Frykter økt overvåking av ansatte

Publisert - Sist oppdatert

HR-system. Norsk Tjenestemannslag (NTL) på Universitetet i Oslo er bekymret for økt overvåking av ansatte når flere av universitetene skal utarbeide en felles HR-løsning.

De fire universitetene skal samarbeide om administrative systemer.

Hovedtillitsvalgt i NTL på Universitet i Oslo, Ellen Dalen, forteller at de er redd for en ny type overvåking av ansatte i ny HR-løsning.

Personaldirektør på Universitetet i Oslo Irene Sandlie deler ikke bekymringen:

— Forenklingen vil innebære at man bruker mindre tid på manuelt arbeid, får bedre oversikt og tilgang til informasjon. I tillegg vil man på en langt enklere måte kunne foreta analyser om organisasjonen, sier Sandlie.

Det er flere år siden de fire universitetene i det omtalte BOTT-universitetene bestemte seg for å gå ut med felles anbud for såkalte erp-tjenester, altså, lønn, regnskap og personal.

Ikke bare lønn og regnskap

De fire universitetene i BOTT er Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø. NMBU er observatør i gruppen.

Så langt har det vært mye oppmerksomhet rundt valg av leverandør på lønn og regnskap. BOTT er svært nærme å lande en avtale med Direktoratet for Økonomistyring (DFØ).

Mindre kjent er det at de også jobber med et prosjekt på personalsystemer eller HR.

Styringsgruppen har bedt de fire HR-direktørene utarbeide en kravspesifikssjon for en felles personalløsning.

Styringsgruppens leder, Kjell Bernstrøm ser for seg at kravspesifikasjonen på dette området først er klar i løpet av 2018.

— La fram HR på speed

Ellen Dalen er hovedtillitsvalgt for Norsk tjenestemannslag (NTL) på Universitetet i Oslo (UiO).

Det ble presentert en løsning der arbeidsgiver kan overvåke hvordan alle ansatte utfører sine daglige arbeids-oppgaver i realtime.
Ellen Dalen
Hovedtillitsvalgt, NTL, UiO

Hun forteller at NTL i mange måneder har etterspurt en presentasjon av hva ledelsen tenker at HR-elementet i BOTT-samarbeidet skal innebære.

Ellen Dalen, NTL UiO.

Ellen Dalen, NTL UiO.

— Vi vet nesten ikke hvilken ende vi skal begynne i med å beskrive dette systemet vi fikk presentert, forteller Dalen.

Hun beskriver en løsning der arbeidsgiver ser for seg å sy sammen en styrings-, kontroll og belønningssystem.

— Det ble presentert en løsning der arbeidsgiver kan overvåke hvordan alle ansatte utfører sine daglige arbeidsoppgaver i realtime, sier Dalen og legger til:

— For det første representerer dette en ekstrem styring ovenfra og ned. I stedet for at forvaltningsoppgavene utføres i et fellesskap med dialog og utvikling, kan lederen fjernstyre ansatte via et elektronisk system og man jobber i fra avtaler mellom den enkelte ansatte og sjefen fra blant annet medarbeidersamtaler, slik vi oppfattet framleggingen, forteller Dalen.

Realtime -overvåking og belønning

Hun beskriver også et system der arbeidsgiver både kan og vil drive med realtime overvåkning av fremdrift.

— Og dette skal ledelsen bruke til det de kaller belønning, forteller Dalen.

— Vi er både rystet og oppskaket over hvilke løsninger universitetene ser for seg, sier hun og fortsetter:

— Dette viser med stor tydelighet at endringene som skjer ved UiO og resten av sektoren nå handler om individualisering av arbeidslivet og å flytte makt fra arbeidstakerne til arbeidsgiver, fortsetter Dalen og legger til:

— Arbeidstakerne mister innflytelse og medbestemmelse over egen utførelse av oppgaver og organisering av arbeidet.

Motivert av et ønske om forenkling

Personaldirektør Irene Sandlie på UiO understreker at UiO ønsker en HR-systemløsning som gir en forenklet hverdag for ansatte, HR-fagmedarbeidere og ledere.

— Forenklingen vil innebære at man bruker mindre tid på manuelt arbeid, får bedre oversikt og tilgang til informasjon. I tillegg vil man på en langt enklere måte kunne foreta analyser om organisasjonen, sier Sandlie.

