For noen vitenskapelig ansatte blir det for mye med all registreringen, rapporteringen, evalueringen og alle de nye innloggingene. Tegning: Øivind Hovland
For noen vitenskapelig ansatte blir det for mye med all registreringen, rapporteringen, evalueringen og alle de nye innloggingene. Tegning: Øivind Hovland

Skal fakke tidstyvene på universitetet

Tidstyveri. Vitenskapelig ansatte bruker opp mye av arbeidsdagen på registrering, rapportering , evaluering og mange andre administrative oppgaver. Nå skal Universitetet i Agder kartlegge tidstyvene.

Publisert   Sist oppdatert

Tidstyver som stjeler tid fra forskningen frustrerer mange vitenskapelig ansatte. Det kan være nye systemer for timeplanlegging, litteraturlister, arbeidskrav som skal registrereres, rapporteringer, evalueringer, innlogginger her og der. Listen er lang.

Fakta

Tidstyver

Dette er noen eksempler på faglig ansattes arbeidsoppgaver fra en lang liste som Ove Skarpenes og Ann Christin Nilsen ved Universitetet i Agder har laget:

  • Oppretter/redigerer Canvas-rom
  • Lager litteraturliste i Leganto
  • Melder inn litteratur i Bolk
  • Lager eksamensoppgaver + sensorveiledning som skal legges inn i Inspera i samsvar med bestemmelser i forskrift om studier og eksamen ved Universitetet i Agder § 37.
  • Registrerer alle godkjente arbeidskrav på Fagpersonweb
  • Arrangerer/deltar i studieråd
  • Deltar i instituttråd
  • Arrangerer faglærermøter (inkludert planlegging av det + referat som skal legges ut i 360)
  • Følge dialoger/info i Teams
  • Deltar på andre faglærermøter der eget studieprogram er representert
  • Evalueringer (mange ulike typer)
  • Tilpasse artikler til et bestemt tidsskrifts referansestil og laste opp disse
  • Legger ut alle vitenskapelige og andre faglige aktiviteter i Cristin
  • Bestiller og legger ut penger for alle egne reiser
  • Arrangerer Phd-kurs, workshops, seminarer

Se hele listen her

Professor Ove Skarpenes og førsteamanuensis Ann Christin Nilsen ved Institutt for sosiologi og sosialt arbeid ved Universitetet i Agder har satt opp en slik liste som skal vise hvilke arbeidsoppgaver faglig ansatte ved instituttet fyller dagene med. De tror at andre ansatte ved norske universiteter og høgskoler vil kjenne seg igjen.

På listen er det foreløpig 60 ulike aktiviteter. Skarpenes understreker overfor Khrono at ikke alle nødvendigvis er tidstyver, men at en del av dem definitivt er det.

Vi vil se på oppgavene og prøve å finne ut hva som er fornuftige måter å organisere arbeidet på. Det kan være oppgaver som det ikke er nødvendig at det er en faglig person som gjør.
Hans Kjetil Lysgård
Viserektor, Universitetet i Agder

— Det er heller ikke slik at alle nye systemer/plattformer gjør arbeidshverdagen mer tidkrevende, og hver for seg tar kanskje ikke de nye aktivitetene så lang tid, men summen av dem kan gjøre det. Vi må i neste omgang se nærmere på hvilke av aktivitetene som er de største tidstyvene, sier han.

Forskerforbundet: Fire timer per uke til forskning

De siste årenes tidsbruksundersøkelser fra statlige universiteter og høgskoler viser at det vitenskapelige personalet i gjennomsnitt bare har fire timer til rådighet til forskning i en normalarbeidsuke, når de andre oppgavene er utført. Det viser beregninger som Forskerforbundet har gjort, basert på undersøkelser, blant annet Nifus tidsbruksundersøkelse for 2018 (der tallene er fra 2016).

Resten av arbeidstiden går med til undervisning, administrasjon og for eksempel forsøke å få registrert data i enda et nytt register. Dermed påpeker forbundet at forskning i stor grad blir en aktivitet som må utføres utenfor normalarbeidsdagen, eller fritiden, som det gjerne heter.

Jon Iddeng i fagpolitisk seksjon i Forskerforbundet forklarer at arbeidstiden for vitenskapelig ansatte (inkludert universitetslektorer, men uten rekrutteringsstillinger) viser seg å holde seg ganske stabilt på 45-48 timer per uke. 14 timer av dette brukes på forskning, men ifølge Forskerforbundet er bare fire av disse timene en del av normalarbeidstiden. De resterende ti timene per uke som brukes på forskning foregår etter normalarbeidstid.

— Det er et faktum at forskningen blir fortrengt av andre oppgaver. Det henger sammen med at støttefunksjonene for undervisning og forskning er blitt dårligere, blant annet på grunn av ABE-kuttet (regjeringens avbyråkratiserings- og effektiviseringskutt for statlige virksomheter, red.mrk.), sier Iddeng.

Har ikke regnet ut størrelsen på tidstyveriet

Arbeidsoppgavene på listen til Ove Skarpenes og Ann Christin Nilsen består av alt fra å legge inn data i en rekke administrative systemer til å delta i råd og utvalg, gjøre mange slags evalueringer, og arrangere kurs og møter. Fagfellevurdering av andres artikler og å tilpasse artikler til et bestemt tidsskrifts referansestil er andre eksempler.

