De fire universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø (BOTT) har landet en avtale med statens Direktoratet for økonomiforvaltning.

Planen er at de fire universitetsstyrene skal slutte seg til avtalen før sommerferien. Hvis det skjer, blir det oppstart med etablering av felles løsning for lønn, personal og økonomi allerede fra høsten.

Blir avtalen landet betyr det også at størsteparten av sektoren er på vei over i en SAP/Agresso-plattform. Og målet er at alle institusjonene på sikt skal samordne sine løsninger.

Bergen først ut

Universitetet i Bergen er først ut med å behandle den sluttforhandlede avtalen mellom det såkalte BOTT-samarbeidet og Direktoratet for økonomiforvaltning (DFØ).

Universitetsstyret skal sluttbehandle saken i sitt møte torsdag 31. mai.

Her kan du følge møtet direkte. Styremøtet behandler også en sak om avissatsingen til UiB-styret.

Les også: Diskuterer flere avisløsninger for uh-sektoren

Det har tatt tid å lande en avtale, og det er pris-spørsmålet som har vært en hodepine for prosjektgruppa, med leder UiB-direktør Kjell Bernstrøm i spissen.

152 millioner

Nå er prislappen klar: Universitetene i Oslo, Bergen, Trondheim og Tromsø skal til sammen betalte 152millioner i oppstartskostnader for å komme inn i en felles løsning for lønn, personal og økonomi. I tillegg vil det koste 91 millioner totalt å drifte løsningene i året.

— Kostnadene er fordelt i forhold til størrelse, bortsett fra at UiO og UiT som allerede er på SAP- og Agresso-plattformer og sånn sett har en liten fordel framfor UiB og NTNU, sier Bernstrøm når han forklarer kostnadsfordelingen.

Bernstrøm forteller at han mandag var i Alta i forbindelse med representantskapsmøte i Universitets- og høgskolerådet (UHR) og der hadde han møte med Unit, tidligere Tjenesteorganet til Kunnskapsdepartementet, om hvordan man skal jobbe videre med løsninger i hele sektoren.

— Hvis vi når får landet dette vil størsteparten av sektoren være over på SAP/Agresso-plattform, sier Bernstrøm.

Jobbet med anskaffelse siden 2015

Siden 2015 har det såkalte BOTT-samarbeidet - et administrativt samarbeid mellom de fire eldste universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø (BOTT), jobbet med en anskaffelse av felles administrative lønns-, regnskaps- og HR-systemer.

Opprinnelig ønsket de fire å gå ut med anbudsforespørsel i det private markedet, men Finansdepartementet, ba dem om å utrede muligheten for at statens eget Direktorat for økonomistyring (DFØ) kunne ta på seg oppdraget, uten anbudsrunde.

• Les også: De fire eldste universitetene skal ut i felles anbudsrunder

Nå er avtalen altså klar og de fire universitetene skal styrebehandle tilbudet før sommeren. Prosjektet har kalkulert med utgifter på 5 millioner allerede fra høsten 2018.

— Legger til rette for digitalisering

— Hva oppnår dere egentlig med å strømlinjeforme de fire universitetene rundt administrative systemer?

— Det er ikke det å bytte løsning i seg selv som vil få betydning for de ansatte som jobber med lønn, økonomi og personal. Det at vi samordner systemer og skreddersyr felles løsninger, vil derimot kunne legge forholdene godt til rette for prosjekter knyttet til digitalisering og effektivisering på sikt, sier Bernstrøm og legger til:

— Det er altså bruken av løsningene på sikt og hvordan dette legges opp med tanke på digitalisering av sektoren, og eventuelt hvordan man velger å hente ut effektviseringsgevinster som kan få konsekvenser.

