Økonomidirektør Anita Eriksen, her sammen med rektor Bjørn Olsen, Nord universitet, er for fellesløsninger i prinsippet, men sier det ikke vil bli noen enkel jobb å komme fram til en felles systemportefølje i sektoren. Foto: Ketil Blom Haugstulen
Økonomidirektør Anita Eriksen, her sammen med rektor Bjørn Olsen, Nord universitet, er for fellesløsninger i prinsippet, men sier det ikke vil bli noen enkel jobb å komme fram til en felles systemportefølje i sektoren. Foto: Ketil Blom Haugstulen

Avventende til felles it-system

Felles system. Holdningen til å delta i stor felles it-avtale er avventende blant universiteter og høgskoler. Flere er usikre på om de vil bli pålagt å bli en del av BOTT-avtalen og hva det eventuelt vil innebære.

Publisert
Fakta

BOTT-samarbeidet

Samarbeid mellom de fire eldste universitetene i landet, Universitetet i Oslo, Universitetet i Bergen, Universitetet i Tromsø og NTNU blir kalt for BOTT (Bergen, Oslo, Trondheim, Tromsø)-prosjektet.

De fire institusjonene samarbeider om anskaffelsesprosess for felles administrative systemer innen lønn, personal og økonomi med tilhørende moduler (ERP-prosjektet).

Også saksbehandling og arkivtjenester er aktuelle områder for utskilling. Dette er en egen prosess.

Samarbeidet vurderte å gå ut i et stort anbud, men sommeren 2017 ba Finansdepartementet om at det skulle utredes en avtale med statens eget Direktoratet for økonomiforvaltning.

Styringsgruppen for ERP-prosjektet BOTT la fram forslag til løsning for styret i BOTT torsdag 25. januar.

Styringsgruppens leder, Kjell Bernstrøm, sier at man på 4 av 5 punkter har landet avtale med DFØ, men at det gjenstår endel på punktet pris.

Styrene ved de fire universitetene ble orientert om siste utvikling i saken i mars/april.

Endelig beslutning vil skje før sommeren.

De fire bredde-universitetene, i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø (BOTT) har snart forhandlet fram en avtale med Direktoratet for økonomistyring (DFØ) om leveranse av felles administrative it-systemer. Ifølge Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan og digitale strategi er målet at samtlige høgskoler og universiteter skal over på den samme løsningen.

Direktøren ved Norges miljø og biovitenskapelige universitet (NMBU), Lars Atle Holm, er sterkt skeptisk til planene og mener at det vil bli en altfor dyr løsning.

Les også: Skepsis til felles it-system

NMBU har hatt en observatørrolle i BOTT-samarbeidet og kjenner innholdet i forslag til avtale mer inngående enn de fleste andre direktører i sektoren.

DFØ har i begrenset grad tatt hensyn til universitets- og høgskole-sektoren som kunde.
Kjetil Hellang
Økonomidir. UiA

Avventende direktører

Flere av de andre som Khrono har snakket med er avventende til hele prosjektet.

Kjetil Hellang, økonomidirektør ved Universitetet i Agder (UiA), sier de er spente på hvordan BOTT-universitetenes DFØ-avtale blir.

— Vi er spente på om avtalen vil bli bedre eller dårligere for oss enn de avtalene vi har i dag. Og vi er også spente på om det vil bli frivillig for oss å være med i en felles DFØ-avtale eller om vi blir tvunget med. Dette har vi ikke fått noen klare signaler på, sier Hellang.

UiA har fra før sitt lønnssystem hos DFØ, mens regnskapssystemet leveres av Agresso gjennom Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan.

Fakturahåndteringssystemet for hele sektoren, unntatt BOTT-universitetene, utløper i 2018, og Hellang sier at de uansett må forhandle fram en ny avtale på dette, uavhengig av hva som skjer mellom BOTT og DFØ.

Økonomidirektør Kjetil Hellang, Universitetet i Agder
Økonomidirektør Kjetil Hellang, Universitetet i Agder

Hellang sier at UiA har varierende erfaring med Direktoratet for økonomistyring (DFØ) som leverandør.

— DFØ har i begrenset grad tatt hensyn til universitets- og høgskolesektoren som kunde. Vi håper at når BOTT kommer inn som en stor og krevende kunde, så vil det øke funksjonaliteten og forbedre systemene som DFØ leverer til sektoren, sier han.

Avventer avtalen

Økonomi- og virksomhetsdirektør Eli Løvaas Kolstø ved Universitetet i Stavanger sier at de følger nøye med på hva resultatet blir av prosessen mellom de fire eldste universitetene (BOTT-universitetene) og det statlige Direktoratet for økonomistyring (DFØ).

— Hva tenker dere om å skulle bli omfattet av en avtale med DFØ?

— Vi har ikke gjort noen vurdering av det ennå, Vi ønsker å se avtalen og hva de kommer fram til først. Det er vanskelig å gjøre noen vurdering før det skjer, sier Kolstø.

Er positiv i prinsippet

Økonomidirektør Anita Eriksen ved Nord universitet sier at de prinsipielt er positive til at det tenkes fellesløsninger.

— Når det gjelder lønns- og personalsystem så er vi allerede kunder av DFØ – og har vært det siden 2007. Våre øvrige administrative systemløsninger er i hovedsak levert via avtaler inngått av tidligere Uninett – nå Tjenesteorganet. Gjennom disse avtalene har vi lang erfaring med fellesløsninger i sektoren. For oss er det et mål å standardisere mest mulig både på løsninger og arbeidsprosesser, sier hun.

Eriksen sier likevel at det ikke vil bli noen enkel jobb å komme dit at alle i uh-sektoren har felles systemportefølje.

— Vi har jo per nå ikke kunnskap om for eksempel kostnader for oss ved overgang til nye fellesløsninger, og heller ikke detaljert om funksjonalitet og utvikling av funksjonalitet, sier hun.

OsloMet på sidelinjen

Landets tredje største universitet, OsloMet, har sittet på sidelinjen og kjenner kun forhandlingene mellom BOTT-universitetene og Direktoratet for økonomistyring gjennom orienteringer.

Foreløpige beregninger viser at drifts-kostnadene for UiT blir omtrent de samme som i dag.
Jørgen Fossland
Direktør, UiT

— Vi er i utgangspunktet positive til felles løsninger og samarbeid i sektoren. Men vi er ikke kjent med kostnader ved å bli part i denne avtalen/løsningen og er usikre på hvordan det eventuelt ville påvirke vår fleksibilitet, sier direktør for digitalisering og infrastruktur ved OsloMet, Asbjørn Seim.

UiT: Samme driftskostnad

Jørgen Fossland er direktør ved UiT Norges arktiske universitet og en del av BOTT-samarbeidet fra 2015.

— Vil en avtale med DFØ gjøre det billigere eller dyrere for UiT?

— Foreløpige beregninger viser at driftskostnadene for UiT blir omtrent de samme som i dag. Og så kommer investeringskostnadene i tillegg - men de hadde jo kommet uansett, sier Fossland. Han ønsker ikke å gi noen råd til andre institusjoner om hva de bør gjøre.

Men du synes det kan bli fint å få flere å dele investeringskostnadene med?

— Ja, det er jo en klar fordel, sier UiT-direktøren.

Jørgen Fossland regner med at UiTs styre skal behandle saken om å si ja eller nei til DFØ-avtalen på sitt møte 29.juni.

Les også: Flere saker om BOTT-samarbeidet