Fortsatt høy beredskap og kriseledelse flere steder

Studiestarten er i gang, fadderarrangementene både avholdes og avlyses om hverandre, og universitetene og høgskolene landet rundt har fått økt smittefare på bordet allerede fra dag én.

I vår og før sommeren sto universitets- og høgskolesektoren på hodet, det var krise, og situasjonen ble løst på forskjellige måter. Noen steder var rektor tett på prosessen og den daglige kriseledelsen, mens andre steder ble rektor orientert. I en tredje modell satt rektor i strategisk beredskapsledelse, og var således med på å fatte de aller fleste beslutningene.

• Les Khronos sak fra 20. mai her: Direktører styrer universitetene under koronakrisen

Nøyaktig hvordan det blir arbeidet i forbindelse med studiestarten, varierer fra institusjon til institusjon, men felles for alle er at beredskapen er relativt høy.

— Det har vært etablert både sentrale og lokale beredskapsledelser under koronatiden, og det er nå innkalt til nye møter. I perioden hvor sentral beredskapsledelse har vært dimittert, har vi selvsagt gjennomført vanlige ledelsesmøter, sier UiO-rektor Svein Stølen til Khrono.

— Koronasituasjonen ved UiO håndteres nå med støtte fra et sentralt smittevernutvalg, informerer rektoren videre.

• Les også: NTNU-fadder koronasmittet — avlyser flere arrangementer
• Les også: UiB-student har testa positivt for korona

Kontinuerlig dialog

Stølen forteller at ved Universitetet i Oslo, så er det i første omgang rektoratet og den administrative ledelsen som deltar på ledelsesmøtene.

— Studentparlamentet er også representert, presiserer rektoren.

Han understreker at dialogen når det gjelder koronasituasjonen er kontinuerlig selv om det per nå ikke avholdes egne krisemøter.

— Vi jobber tett sammen, og det er ikke slik at vi bare snakker sammen når vi har møter. For eksempel så snakker jeg sikkert med universitetsdirektøren fem ganger om dagen. Det å lede et universitet er noe som foregår døgnet rundt, også i helgene, poengterer Stølen, som anslår at UiO har hatt rundt 15 ledermøter der koronasituasjonen har vært blant temaene som er blitt diskutert.

— Jeg har vært med på de aller fleste av dem, sier Stølen.

Den sentrale beredskapsledelsen ved UiO har avholdt 19 egne møter siden 12. mars. Blant disse har Stølen deltatt på seks.

• Les også: Truer med å avlyse fadderuker i Oslo

«Utvidet krisestab» ved UiT

Ved UiT Norges arktiske universitet forteller universitetsdirektør Jørgen Fossland at universitetet fortsatt er i kriseberedskap og har ukentlige møter.

— Eller hyppigere ved behov, sier Fossland til Khrono.

Han fortsetter:

— Krisestaben vår er utvidet, og det har den vært helt siden 12. mars. Rektor selv og andre i rektoratet er med på alle møtene, i tillegg til beredskapsledelsen og lederne av de lokale beredskapsgruppene.

Denne uken skal beredskapsgruppen ha møte om hvordan høsten skal se ut når det gjelder krisestab og kriseledelse.

— Vi skal snakke litt om hyppighet og lignende, men det er også viktig å huske på at dette er noe som avhenger av den generelle smittesituasjonen lokalt og ellers i landet, understreker Fossland.

Roppen har vært på samtlige møter

Høgskulen i Volda har i likhet med UiT fortsatt med kontinuerlig krisestab. I sommer har det riktignok ikke vært noen møtevirksomhet, men rektor Johann Roppen sier til Khrono at det i løpet av våren ble avholdt en plass mellom 35 og 40 krisemøter og at han selv deltok på samtlige.

— Akkurat nå er vi midt i oppstartsfasen etter ferien, men vi vil fortsette å ha møter fremover, sier Roppen.

På møtene deltar rektoratet, alle dekanene, studiedirektør, personalsjef, representanter fra eiendom og drift, lederen av studentparlamentet, representanter fra studentsamskipnaden, folk fra kommunikasjonsavdelingen og eventuelle andre personer som blir hentet inn ved behov. Møtene og krisestaben ledes av direktør Karen Lomeland Jakobsen.

— Vi er påpasselige med å unngå å ha møter om møtene. Hvert enkelt møte blir nøye fulgt opp, og i etterkant sender direktøren ut en e-post med informasjon om det vi har diskutert og om, forklarer Roppen.

Som regel deltar cirka 16 personer på møtene.

— Ettersom det ikke har vært noe reisevirksomhet og lignende i år, så har det ikke vært vanskelig å få med seg alle møtene. Etter det første møtet i mars, har jo også møtene foregått digitalt, sier Roppen.

• Les også: Store utfordringer med digitalt lederskap i akademia
• Les også: NTNU-rektoren har bare deltatt i to beredskapsmøter

Over 60 møter i Nord

— Vi avholder jevnlige møter med beredskapsledelsen. I tillegg har vi egne beredskapsmøter med rektoratet ved behov, informerer kommunikasjonssjef ved Nord universitet, Andreas Førde.

