Nye it-systemer gir frustrerte ansatte også ved UiT

UiT Norges arktiske universitet innførte nye lønns- og økonomisystemer 1. januar i år, til tross for omfattende trøbbel ved innføringen av de samme systemene ved Universitetet i Bergen og Universitetet i Oslo. Systemene er levert av Direktoratet for økonomistyring (DFØ).

Ifølge en orientering til universitetsstyrets møte 10. februar har det så langt ikke vært driftskritiske utfordringer ved innføringen av systemene. Lønnskjøringen 12. januar var vellykket, heter det, mens bestillingssystemet byr på en del utfordringer. Systemet er mindre tilfredsstillende og mer tidkrevende i bruk enn det gamle systemet, ifølge orienteringen.

— UiT er fortsatt i en tidlig fase når det gjelder å ta i bruk systemløsningene. Det vil også i tiden fremover være utfordringer og det må tas høyde for at uforutsette ting kan skje, skriver rektor Dag Rune Olsen.

Ikke imponert

Hovedtillitsvalgt for Norsk tjenestemannslag (NTL), Marit Martinsen Dahle, er så langt ikke særlig imponert over innføringen av nye systemer. Det til tross for at lønnskjøringen i januar gikk bra og de aller fleste fikk riktig lønn.

— Man har gått over fra et personal- og økonomisystem til et lønns- og økonomisystem, noe som merkes godt i organisasjonen. Vi opplever også at en del ansatte har mistet tilganger som de hadde før og dermed har hatt problemer med å utføre arbeidsoppgavene sine de siste fem ukene. Det er uklart om og når de vil få disse tilgangene, sier hun.

— Det har bare gått noen uker og jeg vil ikke svartmale, men det er en del rusk i maskineriet. Hva har de holdt på med før systemene gikk på lufta? Hvor er erfaringsoverføringene fra UiB og UiO? Jeg hadde forventet at man hadde lært av dem og at systemene var mer tilrettelagt for oss, sier hun.

— Er dere fornøyde med opplæringen?

— Det har vært veldig mange kurs, men jeg er litt usikker på hvor relevante de har vært og om de har gitt svar på det mange opplever som den største utfordringen - at de ikke finner igjen informasjon som de trenger for å kunne gjøre jobben sin, sier hun.

UiT-direktør Jørgen Fossland presiserer overfor Khrono at problemer med tilgang til systemene ikke er noe som kan klandres DFØ.

— Det er noe vi på UiT skal sørge for, og det handler vel så mye om tilgang til de gamle systemene våre. Her har vi lisenser, men vi har ikke fått gitt alle tilgang ennå, sier han.

systemtrøbbel

Flere hundre rammes av problemer med lønns- og IT-system. Nå blir det pause for å fikse feil

Nesten etter planen

Hovedtillitsvalgt for Forskerforbundet, Ellen K. Dahl, sier at prioritet nummer én har vært at alle skulle få utbetalt lønn i januar.

— Det har gått etter planen, men noen få unntak av timeansatte, sier hun i en epost.

Dahl sier videre at opplæringen har vært godt organisert for alle ansattegrupper.

— Ifølge orienteringen til styret har bestillinger vært komplisert og tidkrevende?

— Det kjenner jeg ikke til, med få unntak: Det er et omfattende system å få bestilt fagbøker for vitenskapelige i det nye systemet samt å få utbetalt utlegg som ansatte har hatt. Vi melder inn sakene og forventer at dette lar seg løse raskt, sier hun og legger til at hun regner med at det kommer flere tilbakemeldinger etter hvert, siden de bare så vidt er i gang med de nye systemene.

Økonomi

Skal ha ekstern gjennom­gang av DFØ-system

Gjenstår mye utviklingsarbeid

I orienteringen til styret understreker rektor Dag Rune Olsen at den samlede leveranse fra DFØ ikke er ferdig utviklet og at det stadig gjenstår en del utviklingsarbeid i regi av DFØ og BOTT (universitetene i Bergen, Oslo, Tromsø og Trondheim).

De fire BOTT-universitetene er blitt enige om en frys i utviklingsarbeidet fram mot 1. mai i år, og i mellomtiden skal det arbeidet med å få stabilisert driften av de nye løsningene. Nye utviklingsoppgaver vil først settes i gang etter denne datoen.

— Dette bidrar til at UiT verken på kort eller mellomlang sikt kan forvente gevinster i form av mindre ressursbruk i egen organisasjon, skriver Olsen, som spesielt peker på at løsningen for bestillinger er mindre tilfredsstillende, men at det også gjenstår viktig utviklingsarbeid på andre områder.

Universitetet i Bergen innførte de nye lønns- og økonomisystemene fra 1. januar 2021, mens Universitetet i Oslo fulgte etter 1. mai 2021. UiT gikk på lufta med nye systemer 1. januar i år, mens NTNU har utsatt innføringen og planlegger at den skal skje 1. januar 2023.

(Saken er oppdatert 9/2 kl 14.30 med en kommentar fra direktør Jørgen Fossland.)