— Hva er det viktigste for dere med denne løsningen?

— Det viktigste vil være å få systemstøtte for prosessene innenfor HR-området. Digitalisering av arbeidsprosesser og bedre støtte til analysearbeid er viktig, samtidig som brukerorientering vil være et viktig prinsipp for arbeidet, beskriver Sandlie og fortsetter i sitt epost-svar til Khrono:

— Universitetene har et stort behov for enkelt å kunne ha oversikt over personal- og organisasjonsdata, og integrasjon mellom systemene vil stå sentralt. Dette vil gi bedre muligheter for å hente ut statistikk knyttet til områdene rekruttering, karriere, midlertidig og likestilling – for å nevne noen konkrete behov. Personaldirektørene er svært opptatt av at hensynet til personvernet ivaretas i systemløsningene, sier Sandlie.

— Bryter med hovedavtalen?

NTLs Dalen trekker fram at slik løsningen er, er den helt på kollisjonskurs med selve grunnlaget for arbeidslivs organiseringen og hovedavtalens bestemmelser.

— Organisering av arbeidet skal være gjenstand for drøftinger og forhandlinger mellom partene hvor fagforeningene representere de ansattes syn. Vi ser at arbeidsgiver forsøker å holde oss utenfor, men vi jobber hardt for å få gjennomslag for våre synspunkter her, sier hun og legger til:

— Arbeidsgiver ønsker seg full styringsrett og skal bruke denne til å styre gjennom individualiserte måltall. Vi har ikke drøftet hva slags system UiO skal ta i bruk eller hva som skal være formålet med disse.

— Et resultat av BOTT-samarbeidet?

Dalen undrer også på hvordan UiOs ledelse kan gi fullmakter til BOTT-samarbeidet for å gå i denne retningen.

— Dette handler først og fremst ikke om hvilke systemer vi skal kjøpe for å ivareta dagens behov, det handler om hva slags personalpolitikk og ledelsesideologi som skal ligge til grunn ved store forvaltningsorgan i staten, sier hun.

Hun forteller at når de konfronterer ledelsen med dette, svarer de at det ikke er UiO som ønsker dette, det er en av de tre andre universitetene.

— NTL trenger en avklaring på at universitetene ikke kommer til å inngå avtaler om løsninger som gjør denne formen for overvåkning og målstyring mulig.

Redigerte presentasjon

På toppen av det hele forteller Dalen at på møtet mellom dem og ledelsen om det nye HR-systemet forstod ledelsen at NTL reagerte kraftig på det de fikk seg presentert.

— De nekter oss nå å sende ut den opprinnelige presentasjonen de la frem for oss. Det er forfalskning av fakta å redigere dokumenter i etterkant av et møte. Arbeidsgiver har full anledning til å redegjøre for at en eller flere punkter ikke vil være aktuelle å jobbe videre med - men å fjerne de fra dokumentasjonen, som om de aldri fantes - skal ikke gå an. Det skaper en ekstremt dårlig tillitsforhold mellom partene, når fagforeningene ikke kan stole på at arbeidsgiver ikke endrer på felles dokumenter uten å si i fra, understreker Dalen.

— Vil tilstrebe åpen dialog med fagforeningene

— Forstår dere hvorfor fagforeningen har blitt så engstelig/bekymra?

— I to møter internt ved UiO har vi informert våre fagforeninger om prosjektet. Intensjonen har vært å gi fagforeningene tidlig informasjon om hvilke prosesser vi har i HR-Bott-samarbeidet. I siste møte opplevde arbeidsgiver at vi hadde god dialog med fagforeningene om denne prosessen, sier Sandlie og fortsetter:

— Bekymringene fra NTL kom frem i møtet, og vi understreket at intensjonen med en fremtidig systemanskaffelse innenfor HR-området ikke er å innføre større kontroll av våre ansatte. Når Khrono nå informerer oss om at NTL likevel fortsatt er bekymret, må vi ta dette til etterretning, sier hun og ebskriver i tillegg:

— UiO vil i det videre arbeid fortsatt være svært opptatt av å ha åpen dialog med fagforeningene om denne prosessen.

Mange felles ønsker i BOTT

— Er det UiOs ønsker at systemet skal være så altomfattende, eller er det et resultat av debatten mellom de fire HR-direktørene?