En opptelling han har foretatt viser at Nord universitet har gjennomført over 60 beredskapsmøter siden 12. mars. Rektor Hanne Solheim Hansen har vært til stede på rundt 50 av dem.

— Rektor har vært «hands on» i denne tiden, det er det ingen tvil om, fastslår Førde, som understreker at universitetet fortsetter å avholde jevnlige møter i tiden som kommer.

UiS har fortsatt aktiv kriseledelse

Direktør for Organisasjon og Infrastruktur ved Universitetet i Stavanger, Ole Ringdal, sier til Khrono at kriseledelsen ved universitetet fortsatt er aktiv.

— Frem til ferien var denne tredelt. Sentral beredskapsledelse ble ledet av rektor Klaus Mohn, operativ beredskapsledelse ble ledet av meg og beredskapsstaben ble ledet av beredskapskoordinator Even Heien, forteller Ringdal.

Møteantallet i de først- og sistnevnte ledelsene har variert mellom én og tre ganger i uken siden 12. mars.

— Samtidig har den operative beredskapsledelsen har hadde daglige møter frem til juni, sier Ringdal, som legger til at den sentrale beredskapsledelsen legges ned fra studiestart og at det nå opprettes lokale beredskapsledelser på hvert enkelt fakultet.

— Operativ beredskapsledelse opprettholdes som før, understreker Ringdal.

OsloMet: — Beslutninger tas fortløpende

Oppdatering18. august kl 11.59: — Torsdag 13. august satte OsloMet igjen beredskapsstab. Hovedfokus er å forberede virksomheten på å håndtere en krevende smittesituasjon, skriver seniorrådgiver ved Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon ved OsloMet, Stig Nøra i en e-post til Khrono.

Følgende stod skrevet før oppdateringen over: Ved OsloMet pågår det ifølge seniorrådgiver ved samfunnskontakt og kommunikasjon, Kjersti Thoresen, fortsatt kontinuerlig beredskapsarbeid, men 15. mai ble beredskapsarbeidet flyttet over i linjen til virksomhetsledelsen.

— Viktige beslutninger tas fortløpende av rektor etter drøfting i rektors ledergruppe, skriver Thoresen i en e-post til Khrono.

Hun informerer videre om at det fra oppstarten 28. februar til den sentrale beredskapsledelsen ble demobilisert 15. mai, ble avholdt 32 møter. Rektor Curt Rice var selv til stede kun ved et par anledninger.

Thoresen forklarer:

— Overordnede og strategiske avgjørelser ble uansett løpende avklart med rektor og rektors ledergruppe. Rektor hadde i perioden daglig dialog med viserektor og direktør om utviklingen i beredskapsarbeidet, i tillegg til andre arbeidsgrupper som var involvert i det omfattende arbeidet. Alle viktige avgjørelser ble som allerede nevnt avklart med rektor fortløpende, ofte etter drøfting i rektors ledergruppe.

• Les også: Droppar faddervakter i Agder
• Les også: Studentleiar hardt ut mot helsestyresmaktene

Dette svarer NTNU

Organisasjonsdirektør ved NTNU, Ida Munkeby, informerer om at NTNU fortsatt har faste møter med den sentrale beredskapsledelsen.

— For tiden har vi to møter i uken, skriver Munkeby i en e-post.

Når det gjelder NTNU-rektor Anne Borgs tilstedeværelse på møtene, som blant annet fikk oppmerksomhet i Universitetsavisa tidligere denne måneden, skriver Munkeby følgende:

— Sentral beredskapsledelse har holdt 49 møter. Rektor Anne Borg har deltatt på fire møter. Det har imidlertid vært tett dialog mellom rektor og sentral beredskapsledelse både før og i etterkant av møtene. Sentral beredskaps rolle er å gi råd til rektor, og det er rektor som tar de større beslutningene. Videre har koronapandemien vært et fast punkt på agendaen etter påske både på rektorat- og dekanmøtene, som rektor leder, samt i Sentralt Samarbeidsutvalg.

— Vi har en beredskapsgruppe som er nedsatt i forbindelse med studiestart. Den samme gruppen var i sving fra mars av.

UiB: — Viserektor har vært tilstede

Seniorrådgiver ved Universitetet i Bergens kommunikasjonsavdeling, Olaf Erlend Gundersen, svarer følgende på spørsmål om hvor mange beredskapsmøter rektor har deltatt på:

— Rektoratet har deltatt på nesten alle møtene, med noen få unntak. Viserektor Oddrun Samdal har vært rektoratet sin representant i sentral beredskapsledelse, og har vært invitert til møtene. I tillegg har universitetsledelsen hatt daglige informasjonsmøter med fakultetene.

— Samdal har deltatt på samtlige møter forruten ett. Beslutninger av vesentlig karakter fattes ikke av denne gruppen, men av rektor og direktør, skriver UiB-rektor Dag Rune Olsen i en e-post til Khrono.

Han understreker at Samdal har hatt fullmakt fra rektor i saker som omfatter studenter, udnervisning og undervisningsmiljø.

