170 årsverk går med til publiserings­byråkrati 

Foran to skjermer i det åpne kontorlandskapet på Universitetet i Oslo (UiO) viser Margaret Louise Dyrnes Fotland hvordan «superbrukerne» jobber når artikler registreres i forskningsdatabasen Cristin. 

Artikkelen har 50 forfattere. Metadataene har automatisk blitt lastet over, men alt må dobbeltsjekkes. Er navnene stavet riktig? Har nasjonale forfattere fått tilknyttet en såkalt «p-person», altså en person med norsk personnummer? Har forfatterne oppført riktige adresser? I denne artikkelen er en av forfatterne oppført med to institusjoner, mens en tredje ikke har kommet med. Det må rettes. 

En egen rapporteringsinstruks på 23 sider angir detaljert hvordan dette skal registreres og rapporteres. 

Fotland har ansvar for koordinering og opplæring av rundt 70 superbrukere ved UiO. De har blant sine oppgaver å sjekke publikasjoner på denne måten. 

— Det er litt jobb.

Å sjekke én artikkel med 50 forfattere tar kanskje én time, anslår hun.

publisering

Over 170 norske artikler er blitt publisert i tids­skrift som blir svartelistet

Stort byråkrati 

Byråkratiet rundt forskningspublisering er ressurskrevende, viser en rapport fra det nasjonale Publiseringsutvalget. 

Det fikk i oppdrag av Kunnskapsdepartementet å blant annet komme med anbefalinger om den videre organiseringen av publiseringsstatistikken. 

Rapporten anslår at hele 170 årsverk i forskningssektoren går til publiseringsbyråkrati. 

Det dreier seg hovedsakelig om registrering i Cristin.

Hver forsker bruker også i snitt to timer i året på rapportering, anslår Publiseringsutvalget.

Hvor mye dette koster er ikke så lett å beregne. Flertallet av de 170 årsverkene er ved universiteter og høgskoler, men det er også en del ved helseforetak, forskningsinstitutter og etater.

I snitt var lønnskostnadene per ansatt ved universiteter og høgskoler i 2023 rundt 915.000 kroner, ifølge direktoratet HK-dir. Hvis vi antar at denne summen er representativ for de 170 årsverkene, kan vi anslå at det brukes mer enn 150 millioner kroner i året bare på å registrere forskning. 

Debatt ● Erika Eidslott

Publiseringens hamsterhjul

— Veldig umusikalsk 

— Det høres urovekkende høyt ut. Meningen må jo være at mest mulig penger skal gå til forskning, og ikke til administrative og byråkratiske oppgaver, sier Himanshu Gulati (Frp) i utdannings- og forskningskomiteen på Stortinget.

Han sier han vil se på rapporten og utfordre forsknings- og høyere utdanningsminister Oddmund Hoel (Sp).

— Her kan det virke som det er rom for å gjøre ting på en smartere måte.

Det er trangt økonomisk for universitetene og høgskolene, og mange må nedbemanne.

— Dette er veldig umusikalsk når man ser hvordan sektoren ellers må nedskalere og prioritere, sier Himanshu.

1000 personer jobber med rapportering 

Rundt 1000 superbrukere, som jobber i forskningsadministrasjonen og på bibliotekene ved norske forskningsinstitusjoner, gjør mesteparten av rapporteringsjobben. 

De som har flest publikasjoner å kontrollere, bruker anslagsvis 30 prosent av arbeidstiden sin på dette i de tre månedene det er mest trykk, ifølge rapporten. 

— 170 årsverk er jo ganske mye, og ganske mange millioner kroner. Hva er det som tar så mye tid?

Tanja Storsul, leder for Publiseringsutvalget, forklarer at drøyt 29.000 publikasjoner skal legges inn i systemet hvert år.

— Og mange av dem har flere registreringer, fordi det er flere forfattere bak hver publikasjon. Det er rett og slett mye informasjon som skal legges inn. Og det har vært lagt sterk vekt på at det skal være veldig nøyaktig, og mange deltar i arbeidet med kvalitetssikring 

Debatt ● Nils Pharo

Professor ved OsloMet: — Fakultetet går i poengfella

— Stor informasjons­verdi

Hun poengterer at dataene har stor informasjonsverdi. 

— Det brukes til mye, og et godt informasjonssystem koster jo en del, sier hun. 

Blant annet brukes dataene til å produsere statistikk og analyser som brukes både av institusjoner og myndigheter til å få oversikt og innsikt i forskningsaktiviteten. Forskere bruker informasjonen når de skal lage publikasjonslister til CV-en sine. Dataene rapporteres til Forskningsrådet og EU. Og det brukes i finansieringssystemet. 

I tillegg til selve rapporteringen, brukes en del ressurser på de ulike organene og utvalgene som holder oversikt over tidsskriftene innenfor sitt fagfelt, samt Kanalregisteret som godkjenner tidsskrifter. 

