Dom over nytt vitenarkiv: Leverer ikke det sektoren trenger

Prosessen med å etablere Nasjonalt vitenarkiv (NVA) skaper stor bekymring blant universiteter, høgskoler og forskningsinstitutter.

OsloMet sa i fjor sommer at det planlagte vitenarkivet ville medføre dårligere datakvalitet i forskningsinformasjonssystemet og merarbeid for både forskere og administrasjonen.

I dag har OsloMet fortsatt de samme bekymringene.

— Prosjektet forstår ikke sektorens behov og lytter ikke til sektorens ønsker. Dermed får ikke prosjektet levert det som sektoren vil ha - et system som sikrer import fra mange kilder og gir bedre kvalitet, sier forskningsdirektør Yngve Foss ved OsloMet.

Nasjonalt vitenarkiv skal bli en fellesløsning, der alle norske vitenskapelige artikler finansiert av offentlige midler skal være åpent tilgjengelige. Det er Sikt - kunnskapssektorens tjenesteorgan (tidligere Unit) som har fått i oppgave å utvikle vitenarkivet.

17. februar sendte Universitets- og høgskolerådet (UHR) og Forskningsinstituttenes fellesarena (FFA) et brev til Kunnskapsdepartementet der de ber om at prosjektet stoppes.

forskning

Ber departementet vurdere full stopp i nytt forskningssystem

Skeptisk til hele prosjektet

Tidligere prorektor for forskning ved UiT, nå administrerende direktør i Forsvarets forskningsinstitutt (FFI), Kenneth Ruud, er skeptisk til hele prosjektet.

— Det er ikke helt opplagt for meg at vi trenger et nasjonalt vitenarkiv. De store universitetene har egne, gode vitenarkiv i dag og som forsker oppfatter jeg det som en grei og god løsning. Kunne man ikke heller bygge på en av disse løsningene i stedet for å utvikle noe helt nytt, spør han.

Også forskerne ved FFI laster opp i dagens Cristin-system, men instituttet har i tillegg et eget vitenarkiv.

— FFI må ha en egen arkivtjeneste fordi ikke alle våre rapporter skal gjøres offentlig tilgjengelige, men i vårt tildelingsbrev går det fram at alt som ikke er unntatt offentlighet skal gjøres tilgjengelig, sier Ruud.

I høringsrunden i fjor sommer var mange svært bekymret for at Nasjonalt vitenarkiv ikke skulle få noen løsning for sentral import av vitenskapelige artikler og publikasjonsdata, altså at systemet plukker opp publikasjoner fra andre kilder automatisk.

—Det vil oppleves frustrerende hvis systemet ikke importerer artikler fra andre kilder, slik det kan se ut til er tilfellet med NVA , sier Kenneth Ruud.

Mangler ressurser hos Cristin

Biblioteksjef Torunn Skofsrud Boger ved Høgskolen i Østfold forteller at de stadige forsinkelsene for det nye vitenarkivet, og de tilbakevendende beskjedene om at funksjonalitet forsvinner ut av systemet, byr på utfordringer.

— Senest i høst merket vi dette. Vi har hatt en faglig omorganisering hos oss som medførte at hierarkiet i vårt system måtte endres, og det ga betydelige utfordringer for oss, og sekretariatet for Cristin. Jeg vil på ingen måte kritisere sekretariatet, men det ble tydelig for meg at de ikke har de ressursene de trenger for å bidra når slike saker oppstår, sier Boger.

Hun legger til at per i dag har høgskolen både superbrukere på Cristin og arkivsystemet Brage. Hvert år legges det opp arbeidsplaner der man basert på forventninger om nytt system legger inn opplegg for blant annet opplæring, men så må arbeidsplanene endres, fordi systemet blir forsinket.

Redd det spøker for 2023 også

— Når tror du nå at dere kan ta i bruk løsningen?

— I høst ble jeg litt optimistisk med tanke på allerede nå i våres, men nå er jeg usikker også med tanke på at det er på lufta våren 2023, sier Boger, som legger til:

— Men sett fra vår side er det altså bedre at det blir utsettelser og at vi får et system som fungerer, heller enn at man går på lufta med et system med en rekke barnesykdommer.

— Både UHR og FFA trekker fram manglende brukerinvolvering i sitt brev til Kunnskapsdepartementet. Hvordan opplever dere dette?

— På den ene siden vil jeg ta Unit /Sikt litt i forsvar. Vi har blitt invitert inn på møter og presentasjoner. Men: Det er kanskje ofte slik at vi kommer inn i prosjektene på et litt for sent tidspunkt. Og dessverre er det nok slik at vi får flere beskjeder om funksjonalitet som er tatt ut, framfor ny funksjonalitet som er tatt inn, forteller Boger.

Hun trekker også fram at hun også som flere andre er litt foruroliget av usikkerhet knyttet til om det nye systemet legger opp til mer manuelt arbeid, enn det man så for seg fra starten av.

