Digital ledelse: — Noen ledere fungerer bedre når de ansatte sitter hjemme

Koronapandemien har kastet ledere og medarbeidere i kunnskapssektoren inn i hjemmekontor-verdenen. Det går ukes- og månedsvis mellom hver gang man treffer ledere og kolleger fysisk.

— Da er rammer og mål særdeles viktig, sier førsteamanuensis Alexander Madsen Sandvik ved NHH.

Han mener at det ikke nødvendigvis er en ny situasjon å lede medarbeidere som sitter på avstand i akademia.

Førsteamanuensis Alexander Madsen Sandvik ved Norges Handelshøyskole vet hva han snakker om når temaet er ledelse og hjemmekontor. Han har doktorgrad i ledelse av kunnskapsmedarbeidere, og er i tillegg firebarnsfar.

— Ledelseslitteraturen og forskning viser at avstand ikke er det store problemet når det gjelder å være en effektiv leder. Men det handler i stor grad om at folk da befinner seg i et etablert arbeidsmiljø. Hjemmekontor skaper mange ekstra utfordringer. Slik som at skille mellom jobb og fritid viskes mer ut, sier Alexander Madsen Sandvik.

les også

– Å være leder for akademikere er som å gjete katter

• Les også: Forskere advarer mot at hjemmekontor blir normalen

Et fortrinn i akademia

Han tror mange ledere i akademia har et fortrinn ved ledelse av de ansatte over avstand – fordi mange ansatte gjennom akademisk frihet allerede er vant til å lede seg selv i stor grad.

— Mange forskere samarbeider og arbeider med andre forskere over avstand – gjerne i andre land – og er vant til å koordinere og drive arbeidet i stor grad selv, sier Sandvik.

Men, selv om mange er flinke til å lede seg selv ved landets universiteter og høgskoler – mener Sandvik at alle har godt av en bevisstgjøring og trening av selvledelse, og å ha et levende arbeidsmiljø og kunnskapsdeling, noe som krever at de ansatte er innom kontoret noen dager i uken.

— Ledelse av selvdrevne ansatte er en krevende øvelse nettopp fordi man må finne andre måter å koordinere arbeidet på og følge opp medarbeidere. Dette krever en endring ikke bare hos lederen selv, men også i omgivelsene og organisasjonen det ledes i. Det må en endring til også i rutiner og strukturer forklarer Alexander Madsen Sandvik.

Prioritere enkle mål

Ledereksperten forklarer at på hjemmekontor må medarbeidere ikke bare lene seg på lederen, men lære å lede seg selv med forståelse av mål og et gitt ansvar. Men det krever forberedelse og planlegging.

— Det vesentlige er at medarbeiderne får klare rammer og forstår misjonen med arbeidet. For sin egen del må den som er på hjemmekontoret skape rom for arbeidet, motivere seg selv i større grad og prioritere de enkle målene, sier Madsen Sandvik.

les også

Hjemmekontor har gitt mersmak for OsloMet-ansatte

Han forklarer at dette ikke behøver å være så komplisert når det planlegges godt. I koronapandemien har hjemmekontor-løsningene for de fleste kommet uten at det er lagt planer.

— Utfordringen med en rask omskiftning blir ikke minst å løse hvordan arbeidet koordineres, og hvilken grad av kontakt det er med andre. Når hjemmekontor for mange blir mer permanent, bør alle trenes for å få modellen til å fungere best mulig, sier Madsen Sandvik.

Sosial distanse

— Hva er hovedutfordringen for de som leder når medarbeiderne sitter spredt og hjemme?

— For det første er det vesentlig å sette seg inn i situasjonen medarbeiderne har hjemme, og sørge for at de får mulighet til å jobbe effektivt hjemmefra. Vi forskere snakker ofte om fysisk distanse, den sosiale eller opplevde distansen og interaksjon, altså hvor ofte man treffes eller har kontakt med andre. Dette er nokså komplekst når man kobler alle variablene som følger koronapandemien og hjemmekontorsituasjonen sammen.

les også

Store utfordringer med digitalt lederskap i akademia

Førsteamanuensen mener det er viktig med gode verktøy for å redusere ikke minst den sosiale avstanden.

