BOTT i boks: Ny felles it-avtale vedtatt

De fire universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø (BOTT) landet en avtale med statens Direktoratet for økonomistyring (DFØ) i mai i år, etter å ha jobbet med en anskaffelse av felles administrativt system siden 2015.

• Les også: De gamle skal ut i felles anbud

I dag, tirsdag 19.juni, sa styrene til de to siste universitetene, UiO og UiT Norges arktiske universitet, ja til avtalen. NTNU og Universitetet i Bergen har allerede sluttet seg til, og dermed er alle de fire gamle klare til å starte arbeidet med det som kalles en «opptaksprosess» for å starte forberedelsene til en felles løsning for lønn, personal og økonomi i løpet av høsten.

Samlet skal de fire universitetene investere 152 millioner kroner i systemene, som blant annet vil gi dem en SAP/Agresso-plattform. Systemene vil ha en årlig driftsutgift på vel 90 millioner kroner.

Bekymret ansatte

Flere administrativt ansatte ved universitetene har vært bekymret for hvilke konsekvenser innføringen av nye systemer vil få for arbeidsplassene deres.

Innføringen av nye systemer skjer parallelt med en generell effektivisering og kutt i administrative stillinger. Tillitsvalgte ved Unviersitetet i Oslo har også vært bekymret for muligheten for å overvåke ansatte via det nye HR-systemet som skal komme.

Men det vil fortsatt gå noen år før virkningen er klar. Systemene skal etter planen først tas i bruk i 2021.

Les også: NTL frykter overvåking av ansatte

Etter at de fire BOTT-universitetene er oppe og står på den nye plattformen, er den videre planen at alle de øvrige av landets universiteter og høgskoler også skal over til den samme løsningen fra 2023. Dette er en del av regjeringens digitaliseringsstrategi.

• Les også: Avventende til felles it-system

Felles styringsgruppe

Direktør ved Universitetet i Bergen, Kjell Bernstrøm, har ledet den felles gruppen som har forhandlet med Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Han er fornøyd med at alle fire nå er inne i DFØ-folden.

— Hva er det neste som nå skal skje?

— Det skal settes ned en felles styringsgruppe med fem personer fra unviersitetene og fem fra DFØ som skal igjennom det som direktoratet kaller en opptaksprosess, sier Bernstrøm.

Ettervhert vil denne styringsgruppen utvides med de som i dag har tjenestene sine fra Unit (tidligere Uninett), for å legge grunnen for et enda bredere samarbeid i sektoren.

— Det var noen forbehold om pris, i vedtakene som ble gjort i universitetsstyrene?

— Det er i orden. DFØ har sagt at dersom prisen kommer over det som nå er avtalt så skal de ta de kostnadene, sier Bernstrøm.

— Så hva kan eventuelt gå galt da?

— Det er vanskelig å si hva som kan gå galt. Jeg tror det kommer til å gå bra. Men det er en liten risiko rundt den nye prosjektmodulen som er ny for alle, sier Bernstrøm.

Skepsis i UiO-styret

Under dagens styremøte på Universitetet i Oslo var skepsisen større, særlig fra de eksterne styremedlemmene, ifølge Uniforum.

Eksternt styremedlem Elisabeth Kvalheim fra Statoil beskrev den framlagte planen som fornuftig, men umoden.

— Det er viktig å ha en strikt gjennomføringsplan med kontroll på ressursbruken. Dette er et prosjekt som erfaringsmessig kan trekke ut i tid og bli mer kostbart, sa hun.

Idar Kreutzer fra Finans Norge sluttet seg til:

— Alle som har vært borti litt kompliserte, IT-baserte systemimplementeringer vet at her er risikoen stor for uforutsette overskridelser, både innen tid, kostnad og kvalitet. Så jeg vil oppfordre til at vi legger opp til en prosess som sikrer nødvendig disiplin, sa han.

— Jeg vil se en krystallklar avtale: Hva er det de fire universitetene etterspør? Hva leverer DFØ? Hva er forutsetningene for leveransen? Og hvis det blir tvil, har vi et grunnlag å gå tilbake til, poengterte Kreutzer, ifølge UiOs egen avis.

• Les også: Flere saker om BOTT-samarbeidet

Positive i Tromsø

I styremøtet på UiT Norges arktiske universitet var de aller fleste rundt bordet positive til avtalen og systemene.​

Ifølge universitetsdirektør Jørgen Fossland vil UiTs driftsutgifter holde seg omtrent på samme nivå som i dag med det nye systemet.

— Det DFØ tilbyr her ligger prismessig i det nedre sjiktet av en markedsansakaffelse, sa Fossland.