Kontorene står tomme etter korona. Bare 15 prosent møter opp hver dag 

— Noen ganger tenker jeg at det hadde vært veldig hyggelig å se flere av kollegene, sier førsteamanuensis Emilia Andersson-Bakken på grunnskolelærerutdanningen på OsloMet.

De andre kontorene i gangen har slukkede lys. Vi teller i underkant av 30 tomme rom i denne delen av etasjen. Kun én annen person sitter foran en skjerm på et grupperom.

Antakelig er det ekstra stille nå fordi det er fredag morgen og eksamenstid. Andersson-Bakken tror dessuten flere har skriveuke hjemme, siden undervisningen er over.

Men det er ofte halvfullt, forteller hun. Vanligvis er de 10-12 stykker av totalt rundt 20 kolleger på kontoret, anslår hun.

Selv er hun på kontoret hver dag. 

— Jeg trives veldig godt med å være her. Både å være på kontoret og med kolleger. Det er fint å se andre mennesker enn bare familien min. Som småbarnsmor er jeg mye hjemme på kveldene, og ser ikke så mange andre, sier hun.

Debatt ● guro lind

Åpne kontorløsninger er dårlig samfunns­økonomi

15 prosent jobber kun på jobb­kontoret

Det er halvannet år siden Norge gjenåpnet for fullt etter pandemien. I en fersk undersøkelse har forskningsinstituttet Nifu sett på bruken av hjemmekontor blant forskere før og etter pandemien. Økningen i bruk av hjemmekontor har vært betydelig, skriver de.

 Emilia Andersson-Bakken synes også det har blitt færre på jobb.

— Folk har kanskje sett at det fungerer godt med hjemmekontor, sier hun.

I undersøkelsen ble respondentene spurt hvordan de jobbet en typisk arbeidsuke før pandemien og høsten 2022.

Riktignok bruker flertallet fortsatt lokalene på arbeidsplassen mest. Men det har vært en sterk nedgang i gruppen som kun jobber i lokalene på arbeidsplassen.

Før pandemien var det 40 prosent som kun var på jobbkontoret. Høsten 2022 hadde dette sunket til 15 prosent (se faktaboks).

— Vi antar at det skyldes dels endringen i vaner og rutiner, dels økt tilgang på utstyr og fasiliteter for hjemmekontor. Du ble vant til å ha møter på Teams. Etter pandemien er det i større grad institusjonalisert at du ikke går glipp av alle møter, selv om du jobber hjemmefra en dag, sier forskningsleder Espen Solberg ved Nifu. 

 Det var riktignok mye hjemmekontor før også. Vitenskapelig ansatte har såkalt «særlig uavhengige stillinger», som innebærer stor frihet. 

Vil at folk skal komme litt oftere 

Forskningsleder Lene Bomann-Larsen på politihøgskolen har rundt 30 ansatte på avdelingen sin. Hun anslår at rundt halvparten er fysisk til stede på kontoret på en vanlig dag, og på en god dag 20.

Alle de andre har ikke nødvendigvis hjemmekontor, men kan for eksempel være ute på møter eller gjøre feltarbeid, understreker hun.

— For arbeidsmiljøets skyld kunne jeg ønsket at det var flere til stede samtidig. Alle sier jo selv også at de synes det er fint at folk er der. Da blir man også mer fristet til å komme på jobb. Det blir litt en ond sirkel, for hvis det er få folk der, da tiltrekkes det ikke flere.

Mye blir lettere når man er fysisk til stede, mener hun. 

— Man får faglige diskusjoner, avklaringer, man hjelper hverandre. Og jeg tror man unngår mye misforståelser, for e-post er en naturlig kilde til det.

Ett tiltak de har innført er at avdelingsmøter holdes kun fysisk.

— Da går du glipp av informasjonen hvis du ikke er der.

Instituttleder Jon Vidar Sigurdsson ved Institutt for arkeologi, konservering og historie (IAKH) ved Universitetet i Oslo har også inntrykk av at flere bruker hjemmekontor nå enn før pandemien.

— For det sosiale miljøet ved IAKH, som er godt, hadde det vært ønskelig at enda flere brukte kontorene sine noe oftere, sier han. 

Tillitsvalgt: — Arbeidsmiljøet blir forringet

Hovedtillitsvalgt for Forskerforbundet ved OsloMet, Erik Dahlgren, er godt kjent med problemstillingen.

— Mitt inntrykk er at de fleste som vil ha hjemmekontor, får relativ greit tilgang til det. Problemet er ikke for de som er hjemme, men for de som velger å være på jobben. Det er nesten ikke noe vits å være der, for det er nesten ingen der. Arbeidsmiljøet blir rett og slett forringet, sier han.

