Debatt ● Andrea Dale Wefring
Tar virkelig DFØ kritikken på alvor?
En stemningsrapport signert DFØ-brukeren Andrea Dale Wefring.
Publisert
Denne teksten er et debattinnlegg. Innholdet i teksten uttrykker forfatterens egen mening.
LES VIDERE ETTER ANNONSEN
FÅ NYHETER PÅ MOBILEN
Last ned Khrono-appen!
La meg begynne med å takke Tor Egil Førland for en sårt tiltrengt
påminnelse om at problemene DFØ har påført oss på UiO og de andre
BOTT-universitetene på ingen måte hører fortida til. Førland har gitt en god
situasjonsbeskrivelse fra vitenskapelig perspektiv, og han understreker også
hvor håpløst det er for de administrative å forsøke å veilede de vitenskapelige
gjennom dette - la oss være ærlige - ubrukelige systemet. La meg supplere med
et hjertesukk fra administrativ side.
Oppdragstakerne Førland snakker om har en kontaktperson ved institusjonen de gjør oppdrag for. Noen ganger er denne kontaktpersonen meg. Problemet er bare at jeg med min rolle i DFØs portal ikke har noen reell mulighet til å hjelpe den eksterne oppdragstakeren som har fått oppgitt meg som eneste kontaktperson. Dere begynner å ane konturene av problemet allerede?
Prosessen ser ut omtrent som dette: Jeg bestiller kontrakt til en oppdragstaker ved å fylle ut et skjema som selvfølgelig ikke spør om alt det saksbehandler på økonomi trenger, så en del av informasjonen må jeg skrive inn i et merknadsfelt og så kan saksbehandler ty til gode gamle copy-paste. Dette skjemaet ber for øvrig om oppdragstakers «nasjonalitet». DFØ gir ingen forklaring på hva som menes med dette - statsborgerskap? Bostedsland? Fødeland? Lista man kan velge fra inkluderer Jugoslavia (men ikke f.eks. Sovjet eller Tsjekkoslovakia!), samt de velkjente «nasjonene» Svalbard og Antarktis. Forstå det den som kan.
Når jeg vel har fylt ut dette skjemaet går bestillinga videre til «saksbehandler». Fra det øyeblikket jeg trykker på «send» får jeg ingen ytterligere informasjon utenom hvilket steg i prosessen kontrakten til enhver tid befinner seg på. Hvem er «saksbehandler»? Det trenger vel ikke jeg vite. Hvilken informasjon har saksbehandler lagt inn? Ikke tenk på det, du. Når «saksbehandler» har satt opp kontrakten går den til «GK 2». Synes DFØ jeg trenger å vite hvem «GK 2» er? Selvfølgelig ikke! Deretter sendes kontrakten til oppdragstaker og absurditetene fortsetter.
Oppdragstaker får en automatisert epost med lenke til kontraktssignering. Som kontaktperson vet jeg selvfølgelig hva som står i eposten? Nei. Jeg fant først ut hva som står i den da en oppdragstaker videresendte en til meg mer enn et halvt år etter at vi hadde innført DFØ. Til sammenlikning: i det gamle systemet vårt fikk jeg se eposten før den ble sendt til oppdragstaker og jeg kunne redigere teksten. I DFØs epost står navnet på en kontaktperson, men ikke dennes epostadresse eller telefonnummer. Navnet står på formatet «etternavn fornavn». Ja, uten komma. Så en utenlandsk oppdragstaker uten særlig kjennskap til norske navn skal bare skjønne at «Nordmann Kari» egentlig er «Kari Nordmann»? Videre oppgis kontaktpersonens fulle navn og mange av oss har ikke alle mellomnavn på personsida vår på jobb. DFØ gjør altså det de kan for å gjøre det umulig for oppdragstaker å søke opp sin kontaktperson. Heldigvis har alle mine oppdragstakere hatt kontakt med meg tidligere, så en del av dem kjenner igjen navnet og vet hvor de skal henvende seg. Og da løser det seg vel? Nei. Nå går vi fra absurd til håpløst.
Når oppdragstaker skriver til meg og sier «jeg får ikke signert kontrakten, det oppstår problemer med x y z» har jeg NULL muligheter for å hjelpe dem, med mindre jeg tilfeldigvis har vært borti akkurat det problemet før, gjenkjenner problemet utelukkende basert på oppdragstakers beskrivelse og husker hva løsninga var. Jeg har null innsyn i noe annet enn den informasjonen jeg selv har lagt inn og null tilgang til å gjøre endringer etter at jeg har sendt inn det første skjemaet – hvis noen har forslag til hvordan jeg skal bistå oppdragstaker med feilsøking er jeg lutter øre! Og dere husker det med at systemet ikke vil fortelle meg hvem «saksbehandler» er? Heldigvis har jeg bare to saksbehandlere, så jeg sender mail til begge to og sier «oppdragstaker har problem med x y z». Noen ganger kan de løse det, men også saksbehandlere på økonomi har ekstremt begrensede muligheter for feilsøking. I beste fall er jeg et ekstra ledd kommunikasjonen må gå gjennom selv om jeg ikke har noe å bidra med, i verste fall går saken seks-syv ganger fram og tilbake langs en kommunikasjonsrekke som ser ut som dette: oppdragstaker, bestiller (meg), saksbehandler på økonomi lokalt, brukerstøtte på lønn ved UiO sentralt. Noen ganger klarer heller ikke lønn sentralt å løse, eller i det hele tatt identifisere, problemet og vi må ty til gammeldags papirkontrakt. Jeg overdriver ikke.
På lista over ting DFØ mener at jeg som oppdragstakers kontaktperson ikke trenger å vite kan vi legge til en ting til: hvorvidt utbetalinga er godkjent. Når oppdragstaker kontakter meg og sier «jeg signerte den-og-den datoen, jeg har ikke fått pengene enda, hva skjer?» kan ikke jeg selv gå inn og sjekke om/når utbetalinga ble godkjent. Neida. Jeg må be økonomi sjekke dette. Tusen takk, DFØ.
Når DFØ-direktøren svarer på kritikken fra Førland med å si at hun skal ha møte med UiO-ledelsen tenker jeg «ok, og hva tror du det skal løse?» Joda, hvis de er villige til å tilby det, ville førstelinjestøtte hos DFØ og bedre veiledninger gjort livene våre et par prosent bedre (DFØs veiledninger er et eget kapittel, jeg har flere ganger måttet hjelpe unge, oppegående, digitalt kompetente forskere med kontraktsignering over Zoom fordi DFØs veiledninger er så utilstrekkelige at de ikke kommer seg gjennom signering på egen hånd uten tekniske problemer), men det koker ned til at den tjenesten DFØ leverer fungerer dårlig. Det er ikke et problem ledelsen ved UiO kan løse, det er et problem DFØ må løse. Et system der man ikke engang har innsyn i kontrakter man selv har bestilt, der oppdragstakere ikke får oppgitt epostadressen til sin kontaktperson og der saksbehandlere ikke kan feilsøke, er et system som ikke fungerer. Og alvorlig talt, hvis DFØ skal levere til UH-sektoren er det faktisk et absolutt minimumskrav at systemet deres kan håndtere utenlandske oppdragstakere uten teknisk kollaps.