Fjernet søknadsfrister og halverte antall søknader

Tidsfrister fører til merarbeid og unødig ressursbruk. Løpende søknadsbehandling av søknader om forskningsmidler vil redusere dette og øke suksessraten.

Dette forteller Kristin Oxley som forsker på fagfellevurderingsprosesser i sitt doktorgradsprosjekt der hun jobber 75 prosent ved TIK, Senter for teknologi, innovasjon og kultur ved Universitetet i Oslo, og 25 prosent i Forskningsrådet.

Reduserer ressursbruk

— De som har løpende søknadsbehandling opplever at antall søknader blir langt færre. Jeg tror heller et slikt system vil redusere det vi tenker som unødig ressursbruk på søkeprosesser rundt omkring, sier Oxley, som understreker at hun her uttaler seg som forsker.

Nå har regjeringen bedt Forskningsrådet om å se på systemet slik at antall søknader blir færre og suksessraten høyere her hjemme i Norge også.

Oxley peker på at både forskning og praksis viser at løpende søknadsbehandling gir et mindre antall søknader, forskerne synes det er bedre og at kvaliteten på de innkomne søknadene er høyere.

les også

Vil at forskere skal bruke mindre tid på søknader: – Utrolig positivt, sier Rice

Frister mobiliserer

Hun mener i så fall at fjerning av søknadsfrister vil kunne være et viktig grep.

— Søknadsfrist har en ekstremt mobiliserende effekt med hensyn til å generere søknader. I for eksempel USA har de 10 års erfaring med løpende søknadsbehandling. Der ble antall søknader redusert til det halve når løpende behandling ble innført, forteller Oxley.

Det er tall fra National Science Foundation (NSF) i USA som viser at fjerning av søknadsfristene har en kraftig effekt på søknadsantallet. I deres avdeling for biologi ble løpende søknadsbehandling innført i 2011. Da falt antall søknader med 50 prosent og suksessraten økte fra 18 prosent i 2011 til 36 prosent i 2020, skriver Science.org.

Ikke sånn hast

— Hvordan virker den mobiliserende effekten av søknadsfrist?

— Da opplever potensielle søkere at dette er den ene sjansen jeg har. Nå haster det med å få sendt inn en søknad. Mens dersom du kan skrive søknaden når som helst, da er det mange ting som haster mer. Dermed blir søknadene sendt når de er klare ved løpende søknadsbehandling. Det er sannsynligvis dette som forklarer kvalitetshevingen man ser på innkomne søknader når søknadsfrist fjernes, sier Oxley.

Hun mener mange søknader med et slikt regime ikke blir sendt, eller forskere aldri kommer seg til å skrive noen søknad.

— Det er også en utvelgelse. De som trenger en søknadsfrist for å skrive en søknad om forskningsmidler trengte kanskje ikke å søke i det hele tatt, sier Kristin Oxley.

les også

Ingen grunn til å bli deprimert, sier Borten Moe

Flere fordeler

Doktorgradsstipendiaten har også vært i kontakt med programdirektør Alexandra Isern i National Science Foundation om deres erfaringer. Isern var ansvarlig for å sette i gang forsøkene med løpende søknadsfrist for drøyt ti år siden.

Fordelene med løpende søknadsfrist var flere enn bare halvering av antall søknader.

— Hun opplyste at fjerning av søknadsfristene også har redusert arbeidspresset på programdirektørene som på denne måten fikk mer tid til å samhandle med forskningsmiljøene de hadde ansvar for, forteller Oxley.

Mange i NSF fryktet også at fjerning av søknadsfristene ville føre til lengre behandlingstid. Dette viste seg ikke å stemme. Behandlingstiden gikk tvert imot ned og ligger nå i nesten alle tilfeller innenfor målet på seks måneder. Til sist mener paneldeltakerne i NSF at de opplever at kvaliteten på søknadene økte etter at søknadsfristene ble fjernet.

Ikke førstemann til mølla

— Hva er motargumentet mot fjerning av søknadsfrister på dette feltet?

— Det kan være at man innen enkelte felt sliter med å mobilisere tilstrekkelig med søkere. Da vil løpende søknadsbehandling være uhensiktsmessig.

Kristin Oxley forklarer at det er noen forutsetninger for at løpende søknadsbehandling skal fungere etter hensikten.

— Behandlingen må legges opp slik at det ikke blir førstemann til mølla som får penger, men at man fordeler midlene på en hensiktsmessig måte gjennom året. Internasjonalt har man løst dette ved at man legger historiske tildelingsprosenter til grunn og justerer dette i lys av kvaliteten på de innkomne søknadene, forteller Oxley.

les også

NTNU-prorektor til Borten Moe: – Gi oss arbeidsro

Ukontroversielt

Stipendiaten viser til et eksempel fra britiske Engineering and Physical Sciences Research Council (EPSRC). Der gjennomføres søknadsbehandlingen 4—9 ganger per år og budsjetteringen på de ulike panelene gjennom året løses ved at lederne for hvert emne bruker kunnskapen og forståelsen av sin portefølje, inkludert historiske nivå og anslag på hvor mye penger det søkes om. Dette gir et estimat for budsjettene. Tildelinger på tvers av ulike paneler blir en funksjon av kvaliteten på søknader og behov og tilgjengelige midler.