Vedtaksforslaget til universitetsstyret lyder:

«Universitetsstyret gir sin tilslutning til at det inngås et samarbeid med DFØ om tjenesteleveranser innenfor økonomiområdet inkludert lønn. Første steg i samarbeidet er planlegging av opptaksprosess og fastsetting av endelig pris. Hvis prisfastsetting viser vesentlige avvik ber styret om å få saken tilbake til ny vurdering. Saken vil bli fulgt opp overfor styret i de årlige budsjettbehandlingene knyttet til investeringskostnader og lokale kostnader. Vedtaket forutsetter at det gjøres tilsvarende vedtak ved alle institusjonene»

• Se også: Sakspapirene om BOTT-avtalen til UiB-styret

Digitaliseringsstrategi

I dag er den resterende delen av unviersitets- og høgskoleporteføljen - 17 statlige utdanningsinstitusjoner, kunder i Uninett når det gjelder it og administrasjon.

Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan, som nylig fikk navnet Unit, ble etablert 1. januar 2018, med hovedkontor i Trondheim. Uninett overførte mange tjenester og 31 ansatte til Unit.

Kunnskapsdepartementet kom i fjor høst med en egen digitaliseringsstrategi for universitets- og høgskolesektoren og der blir det klart uttrykt at ide vil at ikke bare de fire eldste universitetene, men samtlige av landets statlige høyere utdanningsinstitusjoner, skal over på det samme administrative system hos Direktoratet for økonomistyring (DFØ).

Under «Målbilde for administrative systemer» i IKT-strategien står det et eget punkt om dette og at de ser for seg at:

• Det er etablert en felles systemportefølje som løser tverrgående administrative behov (budsjett, regnskap, lønn, innkjøp osv.).

Tre andre i juni

Universitetsdirektør på UiT Norges arktiske universitet, Jørgen Fossland, forteller at styrebehandlingen på UiT vil skje 19.juni.

Direktør ved UiT, Jørgen Fossland, anbefaler universitetsstyret å si ja til avtale om nytt administrativet it-system. Foto: UiT

— Det er styrene som skal ta stilling til saken, men sammen med de andre universitetsdirektørene og i samråd med rektor på UiT, anbefaler jeg at man velger DFØ-løsningen, uttaler Fossland til Khrono, og han legger til:

— UiT er nødt til å bytte ut flere av sine administrative systemer og DFØ tilbyr løsninger som både pris- og kvalitetsmessig tilfredsstiller de kravene BOTT- institusjonene har stilt. Ved å stå sammen får vi vilkår vi ellers ikke kunne ha oppnådd hver for oss.

NTNU behandler saken 14. juni og Universitetet i Oslo har også saken til styrebehandling 19. juni.

NMBU: Neppe gevinst for hver enkelt

Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) har også vært invitert inn i BOTT-samarbeidet, men har så langt takket nei.

NMBU-direktør Lars Atle Holm, legger ikke skjul på overfor Khrono at han er skeptisk til et eventuelt pålegg om å måtte bli en del av en DFØ-avtale.

— Jeg har informasjon om at den løsningen NMBU har via Uninett i dag både er bedre og billigere enn den løsningen BOTT forhandler fram med DFØ. Vi har heller ikke råd til å være med på dette, vi vil jo bruke minst mulig penger på administrative systemer, sa Holm til Khrono i april.

Han la til:

— Generelt vil jeg si at vi foretrekker løsningen vi har i dag, da vi har større handlefrihet, enn om vi skulle gå inn i et stort system med fellesløsninger, sier NMBU-direktøren.

NMBU får neppe gevinst å bli en del av de felles løsningene, mener direktør Lars Atle Holm. Foto: NMBU

• Les også: Skeptisk til felles it-system for alle

Holm mener at store fellesløsninger neppe vil gi gevinst for hvert enkelt universitet, og at man sånn sett ikke har et klart kundeperspektiv her.

Men han legger til at dersom det kommer en ordre ovenfra så må trolig også NMBU bli med som en del av dette, en gang etter 2021.

Bekymring for arbeidsplasser

Fagforeninger og adminsitrativt ansatte har også uttrykt skepsis, og ikke minst vært bekymret for arbeidsplassene sine som følge av en effektivisering.

• Les også: Får ingen garantier for at det ikke blir oppsigelser

Fagforeninger ved de fire eldste universitetene får ikke garantier for at det ikke blir oppsigelser når man skal lage felles avtaler rundt lønn, regnskap og personalsystemer. Det er de ikke fornøyd med.

Les også: Alle Khronos saker om BOTT-samarbeidet