Kan dere tidfeste hvor mye tid tidstyvene stjeler per dag?

— Det er vanskelig å isolere aktiviteter som er tidstyver, og vi har ikke noe tall på dette, men innføringen av noen av de nye plattformene har opplagt gjort arbeidet mer tidkrevende for vitenskapelig ansatte. Og det selv om hensikten var effektivisering, sier han.

Verre og verre

Skarpenes peker spesielt på nye systemer og plattformer som innføres, slik som for eksempel pensumlistesystemet Leganto eller Bolk, som er et system for å lage kompendier.

Ove Skarpenes, professor i sosiologi, Universitetet i Agder. Foto: Privat
Ove Skarpenes, professor i sosiologi, Universitetet i Agder. Foto: Privat

— Kanskje er det ikke nødvendig at alle kan bruke alle de ulike systemene og plattformene som blir innført. Mange synes dette er vanskelig, og er redde for å gjøre noe galt eller synes det er vanskelig med tidsfrister som er låst og så videre. For noen er dette så ille at det er en årsak til tidligpensjon, sier han.

— Er dette blitt verre de senere årene?

— Ja, definitivt, spesielt de siste fem til ti årene. Mer skal dokumenteres, og det er lengre vei å gå for å realisere prosjekter.

— Er dette profesjonalisering eller byråkrati?

— Noen av endringene har vært gode og bidratt til kvalitetsheving, men alle disse kvalitetssikringssystemene tar veldig mye tid, sier han.

«Forskning krever ro»

I et innlegg i Khrono påpeker Skarpenes og Nilsen at forskning, undervisning og veiledning krever sammenhengende tid og ro.

«Men hverdagen blir — det er i hvert fall slik det oppleves — stadig oftere avbrutt. Avbrytelser forstyrrer oppmerksomheten, og de skaper frustrasjon. I verste fall kan det administrative merarbeidet føre til sykemeldinger», skriver de.

De skriver videre at mange av oppgavene på listen er selvsagte. Mange av dem er også synlige for kolleger og administrasjonen, men i tillegg er det flere aktiviteter som ikke er synlige for andre.

«Akademia er en institusjon hvor mange gjør arbeid som ikke lett plasseres inn i «arbeidsregnskaper». Institusjonen preges fremdeles av et «quid pro quo»- system hvor man deltar som sensor, fagfellevurderer og komitémedlem ved andre institusjoner, og forventer tilsvarende gjenytelser senere. Vitenskapelig ansatte har en fot i dette «gamle» systemet (hvor aktivitetene ikke registreres i «regnskapene» der man har sin faste jobb). I tillegg er det kommet til en del «nye» arbeidsoppgaver knyttet til innføring av nye systemer/plattformer, skriver de.

Fikk krav om å fjerne tidstyvene

Tidstyveri er ikke noe nytt tema i universitets- og høgskolesektoren.

Viserektor Hans Kjetil Lysgård, Universitetet i Agder. Foto: UiA
Viserektor Hans Kjetil Lysgård, Universitetet i Agder. Foto: UiA

Ifølge Kunnskapsdepartementet kan tidstyver være forårsaket av forhold som virksomheten og virksomhetsledelsen selv kan gjøre noe med, slik som tungvinte arbeidsrutiner. Tidstyver kan også skyldes forhold virksomheten ikke har kontroll med, slik som lov, regelverk, innrapporteringskrav og prosedyrer fastsatt av andre myndigheter, går det fram av tildelingsbrevet fra departementet for 2014. Der blir universiteter og høgskoler bedt om å kartlegge og jobbe med å redusere og fjerne tidstyvene, slik at de ansatte får mer tid til kjerneoppgavene.

UiA vil kartlegge

Akkurat dette er viserektor for forskning og tverrfaglige satsinger ved Universitetet i Agder, Hans Kjetil Lysgård, også opptatt av. Han sier at kartlegging av tidstyver vil komme i universitetets årsplan og også i det innledende arbeidet med en revidert strategi for UiA.

Ifølge Plan2020, som universitetsstyret skal vedta 27. november, skal personalavdelingen i samarbeid med studieavdelingen og forskningsadministrativ avdeling gjennomføre en kartlegging av arbeidsoppgaver utført av vitenskapelige ansatte.

—Vi ønsker å kartlegge aktiviteter som stjeler tid fra forskningen. Vår utfordring som universitet er at vi ikke har helt den samme finansieringen som de gamle universitetene og har mindre tid til forskning. Spørsmålet for oss er hvordan vi kan frigjøre mer tid til forskningsaktiviteter, sier han.

Lysgård sier at et av punktene de har tatt opp i forbindelse med strategiarbeidet er «rom for forskning».

— Dette handler ikke bare om å ha tid til forskning, men også om å skape gode arenaer og støtteordninger, sier han.

— Vil dere tallfeste hvor mye tid tidstyvene stjeler fra forskningen?

— Det nye rektoratet er i startfasen med dette arbeidet og så konkrete har vi ikke blitt ennå. Det er dessuten forferdelig vanskelig å tallfeste dette. Men vi vil se på oppgavene og prøve å finne ut hva som er fornuftige måter å organisere arbeidet på. Det kan være oppgaver som det ikke er nødvendig at det er en faglig person som gjør, sier han.