I NSF løses det ifølge Oxley på en lignende måte der programdirektørene avsetter midler for hvert panel justert for kvaliteten på søknadene.

Kristin Oxley poengterer at det vil være ukontroversielt å innføre et system med løpende søknadsbehandling.

— Alt annet som går på karantene og restriksjoner på innsending av søknader blir ekstremt kontroversielt. Det har vi sett eksempler på internasjonalt, for eksempel i Storbritannia der slike tiltak har blitt møtt med mye motstand i forskersamfunnet. Ressursene man sparer kan også bli minimale — risikoen er at institusjonene i større grad må etablere interne fagfellevurderingsregimer slik at man bare får en omfordeling av byrder innad i forskningssystemet snarere enn en reell reduksjon av byrdene. Det er uheldig, mener hun.

Forskningsrådet har testet

Forskningsrådet har allerede fjernet søknadsfristene på noen utlysninger helt siden 2019. Erfaringene skal de ta med seg i arbeidet med en fornyelse av søknadssystemet.

— Fagekspertene meldte ganske raskt tilbake at kvaliteten på søknadene økte med løpende søknadsbehandling. Å fjerne søknadsfristene resulterte også i et lavere antall søknader, om enn ikke på samme nivå som erfaringene fra USA, sier spesialrådgiver Olaug Råd i Forskningsrådet.

Hun er en av dem som har vært ansvarlig for gjennomføringen av disse utlysningene. Dette har vært innenfor områdene kunstig intelligens, robotikk og autonome systemer, tidligere også området Data og tjenester overalt.

Økt suksessrate

Råd forteller også at suksessraten økte betydelig.

— Våre tall viser at suksessraten økte fra 15 prosent til rundt 27 prosent. Dette kan skyldes flere årsaker, ikke bare fjerning av søknadsfristen. Noe hadde nok sammenheng med at en del av søknadene gjaldt samarbeidsprosjekter og overgang til nye krav med tanke på hvordan prosjektene skulle rigges, sier Råd.

I utlysningen var det satt at alle søknader med karakteren 6 eller bedre ville bli innvilget, slik at økt suksessrate underveis også var en indikator på økt kvalitet.

les også

Norge trenger ett, sterkt forskningsråd

Kortere tid

Hun forklarer også at behandlingstiden på søknadene gikk ned.

— Vi har etablert en pool av eksperter som behandler søknadene. Ikke bare er behandlingstiden redusert, men vi har også fått til sterkere grad av skreddersøm mellom ekspertene og prosjektene det søkes midler til, sier Olaug Råd.

Forskningsrådet har også praktisert løpende søknadsbehandling på andre felt slik som kommersialiseringsprosjekt med lignende erfaringer. Resultatene er presenterte internt. Nå jobber Forskningsrådet etter oppdrag fra regjeringen med tanke på å få effektivisert systemet for forskningssøknader.

Opp av myra

Professor Dag O. Hessen ved Universitetet i Oslo opplevde nylig å tape på målstreken med en søknad om et senter for fremragende forskning (SFF). «ACT — Centre for Arctic Climate Transitions» handler om raske klimaendringer i Arktis.

De ble innstilt av det internasjonale panelet sammen med ni andre kandidater. Men helt på tampen ble to plasser kuttet på grunn av budsjettsituasjonen.

— Alle aksepterer at det må være hard konkurranse. Men det tar litt tid å dra seg opp av myra etter håret etter en slik frustrasjon, sier Dag O. Hessen, som mener at er slik nederlag er den sterkeste frustrasjonen man kan kjenne på som forsker.

Totrinnsvurdering

Han ser fram til at systemet for forskningstildelinger kan endres slik at suksessraten går opp og at færre må bruke mye tid på søknader som ikke vinner fram.

— Det snakkes om flere modeller, og jeg har tro på at en totrinnsvurdering kan hjelpe på. Men det springende punktet i et slikt system vil være tilliten til den første utsilingen, hvem skal stå for den og hvordan skal den gjøres, spør han.

les også

Det burde være mulig å vise mer respekt for forskere

Unødig polering

Han stiller også spørsmål rundt kravene til søknadenes utforming og det han kaller polering av form, som ikke direkte har noe med det faglige å gjøre.

— Jeg tror at dersom oppgaven bare var å få frem den geniale ideen med et prosjekt ville søknadsarbeidet tatt langt mindre tid. Jeg opplever at kravene til det jeg vil kalle polering av søknader øker og tar mye tid. Jeg tror mange ville kunne forklart poenget med prosjektet uten alle grafiske finesser og andre krav til form som stilles, sier Dag O. Hessen.

Han påpeker at forskere allerede jobber langt over normalarbeidstid.

— Ressursene og tiden som brukes på søknadsskriving er gjerne utenfor arbeidet du ellers gjør. Det blir dermed en form for gratisarbeid. Det virker ikke som at tanken om at tid er penger gjelder for oss forskere, sier Dag O. Hessen.

Debatt ● Ola Borten Moe

Det er tid for prioritering og for å vurdere hele forsknings­systemet