Debatt ● Hilde Larsen Damsgaard
Hvem skal bestille blomstene?
Hverdagen blir mer presset for mange. I en slik situasjon er det helt nødvendig å være ekstra årvåkne når det gjelder omfanget av administrative oppgaver, ansvarsforskyvningen og tendensen til tidstyveri.
Publisert
Denne teksten er et debattinnlegg. Innholdet i teksten uttrykker forfatterens egen mening.
Tittelen på dette innlegget er inspirert av en fortelling fra virkeligheten som nylig kom meg for øret.
Fortellingen er som følger:
På et universitet skulle det gjennomføres en markering der vitenskapelig ansatte skulle hedres. I forkant av markeringen foregikk det en mailutveksling der en administrativt ansatt ble bedt av sin leder om å bestille blomster og få dem levert der de skulle deles ut.
Den som hadde hatt faglig ansvar for å følge opp de vitenskapelig ansatte, sto på kopi i mailutvekslingen for å være informert. Vedkommende presiserte tidspunkt for utdelingen og fikk så til svar fra den administrativt ansatte at hen hadde så mye å gjøre for tiden at den faglig ansvarlige måtte bestille blomstene selv. Vedlagt mailen fulgte en lenke til den prosedyren universitetet har for å bestille blomster.
Fordi den administrativt ansatte ikke hadde tid, ble det altså forventet at den vitenskapelig ansatte, skulle bruke av sin tid til å sørge for at blomstene ble bestilt, og at det ble gjort på riktig vis. Dette stusset den vitenskapelig ansatte på og spurte lederen om det virkelig var en vitenskapelig ansatts ansvar å bestille blomster til dette arrangementet.
Enden på visa var at blomstene ble bestilt, men av en annen administrativt ansatt som lederen henvendte seg til når den første sa nei.
En presisering aller først: Det kan være gode grunner til at administrativt ansatte sier nei til enda en arbeidsoppgave. Det er heller ikke slik at vi ikke kan hjelpe hverandre når noen er i en presset arbeidssituasjon. Å bestille blomster er ikke det som velter lasset. Også folk ansatt i vitenskapelige stillinger tar i mange praktiske tak. Men jeg gjengir historien fordi den er et eksempel på en tendens som gir grunnlag for bekymring.
I studien Høyere utdanning sett innenfra — vitenskapelig ansattes erfaringer og refleksjoner (HU-viten), som er en kvalitativ rundspørring blant vitenskapelig ansatte, er den økende mengden administrativt arbeid, også omtalt som tidstyvene, beskrevet som et problem.
Informantene tegner et bilde av at det innenfor systemene til stadighet utvikles nye administrative systemer og nye administrative oppgaver som skal følges opp. Noen av dem er helt nødvendige for å opprettholde felles standarder. De er med på å sikre kvalitet og forutsigbarhet både for ansatte og studenter. Følgelig er det mening i at også vitenskapelig ansatte gjør administrativt arbeid.
Det bare blir sånn, sakte, men sikkert. Og plutselig er det de vitenskapelig ansatte som «bestiller blomstene».
Hilde Larsen Damsgaard
Problemet er mengden slikt arbeid. Både små og store administrative oppgaver brer om seg. Dette arbeider tar stadig mer tid, det skaper mikroavbrytelser og fragmenterte arbeidsdager og går på bekostning av tid til det faglige arbeidet som på sin side derfor har en tendens til å bli skjøvet over på fritiden.
Samtidig uttrykkes det bekymring for det som kan omtales som en stille forskyving av ansvar: arbeidsoppgaver flyttes i økende grad fra administrativt ansatte og over på vitenskapelig ansatte. Det bare blir sånn, sakte, men sikkert. Og plutselig er det de vitenskapelig ansatte som «bestiller blomstene».
Det er en liten oppgave, men én blant mange oppgaver som tar tid, særlig når man ikke har gjort det før eller gjør det sjelden. Og når det er enda et system eller en prosedyre å sette seg inn i. Dessuten innebærer transporten av arbeidsoppgaver fra administrativt til vitenskapelig ansatte at mange av de administrative oppgavene blir usynlige når det gjelder ressursbruk. De spiser av tiden, men de synes ikke i noe timeregnskap. Det finnes ikke noen rubrikker for dem i arbeidsplanene.
På den måten kamufleres en rekke oppgaver som både hver for seg og samlet tar tid. Dette arbeidet er med på å redusere den tiden som er tilgjengelig til kjerneoppgavene som jo er det arbeidet de vitenskapelig ansatte har kompetanse til og ansvar for å ivareta, og som de «måles» på.
Når høyere utdanning nå er i en situasjon med svært presset økonomi mange steder, erfarer vi til stadighet at ansvar forskyves, både i det stille og mer åpenlyst. Når stillinger kuttes, når folk sies opp, når budsjetter strammes inn, skal det samme arbeidet ofte ivaretas av færre ansatte. Hverdagen blir dermed mer presset for mange.
I en slik situasjon er det helt nødvendig å være ekstra årvåkne når det gjelder omfanget av administrative oppgaver, ansvarsforskyvningen og tendensen til tidstyveri. For å ivareta kjerneoppgavene og opprettholde utdanningskvaliteten kan det i dagens utdanningslandskap rett og slett være nødvendig at vitenskapelig ansatte oftere sier nei til å «bestille blomstene».
