Digitale møter blir første­valg i nasjonale utvalg og råd som ledes av NTNU

NTNUs nye retningslinjer for miljøansvarlige reiser skal gjelde fra nyttår og får en blandet mottakelse ved andre universiteter.

For vedtaket fra NTNU får raskt konsekvenser også for andre institusjoner som er medlemmer i råd og utvalg, og selv om det er enighet om at flere digitale møter er veien å gå, er det ikke gitt at det alltid er beste løsning.

— Vi forholder oss til det, men vil i utgangspunktet si at det å balansere det ved å si at rundt 50 prosent skal være digitale fremstår som en mer farbar vei. Det handler om totalen her, og det vil jo også hjelpe om en legger flere møter med de samme personene tilstede til samme tidsrom og sted, sier Per Martin Norheim-Martinsen, viserektor og ansvarlig for bærekraftsarbeidet ved OsloMet.

Også i Bergen er de en smule skeptiske.

— Jeg synes det er et godt innspill. Samtidig tror jeg alle utvalg har behov for å treffes fysisk også, så en kombinasjon av digitalt og fysisk er fint, sier Margareth Hagen, rektor ved Universitetet i Bergen.

Organisasjonsdirektør Bjørn Haugstad ved NTNU forteller at vedtaket ikke bare handler om klima og miljø, men også effektiv tidsbruk og kostnader knyttet til reising.

— Dette er en klar posisjon fra NTNUs side, og vi opplever ikke at det er noen stor motstand mot det. Snarere har vel «alle» lært under pandemien at en kommer et godt stykke på vei med digitale møter. Den nye normalen er mindre reising, og vi skal ytterligere ned.

Tøffere prioriteringer for konferansereiser

I NTNUs nye reiseregler heter det også at de i råd og utvalg der NTNU bare er medlem, og ikke har ledervervet, skal foreslå at minst halvparten av møtene skal være digitale.

I tillegg sier de nye retningslinjene at deltakere med en aktiv rolle ved konferanser skal prioriteres, slik at en når det er mulig kan begrense det totale antallet reisende fra NTNU.

Det bekymrer Forskerforbundet lokalt:

— Vi må være bevisste den reiseaktiviteten vi har, men det er også viktig å treffes i fellesskap i ny og ne. Vi er bekymret for at dette kan gå på bekostning av de yngre forskerne, sier Patric Wallin, styreleder for Forskerforbundet ved NTNU.

For det er forskjell på gamle ringrever med godt etablerte nettverk og ferske akademikerspirer som trenger å knytte kontakter, sier Wallin.

— For stipendiater og postdoktorer er det viktig å bygge nettverk, og da er det også viktig at de kan møtes fysisk. Når en først har et faglig nettverk er det lettere å møtes digitalt.

Uavhengig av fartstid mener Wallin det er viktig å ha tillit til at de ansatte tar gode beslutninger som tar både faglige hensyn og miljøhensyn på alvor.

— Også er det noe med å ha denne typen retningslinjer samtidig som vi har en direktør som bor i Oslo og pendler til Trondheim. En skal ikke undervurdere den symboleffekten.

— Yngre forskere skal prioriteres

NTNUs organisasjonsdirektør Bjørn Haugstad sa da han fikk jobben at han av familiære årsaker ville bli boende i Oslo og så for seg ukependling til Trondheim.

— Jeg finner ingen glede i å tilbringe tid verken på Værnes, Gardermoen eller mellom de to. Sånn sett har jeg ganske sterke incentiver for å redusere reisevirksomheten min mest mulig. Og jeg har også tatt endel tog, selv om det blir mest fly, sier Haugstad.

Han forsikrer om at ingen trenger å være bekymret for de yngre forskerne og deres behov for nettverksbygging.

— Yngre forskere skal prioriteres. Det står også i retningslinjene. De er i en fase hvor de trenger å bygge nettverk.

Samtidig påpeker Haugstad at NTNUs akademikere ikke kommer til å stille med noe handikap sammenlignet med akademikere ved andre universiteter på grunn av reisepolitikken.

— Det er flere andre som har lignende ambisjoner, og det er også en trend internasjonalt. Det kommer til å bli mindre reiseaktivitet.

Digitale alternativer hovedregelen

De nye retningslinjene for miljøansvarlige reiser for NTNU-ansatte som tenker seg ut på reise gjelder fra nyttår. Da skal all reiseaktivitet vektes mot miljøhensyn, er den klare beskjeden i rektorvedtaket.

Fra nå av må med det alle vurdere om reisen er strengt nødvendig, og digitale alternativer skal som hovedregel brukes i stedet for reise. Dette gjelder også for nasjonale utvalg og råd, hvor utgangspunktet skal være at hvis NTNU leder dem, så skal digitale møter prioriteres. Er NTNU medlem bør de foreslå at minst halvparten av møtene er digitale.

De innskjerpede kravene til reisevirksomhet gjelder også når NTNU skal invitere personer utenfra til universitetet.