Ulik praksis landet rundt

Direktør for digitalisering og infrastruktur ved Høgskolen i Innlandet, Marit Torgersen, skriver følgende i en e-post til Khrono:

— Med hensyn til god og effektiv behandling av videre saker tok beredskapsorganisasjonen ved HINN pause og frøs møtefrekvensen fra og med 20. mai. Beredskapsansvarlig og beredskapskoordinator har etter dette hatt ansvar for å følge situasjonen videre, gi råd og eventuelt mobilisere beredskapsorganisasjonen på nytt ved behov.

Ved Universitetet i Sørøst-Norge har de fortsatt krisestab, skriver kommunikasjons- og markedsdirektør Reidun Mangrud i en e-post til Khrono.

— Fra 12. mars har vi avholdt 40 møter og rektor Petter Aasen har deltatt på 28 av dem, informerer Mangrud.

Direktør for fagstøtte ved VID vitenskapelige høgskole, Ingeborg Mongstad-Kvammen, skriver i en e-post til Khrono at VID avsluttet beredskapsstab 26. mars.

— Vi valgte å gå over til det vi kan kalle normal drift under ekstraordinære omstendigheter, informerer Mongstad-Kvammen.

Koronarelaterte saker har deretter vært fast på agendaen til rektors ledermøter.

— Disse møtene har blitt avhold ukentlig og rektor har vært til stede på samtlige møter, skriver Mongstad-Kvammen.

Ved Politihøgskolen er det heller ikke krisestab, men institusjonen skriver i en e-post at det avholdes ukentlige beredskapsmøter med rektor og ledergruppen.

Kommunikasjonsleder ved NLA Høgskolen, Solfrid Ø. Ebbesen, informerer om at det fortsatt er beredskapsledelse ved NLA og at rektor har deltatt på alle møter.

— Fra mars til april hadde vi daglige møter, deretter gikk vi over til to ukentlige møter, skriver Ebbesen i en e-post.

Informasjonssjef ved Høgskolen i Østfold, Tore Petter Engen, skriver i en e-post at det fortsatt er krisestab og kriseledelse ved HiØ. Det har vært avhold omtrent 20 møter, og rektor Lars-Petter Jelsness-Jørgensen har vært til stede på så å si alle.

Tok pause i sommer

Ved Universitetet i Agder ble strategisk kriseledelse avviklet før sommerferien, men universitetet informerer om at de fremdeles har aktiv kriseledelse. Totalt har det vært avholdt 30 møter i forbindelse med koronahåndteringen, og rektor har meldt frafall til ett av disse.

— I operativ kriseledelse har det vørt avholdt hyppigere møter, i overkant av 50, skriver universitetsdirektør Seunn Smith-Tønnesen i en e-post.

Ved Høgskolen i Molde har de, etter og hatt pause i sommer, igjen startet opp med beredskapsmøter om koronasituasjonen. Siden 12. mars har det vært avholdt tolv møter, og rektor Steinar Kristoffersen har vært til stede på ti av dem.

— Beredskapsteamet forsterkes med øvrige deltagere ut fra hva som er naturlig i den aktuelle krisen, skriver høgskoledirektør Gerd Marit Langøy i en e-post.

Avdelingsleder for kommunikasjons og samfunnskontakt ved Høgskulen på Vestlandet, Svein Ove Eikenes, informerer om at HVL har møter med strategisk krise- og beredskapsgruppe to ganger i uken og ellers ved behov.

Gruppen består av blant andre rektor Berit Rokne og organisasjonsdirektør Tage Båtsvik.

— Fra 12. mars og ut juni ble det avholdt møter tre ganger i uken. Akkurat nå har vi to møter i uken, og rektor er med på alle møtene, skriver Eikenes i en e-post til Khrono.

Aller lengst nord i landet, nærmere bestemt i Longyearbyen, løser Universitetssenteret i Svalbard beredskapsutfordringene gjennom linjeledelsen.

— Ledergruppen ved institusjonen har fungert som krisestab siden starten av pandemien, informerer UNIS-direktør Jøran Moen.

Totalt har det blitt avholdt 43 møter fra 12. mars til dags dato, og Moen har vrt til stede på samtlige.

Seniorrådgiver ved BI, Henrik Stølen, skriver i en e-post at BIs beredskapsgruppe fortsatt møtes kontinuerlig.

— I tillegg har rektors ledergruppe ukentlige beredskapsmøter, informerer Stølen.

Ved NMBU er status følgende:

— NMBU har fortsatt med kontinuerlig krisestab. Kriseberedskapstemaet møtes på Teams hver dag. Teamet består av ledelsen, sikkerhetsansvarlig, hovedverneombud med flere. NMBU sender ut informasjon på mail til alle ansatte ukentlig, skriver kommunikasjonsrådgiver Mette Risbråthe i en e-post på vegne av administrasjonsdirektør ved NMBD, Lars Atle Holm .

Khrono presiserer at ikke alle tallene i saken er direkte sammenlignbare, som følge av de ulike institusjonenes måte å håndtere koronasituasjonen på. Det gjelder både antall møter og rektors tilstedeværelse på disse.