— Det er jo kanskje særlig en utfordring for de mindre institusjonene som ikke har så mange ressurser å bruke på dette. For oss er det avgjørende at man får en god sentral importløsning og at mest mulig er automatisert. Det blir nok å gjøre for våre medarbeidere uansett, understreker Boger.

Frykter merarbeid

Ved Universitetet i Bergen (UiB) var bekymringen stor for at NVA ikke la opp til en slik masseimport av eksisterende publikasjoner og publikasjonsdata. Dermed kunne ikke UiB se noen besparelse og effektivisering av prosessen med å registrere forskningsdata, tvert i mot et merarbeid for både forskere og administrativt ansatte.

—I den videre utviklingen av NVA vil det være viktig at institusjonene blir involvert i utviklingen av system og arbeidsprosesser, særlig når det gjelder sentral import, het det.

Universitetet i Oslo (UiO) var opptatt av det samme.

— Uten sentralimport blir det ingen forenkling, kun merarbeid – for forskerne og for institusjonene, het det i innspillet fra UiO.

I høringsuttalelsen skrev UiO at universitetet lenge har ønsket en generell forenkling av dagens Cristin-system, med mer sentral import, enklere måter å gjenbruke metadata og informasjon på, samt behov for større fleksibilitet for endringer.

— Slik systemet er beskrevet nå har Cris-delen av systemet flere begrensninger enn det som tilbys i dagens Cristin. Dette bekymrer UiO. Et nytt system må kunne tilby mer enn det vi bytter ut, med mer automatikk, skrev UiO.

Finansieringsutvalget

Tellekantenes dager kan være talte for forskningen

Ser ikke besparelsene

Universitetet i Sørøst-Norge (USN) sluttet seg til kritikerne og mente at den foreslåtte løsningen for Nasjonalt vitenarkiv ville medføre dårligere datakvalitet i forskningsinformasjonssystemet og merarbeid for både forskere og ansatte i bibliotek/forskningsadministrasjon.

— Dette er svært uheldig, ifølge USN.

UiT Norges arktiske universitet sa også at det er vanskelig å se hvordan det nye vitenarkivet ville være tids- og ressursbesparende i forhold til dagens system.

Universitetet i Stavanger (UiS) var i utgangspunktet positiv, spesielt til at vitenarkivet vil tilfredsstille kravene i Plan S. Ifølge uttalelsen derfra så man at registreringen vil bli enklere for den enkelte forsker/forfatter, men UiS stilte likevel spørsmål ved om det ville bety noen effektivisering for institusjonen.

— Har blitt altfor komplekst

Høgskolen i Innlandet er opptatt av finansieringen av Nasjonalt vitenarkiv og hva som blir byrdefordelingen. Høgskolen viser til at institusjonenes ressursbruk har økt betraktelig etter innføringen av Cristin-systemet og at dette burde vært kartlagt og ligge til grunn i arbeidet med det nye nasjonale vitenarkivet.

Anna Løken er biblioteksdirektør ved Høgskolen i Innlandet. Hun forteller at Innlandet så langt ikke føler at de har fått gehør for innspillene de kom med før sommeren 2021.

— Vi er ikke fullt ut orientert, men jeg har inntrykk av at våre innspill ikke har fått gehør. Det første av innspillene, finansieringsplan, har verken vi eller sektoren fått respons på. Heller ikke kartlegging av ressurser brukt til arbeid med Cristin.

Hun legger til at Innlandet i sitt innspill var opptatt av god og effektiv ressursbruk, og ønsket en solid arbeidsflyt, der en institusjon kunne kontrollere og godkjenne en publikasjon på vegne av institusjoner med forfattere i den aktuelle publikasjonen.

— Slik det er i dag, blir hver eneste publikasjon vurdert og nøye kontrollert av alle institusjoner som har medforfattere i den. Det ser ut til å bli videreført, slik NVA er planlagt. Men det må merkes at flere institusjoner ønsket å beholde full kontroll på sine publikasjoner, og ønsket at kontroll og godkjenning hos alle involverte blir videreført, forteller Løken.

Stiller seg bak brev

— Hva tenker dere er hovedproblemet med måten Unit/Sikt driver sitt prosjektarbeid på her?

— I tillegg til det brevet fra UHR og FFA, mener jeg at UNIT/Sikt har gjort prosjektet unødvendig komplisert. Bestilling fra Kunnskapsdepartementet var å utvikle et nasjonalt vitenarkiv. Selv om ambisjon om en helhetlig forskningssystem er beundringsverdig, har NVA med Cris-funksjonalitet blitt uoverkommelig komplekst, samtidig som utvikling av Cristin har stoppet opp. Vi opplever kritiske feil i Cristin allerede, sier Løken, som understreker at de stiller seg fullt og helt bak brevet som er sendt fra UHR og FFA.