— Direktørene i HR-Bott er omforente om at vi ønsker bedre systemstøtte innenfor HR-området. Videre har vi i felleskap identifisert de prosessene vi mener er viktigst å prioritere systemstøtte for. Institusjonene har stort sett sammenfallende behov, men det vil kunne bli forskjeller mht hvordan de ulike institusjonene vil ta i bruk mulighetene nye systemer gir.

Hun sier det er viktig å understreke at HR-Bott-direktørenes anbefalinger om systemløsninger skal til de respektive universitetenes ledelse for vurdering og beslutning.

— Hvorfor lar dere ikke fagforeningen bruke opprinnelig dokumentasjon?

— Under informasjonsmøtet ble et av lysarkene forstått på en annen måte en hensikten var fra arbeidsgiver. For å forhindre at samme misforståelse skulle oppstå igjen, endret vi derfor et av lysarkene i presentasjonen som ble sendt ut sammen med referatet etter møtet, forklarer Sandlie.

Utreder HR-samarbeid

Kjell Bernstrøm er leder av styringsgruppen for BOTT-samarbeidet.

Kjell Bernstrøm universitetsdirektør UiB.

Kjell Bernstrøm universitetsdirektør UiB.

Han bekrefter at de fire universitetene utreder et felles system for HR. De fire universitetenes HR-direktører har satt seg sammen for å se på slike muligheter.

— Men dette er ikke noe DFØ kan levere så dette blir et eget prosjekt, og jeg som leder av styringsgruppen har ikke sett noe forslag enda, understreker han.

Bernstrøm legger til at det på dette området ligger ulike kulturer til grunn for hvordan man har jobbet og vil jobbe på personalområdet, og derfor vil det man kommer fram til ikke være en enhetlig lik løsning for alle, men en rammeavtale der universitetene skal velge sin profil innenfor den verktøykassen som ligger i løsningen.

Bernstrøm ser for seg at kravspesifikasjonen på dette området først er klar i løpet av 2018.

Nærme avtale på lønn og regnskap

Universitetene og DFØ skal være svært nærme en enighet om en avtale med nettopp DFØ og avtalen skal signeres i disse dager.

Denne leveransen mellom DFØ og de fire universittene ligger i størrelsesorden 100-millionersklassen.

BOTT vurderer også å samarbeide om felles saksbehandling og arkivtjenester. Dette er en egen prosess.

Så langt har det først og fremst vært debatt om lønn- og regnskapssystemene.

Fagforeninger ved de fire eldste universitetene får ikke garantier for at det ikke blir oppsigelser når man skal lage felles avtaler rundt lønn, regnskap og personalsystemer. Det er de ikke fornøyd med.

Mange ledere har langt på vei sagt at det ikke vil bli oppsigelser, men vil altså ikke garantere.

Les også: Får ingen garantier for at det ikke blir oppsigelser

Fakta

Dette er BOTT-samarbeidet

Samarbeid mellom de fire eldste universitetene i landet, Universitetet i Oslo, Universitetet i Bergen, Universitetet i Tromsø og NTNU blir kalt for BOTT (Bergen, Oslo, Trondheim, Tromsø)-prosjektet.

De fire institusjonene samarbeider om anskaffelsesprosess for felles administrative systemer innen lønn, personal og økonomi med tilhørende moduler (ERP-prosjektet).

Også saksbehandling og arkivtjenester er aktuelle områder for utskilling. Dette er en egen prosess. Samarbeidet vurderte å gå ut i et stort anbud, men sommeren 2017 ble det bestemt at man skulle utrede avtale med Direktoratet for økonomiforvaltning.

Styringsgruppen for ERP-prosjektet BOTT la fram forslag til løsning for styret i BOTT torsdag 25. januar. Styringsgruppens leder, Kjell Bernstrøm, sier at man på 4 av 5 punkter har landet avtale med DFØ, men at det gjenstår endel på punktet pris.

Forhandlingsgrunnlaget fmellom BOTT og DFØ har vært gejnstand for flere møter mellom direktørene og departementet i februar.

Fristen for enighet skal etter det khrono kjenner til være i løpet av februar.

BOTT i boks. Etter at styrene ved Universitetet i Oslo og UiT i dag sa ja til forslaget om nytt felles administrativt it-system, er den såkalte BOTT-avtalen i boks og fire universiteter skal investere 152 millioner.