— Det er jo en uting hvis folk ikke er på jobb. Vi kan ikke holde oss med store bygg med masse kontorer hvis de ikke er i bruk. Vi lager på en måte problemer for oss selv. Det er noe med kontakten mellom student og lærer, og mellom lærere. Man trenger å snakke med hverandre uformelt også, ikke bare i de formelle møtene en gang i uka.

— Er dette et generelt problem på OsloMet?

— Det kan nok variere. Men det er nok blitt en utfordring at folk ikke er på jobb. Det tror jeg er ganske gjennomgående, sier han.

Dahlgren kommer fra selv fra radiografi på OsloMet. Førsteamanuensis Audun Sanderud beskriver situasjonen der: 

— Normalt tenker jeg vi er fire av ti som er på kontoret, sier han. 

— Vi er liksom en gjeng som har den rutinen at du drar på jobb, og så drar vi hjem og er privatpersoner. Og så er det andre hvor det er litt mer flytende.

Debatt

Hva savner jeg i denne situasjonen? Fellesskapet.

Slipper å ringe 

På lærerutdanningen på OsloMet kommer Emilia Andersson-Bakkens kollega Hilde Tørnby innom kontoret. De to skal videre til en konferanse. Tørnby har forståelse for at ledere synes det har blitt for mye hjemmekontor.

— Det som forsvinner med hjemmekontor, er den uformelle praten over en kaffekopp. Emilia og jeg pleier å ta en kaffe om morgenen. Det er veldig hyggelig, og da er det også viktige ting som kommer opp. Da kan vi planlegge ting uten å ta en telefon eller ta et fysisk møte, sier hun.

I undersøkelsen til Nifu er det også tegn til at forskere opplever at forskningssamarbeidet har blitt dårligere etter pandemien. Drøyt seks av ti oppga at det er omtrent som før, rundt ni prosent sa at det har blitt bedre, mens 19 prosent sa at det har blitt dårligere. 

— Endringene er ikke dramatiske, men blant de som oppgir at samarbeidet har blitt svekket, nevnes blant annet mindre spontanitet og kreativitet som følge av flere digitale møter og mer hjemmekontor. Dette er foreløpige indikasjoner, og vi følger dette videre framover, sier Espen Solberg på Nifu.

Retningslinjer: Først og fremst på jobbkontoret 

Det er varierende praksis og retningslinjer for hjemmekontor ved universitetene og høgskolene (se oversikt nederst i saken). 

Men det er gjennomgående at utdanningsinstitusjonene vil at de ansatte først og fremst skal jobbe på kontoret på fysisk på arbeidsplassen. Ved NTNU heter det for eksempel at «hovedregelen for alle ansatte ved NTNU er at man har fast arbeidsplass på campus.»

HR-sjef Arne Kr. Hestnes utdyper:

— Da vi jobbet med hjemmekontorregelverket, var vi i blant annet i dialog med fagforeningene. Og de var også veldig tydelige på at å være til stede i arbeidsmiljøet i det daglige, gir en merverdi.

I retningslinjene deres står det også at hjemmekontor må avtales med leder. Avtale om faste dager for hjemmekontor eller hjemmekontor over en lengre periode må gjøres skriftlig, heter det videre.

Etter det HR-sjefen vet, har det  imidlertid ikke vært vanskelig å få folk tilbake til kontorene etter pandemien.

— Vi har ikke gått systematisk til verks for å måle det. Men min overordnede oppfatning er at folk syntes det var bra å komme tilbake til arbeidsmiljøet. Vi har fått tilbakemeldinger om at det i enkelte miljøer har vært vanskelig å få enkelte arbeidstakere tilbake. Men det har vært så lite omfang at vi ikke har tatt tak i det.

Debatt ● heidi dahlsveen

Sju punkter for hvordan å overleve den digitale undervisningen

— Skal plutselig organisere en konferanse 

En mulig årsak til at flere velger hjemmekontor, er arbeidspresset i akademia, tror hovedtillitsvalgt for Forskerforbundet Belinda Eikås Skjøstad ved Universitetet i Oslo.

— Presset øker bare på, år for år. Det er nok bare et generelt trekk i tiden at arbeidstid som skulle gått til forskning, for eksempel går til veiledning man ikke rakk. Og hvis man går i korridorer, blir man sett og spurt om å være med på det ene og andre. Så skal man plutselig organisere en konferanse, sier hun.

For henne er tidspresset det største problemet, ikke hvor arbeidet utføres fra.

— Vi er veldig tydelige på at vi ønsker folk tilbake til kontoret. Og vi er ganske restriktive med å gi folk faste dager med hjemmekontor, sier dekan Gry Agnete Alsos ved Handelshøgskolen ved Nord universitet.

Hos dem har det ikke vært noen gnisninger eller konflikter knyttet hjemmekontor, sier hun.

— Hovedinntrykket er at folk setter pris på tilstedeværelse.