Bare innen humaniora er det 18 nasjonale fagorgan som har ansvaret for egne lister, og 59 forskere deltar i dette arbeidet. 

— Kan effektivisere med 30 prosent 

Men det er mulig å forenkle og effektivisere systemet, ifølge Publiseringsutvalgets rapport. 

Det anslår at det er mulig å spare inn rundt 30 prosent av tidsbruken blant superbrukere og forskere, noe som tilsvarer omkring 47 årsverk. 

Det er blant annet forventninger om at et nytt nasjonalt vitenarkiv, som skal erstatte Cristin, vil automatisere en del prosesser som gjøres manuelt i dag. 

Fredag kom nyheten om at vitenarkivet, som så langt har kostet 100 millioner kroner, blir ytterligere forsinket. 

publisering

Disse forskerne publiserer mest i Norge

Unngå dobbeltarbeid 

Utvalget viser videre til forslagene som forskningsinstitusjonene kom med i høringsrunden til rapporten. 

Det ble blant annet fremhevet at en tydeliggjøring eller forenkling av den såkalte rapporteringsinstruksen kan redusere rapporteringsarbeidet. 

Man kan sentralisere oppgaver, som er felles for mange institusjoner, og unngå at arbeid gjøres to ganger. 

— Vi har et veldig grundig og ordentlig system, som tjener oss veldig godt. Vi har fått mange gode innspill om forenkling som vil gi stor innsparing. Dette er et forbedringsarbeid vi ønsker å gå i gang med, sier Storsul. 

— Det høres jo ut som en god start, men det virker spesielt at man ikke har begynt å gjøre dette allerede, kommenterer politiker Himanshu Gulati. 

Vil fortsette med nivå 2-tidsskrifter 

Regjeringen har bestemt at tellekantene ved universiteter og høgskoler skal avskaffes i 2025. Det innebærer at de ikke lenger skal få økonomisk belønning for publisering. 

Derfor har flere tatt til orde for å avskaffe dagens skille mellom tidsskrifter på nivå 1 og nivå 2. Nivå 2 er nivået for de beste tidsskriftene, og er det som utløser størst belønning. 

Flere institusjoner har også argumentert med at det er ressurskrevende å røkte nivå 1- og nivå 2-listene. Og det er ikke alltid slik at nivå 2-tidsskrifter er «bedre» enn tidsskrifter på nivå 1.

Men flertallet i utvalget anbefaler ikke å oppheve skillet. 

Tanja Storsul forklarer at institusjonene uansett er enige om at det er viktig med et nivå for godkjente tidsskrifter, for å skille ut de useriøse. Og det viser seg at det ikke krever så mye mer ressurser å opprettholde to nivåer enn å redusere til ett.

Gir bedre oversikt 

Storsul mener skillet mellom nivåer er nyttig. Det gjør at institusjonene kan holde oversikt over hvor mye av deres forskning som publiseres i de beste kanalene, og det brukes for eksempler i evalueringer av fagmiljøer. 

— Og vi ser også at det har betydning for den enkelte forsker, at man får en veiledning i hvilke kanaler som har den høyeste kvaliteten.

— Er det ikke grunn til å tro at den enkelte forsker har oversikt over hva som er de beste tidsskriftene på sitt fagfelt?

— En del forskere vil ha veldig god oversikt over det. Men for de ferske og mindre erfarne forskerne, kan dette gi god veiledning.

I helseforetakene og forskningsinstituttene skal det fortsatt gis belønning for publisering. 

Vil øke andelen på nivå 2

Nivå 2 er for tidsskriftene som utgir det man regner som de 20 prosent beste artiklene innenfor et fagfelt. 

Utvalget anbefaler at man skal vurdere å øke dette til 25 prosent, slik at nivåskillet fungerer bedre innen små fagområder. 

Det anbefaler også å vurdere om kriteriene for nivå 2 skal gjøres enda tydeligere. 

Ett medlem i utvalget tok dissens, og ønsker å oppheve skillet mellom nivå 1 og 2. 

Dette skjer nå 

Til Khrono opplyser Kunnskapsdepartementet at de vil sende rapporten på høring etter sommeren, og at de jobber med med et høringsnotat med spørsmål som de særlig ønsker svar på. 

—  Regjeringen satte i gang utredningen både for å vurdere om publiseringsstatistikken og kanalregisteret kan bli mer nyttige og om administrasjonen kan bli forenklet. Rapporten beskriver ulike tiltak for å effektivisere rapporteringen. Dette er noe både departementet og sektoren er svært opptatt av å få til, og som inngår i arbeidet for at mest mulig av ressursene i sektoren kan gå til kjernevirksomheten, skriver departementet i en e-post.

Endringslogg: Lagt til kommentar fra Kunnskapsdepartementet 21. juni kl. 12:31.

Debatt ● Publiseringsutvalgets arbeidsgruppe for utredningen

Her er anbefalingene til Det nasjonale publiseringsutvalget