— Min anbefaling er å sørge for rikest mulige medier. Lyd, bilde og lav terskel for å bruke virtuell kommunikasjon. Det kan bidra til at medarbeidere og ledere føler at avstanden blir mindre, sier Madsen Sandvik.

Han mener hjemmekontor fungerer for mange, ikke minst i perioder. Men at bedrifter og organisasjoner går glipp av noe dersom de ansatte sjelden møtes fysisk.

— For noen som er avhengige av andre i jobben kan det bli ineffektivt og kreve mye for å få koordinert seg med andre. Når det gjelder nytenking og innovasjon tror jeg hjemmekontor fører til at bedrifter og organisasjoner går glipp av noe. Det er mye som oppstår i kontakten når folk møtes fysisk, sier Alexander Madsen Sandvik.

Best på avstand

For enkelte ledere mener han hjemmekontor er positivt.

— Noen ledere er mer effektive på avstand. De kan være flinkere til å kommunisere og gjøre poengene sine klarere på avstand, uten at svakhetene deres forstyrrer. Muligens et dårlig eksempel, men det kan tenkes at det å jobbe tett på Donald Trump ikke gir en effektiv hverdag. Men dersom han oppleves på avstand kan det fungere bedre, sier Alexander Madsen Sandvik.

Han forteller at det også finnes eksempler på det motsatte. At ledere som fungerer godt når de er nær medarbeiderne gjennom sine personlige egenskaper, faller mer gjennom når de må være på avstand.

— Du er selv firebarnsfar. Hva er utfordringene for medarbeidere som sitter på hjemmekontor?

— Det handler blant annet om å ha tid og ressurser til å få gjort jobben hjemme. Mange bruker tid på rydding eller andre oppgaver som hører hjemmet til. Det blir en blanding av jobb og fritid i større grad. For meg som firebarnsfar er det selvfølgelig et sterkt press på tilstedeværelse som kommer i konflikt med jobben når familien er hjemme.

— Og når hjemmepresset er tatt hånd om via eksempelvis skole og barnehage. Hva er da utfordringene?

— For den enkelte handler det om å vite tydelig hva som skal gjøres. Og ikke minst koordinere seg med kolleger og andre for å få gjort jobben. Et problem kan være at du via hjemmekontor og digitale løsninger blir enda mer med dem du pleier å være med, mens andre fases ytterligere ut. Dette kan svekke kunnskapsdelingen.

Sette grenser

— Hva er dine beste tips til løsninger?

— For det første legge til rette og faktisk reflektere over at man er hjemme. Selv om det ofte fører til større fleksibilitet for den enkelte, er det også viktig å sette grenser mellom jobb og fritid. Ellers er det svært viktig å tenke positive tanker om egne prestasjoner. Og tenke på kolleger og strekke ut en ekstra hånd til dem blir også svært viktig. De små kontaktpunktene der dette skjer, forsvinner gjerne når medarbeiderne sitter hjemme.

— Følger du rådene selv?

—Ja, det vil jeg mene. Jeg har oftest et klart mål for dagen, og sørger for å prioritere det som er oppnåelig. Jeg konsentrerer meg som regel godt hjemme, og føler jeg er minst like effektiv som på kontoret. Men når du skal ha tak i kolleger er det ofte utfordringer. Det passer ikke alltid å ta telefonen eller svare digitalt. Da går tiden, og det kan bli mindre jobb som blir gjort.

— Hvordan tenker du det norske arbeidslivet har taklet koronapandemien og nye måter å jobbe på?

— Mitt inntrykk er at det egentlig har gått veldig bra. Noe av årsaken ligger nok i at det har vært krise. Noe som har motivert medarbeidere til å stå veldig på og ikke sluntre unna. Inntrykket er vel at mange har jobbet veldig hardt for å sørge for at jobben skal fungere best mulig. Når denne situasjonen nå blir mer normal må det kanskje annen og ny motivasjon til, sier Alexander Madsen Sandvik.