Hun sier at når folk opplever at de er mer effektive på hjemmekontor, handler det  også om ting man ikke gjør når man jobber hjemmefra.

— For eksempel å hjelpe en kollega eller svare på et spørsmål når noen stikker hodet gjennom døra. Og de tingene er også viktige for å få en organisasjon til å fungere. Og når noen velger å sitte hjemme, så flytter man den type aktivitet over på de som er på jobb.

Slik er retningslinjene for hjemmekontor:

OsloMet

• Hovedregelen er at campus er fast arbeidssted. Arbeidstakere ved har ingen rett til å arbeide annet sted enn på campus, med mindre særskilt avtale om annet arbeidssted er inngått.
• Nærmeste leder og arbeidstaker kan avtale skriftlig at arbeidstaker arbeider noen dager på kontoret og noen dager hjemme i løpet av en arbeidsuke over en gitt periode.
• Kortsiktig forflytning av arbeidssted og skal avtales fra gang til gang mellom arbeidstaker og nærmeste leder.

Universitetet i Stavanger

• Hovedregelen er tilstedeværelse på campus. Hjemmekontor skal være begrunnet i et behov hos den ansatte, f.eks. arbeidsoppgaver (har behov for å jobbe konsentrert), omsorgsoppgaver og helserelaterte grunner.
• Skiller mellom fast og sporadisk bruk. Ved sporadisk bruk trenger en ikke avtale med nærmeste leder på forhånd, men det forutsette at den ansatte tar hensyn til oppgaver som krever tilstedeværelse.
• Ved en fast ordning (en eller flere dager i uka i inntil seks måneder) skal det inngås avtale og leder, som når som helst i perioden kan sies opp. Skal ikke overstige mer enn i snitt to dager i uka.

Nord universitet

• Nord universitet ønsker at ansatte i størst mulig grad er til stede på hovedarbeidsplassen i arbeidstiden.
• Sporadisk bruk av fleksibelt arbeidssted (for eksempel til arbeid med forskningsartikler) med gjennomsnittlig omfang i måneden under to dager pr. uke utløser ingen krav til formell avtale.
• Fast bruk av fleksibelt arbeidssted, eller bruk av fleksibelt arbeidssted med gjennomsnittlig omfang i måneden på to dager eller mer pr. uke, krever en formell individuell avtale om fleksibelt arbeidssted.

Universitetet i Tromsø:

• Utgangspunktet er at ansatte har tilstedeværelsesplikt på arbeidsstedet.
• UiT har ingen felles ordning for hjemmekontor, men jobber for å få det på plass i år.
• Organisasjons- og økonomidirektør Odd Arne Paulsen opplyser at «det er mulig å utvise en viss fleksibilitet ved den enkelte enhet, og særlig i dialogen mellom leder og den enkelte medarbeider, med hensyn til å avtale at arbeid av kortvarig eller sporadisk art kan utføres fra hjemmekontor eller annet sted.»

NMBU

• Har ingen sentrale avtaler om dette, men ansvaret ligger hos den enkelte leder på de ulike enhetene.
• Ønsker at ansatte i størst mulig grad at folk er på arbeidsplassen sin.

Universitetet i Oslo

• Fysisk tilstedeværelse på arbeidsplassen er hovedregelen.
• Hjemmekontor av sporadisk karakter kan avtales mellom leder og ansatt. I særskilte tilfeller der det er aktuelt med hjemmekontor mer regelmessig og over en lengre periode, må dette avtales skriftlig mellom leder og ansatt

Universitetet i Sørøst-Norge

• Har innført en prøveordning (fram til 1. juli 2023) der ansatte etter avtale med nærmeste leder kan veksle på å jobbe hjemmefra og på arbeidsplassen, under forutsetning av at medarbeideren er like tilgjengelig for ledere, kolleger og studenter i arbeidstiden.
• Medarbeidere kan etter avtale med leder arbeide hjemmefra inntil to dager i uken dersom arbeidsoppgavene er av en slik art at det er mulig.
• Sporadisk og tilfeldig hjemmearbeid avtales fra gang til gang mellom arbeidstaker og nærmeste leder.

NTNU

• Hovedregelen for alle ansatte ved NTNU er at man har fast arbeidsplass på campus. Hjemmekontor skal ikke benyttes som en permanent ordning for noen ansatte ved NTNU.
• Man kan ikke kreve fast hjemmekontor, og arbeidsgiver kan heller ikke pålegge det, men man kan da bli enige om en slik avtale som da må gjøres skriftlig.
• Avtale om bruk av hjemmekontor kan inngås for maksimalt seks måneder av gangen. Det kan avtales at inntil 40 prosent av arbeidstiden kan legges til hjemmekontor med hjemmel i dette regelverket.

Retningslinjene gjelder både vitenskapelig ansatte og teknisk-administrativt ansatte.