opplæring for at systemet skal brukes riktig og har innført flere manuelle rutiner for å følge opp de problemområdene som er kjent, sier Arne Benjaminsen.

— Det andre større problemområdet er bestillingsfunksjonen. Her er det systemutfordringer der vi jobber med å få på plass tekniske tilpasninger.

Benjaminsen forklarer at dialogen går mellom aktørene som har innført eller skal innføre DFØ-systemet.

— Det er viktig for UiO at oppstarten ved NTNU er utsatt. Dermed blir det mer kapasitet til å rette opp det som mangler hos oss og ved UiB. Samtidig har vi besluttet at vi ikke innfører personalsystemet fra DFØ, før vi får tatt i bruk økonomi- og lønnssystemene på en forsvarlig måte, sier Arne Benjaminsen.

Stor tålmodighet

Han berømmer egne ansatte som er rammet av feil og mangler ved DFØ-systemet.

— De gjør en ekstraordinær innsats og jeg må takke dem for stor tålmodighet, sier Benjaminsen.

— Hva tenker du om pause-forslaget fra DFØ?

— Vi ser positivt på initiativet og formålet, som er å få stabilisert løsningene. Vi må diskutere nærmere med DFØ hva som må på plass før en «frys», og hva vi prioriterer å få ryddet opp i gjennom frys-perioden. Problemene på korttids- og timekontrakter og anskaffelser må ha prioritet, og vi må sørge for å komme ut i den andre enden med stabile løsninger, sier han.

Virksomhetskritisk

Også UiT synes det i utgangspunktet kan være en god ide at DFØ tar en pause i utvikling for å rette opp alle feil og mangler.

— Vi må være sikre på at all virksomhetskritisk funksjonalitet er på plass. Opplæring og bruk skal vi være godt forberedt på ved UiT, men vi må vite hva slags leveranser vi får fra 1.1.22, sier direktør Jørgen Fossland ved UiT.

De øvrige 17 universitetene og høgskolene som etter planen skal ta i bruk systemet har utsatt dette på ubestemt tid.

• Les også: 17 universiteter og høgskoler setter på bremsene om nytt it- og økonomisystem