NTNU sliter med regnskapet etter overgangen til DFØ-systemet

— Vi mener vi har god kontroll på økonomien, men etter innføringen av det nye økonomisystemet kjenner vi nok på at vi gjerne skulle likt å ha enda bedre kontroll på nåværende tidspunkt, sier Ingrid Volden, direktør for NTNUs økonomiavdeling.

Khrono har den siste tiden skrevet flere saker om den økonomiske situasjonen ved landets største universitet. En utfordring som flere av de vi har snakket med peker på, er «dårlig regnskapskvalitet» som følge av overgangen til det nye økonomisystemet som leveres av Direktoratet for økonomistyring (DFØ).

— Alt som har gått inn og ut av konto ligger der, men det er ikke sikkert at alt har blitt ført på rett måte, forklarer Volden.

Bott-samarbeidet

NTNU setter beredskap når nytt økonomi­system innføres

Todelt problem

Det er med andre ord usikkerhet knyttet til hvorvidt alt som har gått inn og ut av konto er registrert på rett prosjekt eller enhet. Det fører til ekstra utfordringer i en tid hvor alle steiner snus for å spare penger.

— Det er klart at instituttene er avhengige av at alt føres riktig og til riktig tid for å ha god økonomistyring, sier Volden.

NTNU innførte som det siste av de fire universitetene i BOTT-samarbeidet (se faktaboks) det nye regnskapssystemet ved nyttår. Nå skal de gjøre et dypdykk i regnskapet i forbindelse med rapporteringen for andre tertial.

— Er det DFØ-systemet som er problemet, eller er problemet at det er innført et nytt system?

— Det avhenger av hvem du spør. Jeg tror nok det er en kombinasjon av nye systemer, nye rutiner og at det er mye å sette seg inn i.

Da NTNU innførte det nye systemet, ble det satt beredskap, og risikomatrisen viste i forkant av innføringen flere sannsynlige scenarioer som ville ha store konsekvenser. Universitetet forberedte seg på at det kunne gå i stå. Som det siste i rekken av de fire i BOTT-samarbeidet som skulle innføre det nye systemet hadde de sett hvor galt det kunne gå.

DFØ

Måtte vente et helt år på å få utbetalt honorar

Måtte hente inn ekstra bemanning

Ved Universitetet i Bergen klarte de ikke å utbetale lønnen til personer på kontrakt eller engasjement, og bestillingssystemet hadde så store mangler at ansatte skal ha blitt sykemeldte.

Også i Oslo gikk folk i månedsvis uten å få utbetalt lønn, og da det et års tid senere var Universitetet i Tromsø sin tur til å innføre systemet, ble det også der meldt om en del rusk i maskineriet.

— For en stor organisasjon som NTNU er det kjempekrevende å bytte ut slike systemer, men overgangen har egentlig gått bra. De store tingene, som rett lønn til rett tid, har gått som det skal. Så er det selvsagt noen unntak der det ikke har gått på skinner, men de er få.

— En av risikoene i matrisen var at overgangen ville føre til for høy belastning på ansatte. Hvordan gikk det?

— Det gikk stort sett bra, men det har vært krevende for de ansatte og vi måtte hente inn ekstra bemanning for å få det til å gå i hop. De ansatte har gjort en kjempeinnsats både før og etter innføringen, sier Ingrid Volden.

DFØ

Vil takke nei til foredrag hvis DFØ er involvert