It-trøbbel
17 universitet og høgskoler setter statens IT-system på vent
Etter store innkjøringsproblemer med nytt lønns- og økonomisystem fra statens eget direktorat (DFØ) trekker 17 statlige institusjoner i bremsen.
Publisert
Sist oppdatert
OBS! Denne artikkelen er mer enn tre år gammel, og kan inneholde utdatert informasjon.
Meningen var at de 17 statlige universitetene og høgskolene skulle ta i bruk samme løsning som Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har utviklet for de fire eldste universitetene: Universitetet i Bergen, Universitetet i Oslo, NTNU og Universitetet i Tromsø (det såkalte BOTT-samarbeidet).
Disse fire inngikk, etter påtrykk fra departementer i 2018, avtale med DFØ.
(LES VIDERE ETTER AnnonseN)
Last ned Khrono-appen og få varsel om de viktigste nyhetene.
Last ned til iPhone - Last ned til Android
-
Nå har samtlige av de øvrige av statens universiteter og høgskoler, som kaller seg «UH-17», trukket i bremsen. Disse 17 er statlige universitet og høgskoler utenfor BOTT-samarbeidet.
Sterke forventninger
— Vi vet at det er sterke forventninger i hele sektoren til at vi skal ta i bruk felles løsninger. Når vi ser hvilke utfordringer som er oppstått hos BOTT, samtidig som flere av oss 17 andre har gode systemer allerede, må vi sørge for at vi har et godt nok beslutningsgrunnlag før vi eventuelt går videre med DFØ-løsningen, sier direktør Lars Atle Holm ved NMBU.
Han er leder i programstyret som UH-17 har satt ned i forbindelse med anskaffelsen av nytt lønns- og økonomisystem.
Holm skisserer tre mulige utfall for de 17 universitetene og høgskolene.
Egne veier
— Alternativ 1 er at vi sier nei, går våre egne veier og gjør det som er best for hver enkelt av oss. Nr. 2 kunne være å velge BOTT, og la alle 17 gå over på DFØ-plattformen, uten å kartlegge konsekvensene bedre. Det tredje alternativet handler om at dette er en stor beslutning som krever et godt beslutningsgrunnlag. Da må vi stoppe opp og sette av tid til å skaffe oss de faktaene som kreves. Det innebærer blant annet å finne ut av hva BOTT nå står oppe i, sier Holm.
Universitetet i Bergen har vært først ut med DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) sin løsning. Tidlig ble det klart at systemet slet med å få utbetalt lønn til midlertidige ansatte ved UiB og de som jobbet honorarbasert.
I det siste har det oppstått problemer når det gjelder innkjøp og bestilling av varer. Så store vansker at økonomidirektør Per Arne Foshaug ved UiB måtte sende ut en e-post og beklage feilene. Utfordringene knyttet til lønn er nå i stor grad løst, og øvrige deler av løsningen er tatt i bruk uten de store tekniske problemene, ifølge Foshaug.
Svake på kvalitet
«Vi hadde ikke tatt høyde for at DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring, red.mrk) skulle være så svake på kvalitet og tid i leveransen» skrev Foshaug i en frustrert e-post til universitetets enheter som har tatt i bruk det nye økonomisystemet.
I en kommentar til Khrono sa Foshaug:
— Vi vet at det er krevende å skifte systemer. Men e-posten jeg sendte er nok dekkende for hvor vi står hen. Dette har vært langt mer krøll enn det vi hadde forutsett. Det gjelder nok også for leverandøren, sa UiB-direktøren.
Stor respekt
Dette har UH-17-samarbeidet merket seg.
— Hvordan oppfatter dere problemene som har oppstått ved innføringen av nytt lønns- og økonomisystem hos BOTT, der UiB har vært først ut?
— Jeg vil si det slik at vi har stor respekt for utfordringen og belastningen som institusjonene påføres når nye sentrale systemer skal tas i bruk. Det innebærer blant annet at vi må ha en mottaksorganisasjon hos alle 17 i god tid før en slik overgang, sier Lars Atle Holm.
— Er det slik at et sentralt, felles system vil gi store økonomiske gevinster?
— Det er et av de store spørsmålene. Vi har ingen tall som viser slike konsekvenser ennå. Og det er selvfølgelig et av de områdene vi vil utrede.
Universitetsdirektør Lars-Atle Holm uttrykte allerede i 2018 skepsis til en felles it-løsning og mente det ville bli for dyrt.
— Dere snakker nå som om de 17 kan velge. Hvordan veier Kunnskapsdepartementets syn her?
— Det er et annet avgjørende spørsmål. Er det slik at Kunnskapsdepartementet vil tvinge oss over på DFØ-løsningen har vi ikke noe valg. Men vi har ennå ikke mottatt signaler om dette og ønsker å ha en dialog med departementet om hvordan de ser på denne prosessen og løsningene, sier Holm.
Nye systemer
Han trekker også frem Unit som en sentral aktør, med kunnskap som skal tillegges vekt når et beslutningsgrunnlag skal arbeides ut.
Lars Atle Holm forklarer at systemvalget ikke nødvendigvis er enkelt, fordi flere av de 17 universitetene og høgskolene utenfor BOTT har nye og moderne systemer som fungerer godt.
— Det er jo slik at digitaliseringen blant de 17 er kommet langt, og flere har løsninger som er bedre enn BOTT i dag. Vi må også tenke at BOTT har noe å lære av løsningene som finnes blant de 17, og at det ikke er automatikk i at BOTT-universitetene er bedre på dette, sier Lars Atle Holm.
— Dermed drar dere nå i bremsen?
— Egentlig vil jeg ikke kalle det å bremse. Det er klart det er forventninger til at vi skal over på et felles system. Nå velger vi heller å bruke den tiden som er nødvendig for å skaffe oss et skikkelig kunnskapsgrunnlag.
Skeptisk til monopol
— Hvilke utfordringer og svakheter er det med å ha alle universitet og høgskoler på ett system?
— Vi vil gjøre risikoanalyser. Det er klart at en slik konstruksjon kan være sårbar. Og leverandøren vil komme i en slags monopolsituasjon. Det er noe jeg i utgangspunktet er skeptisk til. Dette har ikke noe med DFØ spesifikt å gjøre, men erfaringene generelt fra bransjen viser at en monopolleverandør ofte er en dårlig løsning, sier Lars Atle Holm.
— Men dere risikerer altså å bli tvunget over på noe nytt, selv om noen av de 17 har nye systemer allerede?
— Dette blir som i et borettslag. Har du pusset opp badet nylig vil du likevel måtte rette deg etter en beslutning om nye bad hos alle. Dermed kan man komme i den situasjon at nye ting må skrotes.
Bernstrøm: «Fair enough»
Tidligere direktør ved UiB, Kjell Bernstrøm er BOTT sin mann på DFØ-prosjektet.
— Jeg synes det er fair enough at UH-17 vurderer situasjonen slik. UiT og NTNU skal være på luften i 2022. Det betyr at en helt ferdig løsning ikke vil være klar før i 2023. Det er fornuftig av dem å gjøre en vurdering først når en ser hva systemet leverer og oppstartsproblemene er mer på avstand, sier Kjell Bernstrøm.
Totalsummen for leveranse av et administrativt IT-system var den gangen kontrakten ble inngått 152 millioner kroner i oppstartskostnader.
Universitetene i Oslo, Bergen, Trondheim og Tromsø (BOTT) skulle i tillegg totalt betale 91 millioner kroner i året for drift av løsningene.
