De fire eldste universitetene skal ut i felles anbudsrunder

De fire eldste universitetene, i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø vil til våren gå samlet ut med anbudsdokumenter for å skaffe seg nye felles økonomisystemer, lønns- og personalsystemer, prosjektstyringssystemer og innkjøps- og fakturahåndteringssystemer. 

Agresso, PAGA og SAP 

Systemer som Oracle, Agresso, SAP, Basware, PAGA og MaConomy kan være på vei ut fra landets breddeuniversiteter, og eventuelt en eller flere av dem  - eller noen helt andre systemer og it-løsninger - kan være på vei inn. 

Anbudsdokumentene, og den økonomiske rammen for anskaffelsene,  skal etter planen være klare for utlysning våren 2017, med sikte på å inngå kontrakt i 2018 da flere av de nåværende avtalene går ut. Dette kommer fram i styrepapirer fra de fire universitetene.

Direktør ved Universitetet i Bergen, Kjell Bernstrøm, som nettopp er blitt leder i styringsgruppen til det som kalles BOTT (Bergen, Oslo, Trondheim, Tromsø)-samarbeidet har ennå ingen konkrete tall å komme med når det gjelder kostnader. 

— Hvor stor økonomisk ramme vil anbudet handle om?

— Det er det vanskelig å svare konkret på. Det finnes minst to ulike veier å gå, og de får veldig forskjellige utslag. Man ser for seg at vi outsourcer arbeidet, eller vi kjøper lisenser og investerer i en løsning gjennom dette. Disse ulike løsningene gir jo helt forskjellige økonomiske utslag med tanke på investeringsramme og driftsutgifter, sier Bernstrøm til Khrono.

(Foto: På Høyden)

De fire breddeuniversitetene deler utfordringene framover mot 2018 inn i fire ulike grupper:

• Behov for fornyelse av kontrakter/nye anbud på de administrative systemene knyttet til økonomi og personal
•  Samarbeidet med de andre samarbeidstiltakene/selskapene i sektoren (FSAT, CRISTIN, BIBsys, Sigma2 og Uninett)
• Utviklingen innen IT-drift (sikker lagring, big data etc)
• Medvirkning til gode IT-løsninger på nye områder (digitalisering)

Les også:

• Dokumentet om BOTT 2015 her.

Bruker 80 mill i året

I dag bruker de fire samlet omlag 80 millioner kroner i året på drift, vedlikehold og lisenser av de gamle administrative systemene sine. Noen oppgraderinger av de gamle systemene vil nå bli så omfattende at de vil måtte karakteriseres som nye avtaler, og dermed nye anbudsrunder. 

Tre av de fire universitetene har samarbeidet om dette tidligere, i det som var BOT-samarbeidet (Bergen, Oslo, Trondheim). Nå er BOT blitt til BOTT, da også UiT Norges arktiske universitet i Tromsø er blitt med i det felles anskaffelsesarbeidet. 

Hensikten med samarbeidet og anskaffelse av felles systemer er i hovedsak effektivisering og innsparing, men det er også strategisk: 

«Et slikt samarbeid vil styrke breddeuniversitetenes strategiske stilling både i sektoren og overfor potensielle leverandører», heter det i styrenotatet som er lagt fram og behandlet på samtlige av de fire universitetene.  

Uninett tar resten

Der høgskolene og de yngste universitetene har Uninett som leverandør og operatør, velger de eldste universitetene igjen å kjøre sitt eget løp, slik de gjorde også gjorde i forrige runde, på 1990-tallet.

Ifølge styrepapirene var det de ulike behovene mellom bredduniversitetene og høgskolene som den gang gjorde at man valgte ulikt. Og selv om flere av høgskolene nå er blitt større, mener de fire eldste at ulikhetene fortsatt gjelder. 

«Breddeuniversitetene prioriterte den gang løsninger som kunne takle større kompleksitet knyttet til bidrags- og oppdragsaktivitet og organisasjonskompleksitet. Selv om høyskolene siden den gang er blitt større, er erfaringene at skillet fortsatt er relevant. Breddeuniversitetene har likere behov og vurderinger, og vil ofte spesifisere andre løsninger enn de øvrige institusjonene», heter det i styrenotatene hos de fire samarbeidspartnerne. 

Videre heter det at: «Den todeling som var før, er således fortsatt gjeldende. En slik todeling er i realiteten en forenkling av kartet i sektoren der de fire breddeuniversitetene tar ansvar for å fremme og løse sine behov samlet, mens Uninett tar et ansvar for resten».

Hjelp fra en høgskolelektor

De gamle breddeuniversitetene har allerede jobbet med saken i flere år, blant annet ved å kartlegge mulighetene for felles løsninger og felles behov. Men det var først sommeren 2015  at de respektive styrene gjorde formelt vedtak om en felles anbudsprosess. 

Det er de fire universitetsdirektørene, eller tilsvarende, som er såkalte prosjekteiere i BOTT-samarbeidet.

Nylig har direktøren ved Universitetet i Bergen, Kjell Bernstrøm,  gått inn som leder av prosjektet. Styringsgruppen er også blitt forsterket med en høgskolelektor fra Handelshøyskolen BI, Bo Hjort Christensen, som ifølge styrepapirene har bred erfaring fra anskaffelse av denne typen prosjekter.  

Et eksternt firma er også leid inn for å kvalitetssikre anbudsgrunnlaget.

Lese også: Dokumentet om BOTT 2016 her

Andre kan også bli med

Kunnskapsdepartementet er løpende blitt informert om fremdriften til prosjektet. Og i de siste styrepapirene som ble behandlet nå i høst kommer det også fram at BOTT-prosjektet vil «innrette anskaffelsen slik at valgt løsning også kan benyttes av andre aktører i sektoren hvis dette blir aktuelt».

Universitetsdirektør på UiB, Kjell Bernstrøm, bekrefter at noen allerede er invitert inn.

— Er andre universiteter invitert til å være med?

— Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) er invitert, men har foreløpig valgt å stå utenfor, sier Bernstrøm.

— Hva med de tre nye universitetene, Universitetet i Stavanger, Universitetet i Agder og Nord universitet?

— Vi vil i anbudet åpne for at flere kan koble seg på etterhvert, sier han.

Konkurrenter til Uninett

— Det dere spør etter er jo også leveranser Uninett håndterer. Oppfatter du dette BOTT-samarbeidet som en direkte konkurrent til Uninett?

— Vi er vel til en viss grad å oppfatte som konkurrenter, men på andre prosjekter har vi et godt samarbeid med Uninett, sier Bernstrøm.

Han legger til at historisk sett ble Uninett opprettet for å håndtere løsninger for de daværende distrikthøyskolene. Siden den gang har det vokst fram store høgskoler og nye universiteter i Uninetts portefølje, men Bernstrøm understreker at det ikke er noe nytt i at de store breddeuniversitetene og Uninett operere hver for seg.

— Hva sier departementet om at BOTT går ut på denne måten og samordner aktiviteter og har felles anbud utenfor Uninett-paraplyen?

— Vi har hatt to møter med departementet, og oppfatter at vi har grønt lys for våre samordnede prosjekter, sier universitetsdirektør Kjell Bernstrøm.