— Begrunnelsen for retningslinjene er at NTNU i flere år har hatt mål om å ta ned miljø- og klimafotavtrykket til virksomheten. I tråd med de nasjonale ambisjonene om redusere utslippene med 50 prosent innen 2030 har vi hatt ambisjon om å gjøre det samme her, og ettersom reiser er en av de største kildene til klimagassutslipp ved NTNU er dette ett tiltak for å gjøre plan til handling, sier Haugstad.

Han understreker at NTNU lenge har jobbet for å redusere reiseaktiviteten, blant annet gjennom interne budsjettprosesser.

— Pandemien "løste" jo problemet, men nå ser vi at reisevirksomheten naturlig nok tar seg opp igjen. Da er det viktig å ha disse retningslinjene på plass for å sikre en varig adferdsendring.

— Har dere regnet noe på hvor mye dere vil spare?

— Nei, men vi har sett at regjeringen har lagt inn innsparing på våre vegne. Det er flere ting som peker i samme retning her. Klima, kostnader og tidsbruk.

— Også vil jeg forsiktig legge til at også i denne sammenheng merker vi at det er litt enklere å være barsk i tilslaget hvis en holder til i Oslo enn hvis en er i Trondheim eller Bergen. Da er en jo allerede i det naturlige møtepunktet, sier Haugstad.

I tillegg til de lengre reisene er NTNUs ansatte også forvist til kollektivtransport eller NTNUs egen elbilpark ved behov for lokale reiser der det ikke er aktuelt å gå eller sykle. Taxikortene kan med det legges nederst i en skuff.

Hagen: — Jeg trenger ingen veskebærer

Men NTNU er som nevnt langt fra det første universitetet som innfører slike retningslinjer. Universitetet i Bergen innførte sine retningslinjer allerede på tampen av 2019.

— Våre retningslinjer har fungert så godt at reisevirksomheten er redusert med 75 prosent, så dette har hatt en veldig effekt på klimaregnskapet vårt, sier UiB-rektor Hagen.

Hun sier det riktignok litt på spøk, for det tok ikke mange månedene fra de innførte retningslinjer og til pandemien satte en stopper for reisevirksomheten.

— Jeg regner med reisevirksomheten vil ta seg opp igjen, så får vi se hvor mye. Inntrykket mitt er at det er en bevissthet i organisasjonen rundt reising, og folk reiser ikke unødig. Men verken Bergen eller Trondheim ligger i Oslo, så litt reising er nødvendig.

Og på listen over nødvendige reiser står de av faglig karakter.

— De er det nødvendig å hegne om, og vi har stor tillit til at fagmiljøene vurderer dette selv. Det er viktig at spesielt unge forskere får reist, også blir det kjempeinteressant å følge med på hvordan reisevirksomheten generelt utvikler seg etter pandemien, sier Hagen.

Rektoren forteller at også hun er veldig bevisst eget klimaavtrykk når hun er ute og reiser.

— Jeg trenger ingen veskebærer, og er veldig bevisst på at jeg ikke har emd meg en stor stab når jeg reiser. Bare det å passe på hvem som er med i en delegasjon og hvorfor kan telle mye.

Samtidig som UiB vedtok sine retningslinjer startet arbeidet med en ny klima- og miljøstrategi ved UiO, som blant annet slår fast at det skal legges «til rette for mest mulig klimavennlige reiser, og hele organisasjonen skal støtte opp om videreutviklingen av gode digitale løsninger for ansatte og studenter». Målet er å halvere utslippene fra reiser i 2030 sammenlignet med 2018.

OsloMet: — For tidlig å si om retningslinjene har hatt effekt

I mai 2021 kom også OsloMet med oppdaterte retningslinjer i samme led: Det skal vurderes om reiser er nødvendige eller kan erstattes med digitale alternativer, og i den vurderingen skal miljø- og bærekraft tillegges særlig vekt.

— Er det velkommen etter til NTNU?

— Jeg registrerer at det nå kommer signaler fra departementet og regjeringen om at det ønskes en permanent reduksjon i reisevirksomhet, og at det med det for NTNU og andre blir tvingende nødvendig å revidere retningslinjene sine, sier Norheim-Martinsen, bærekraftsansvarlig ved OsloMet.

Han sier de opplever en nedgang i reisevirksomhet etter pandemien, men at det er for tidlig å slå seg på brystet og si at det er på grunn av de nye retningslinjene.

— Vi ser jo for eksempel det siste året her at pandemien har ført til få endringer i møteaktiviteten hos oss. Vi har en tendens til å møtes for mye fysisk, uten at det er noen overordnet plan for når man bør, og ikke bør, gjøre det, sier Norheim-Martinsen.

Ingen begrensning på konferansereiser

Noen formulering om at aktive bidragsytere på konferanser skal prioriteres for å når mulig redusere det totale antallet som reiser på konferanser har ikke OsloMet.

— Vi har hele veien vært veldig tydelige på at våre retningslinjer ikke er noe forbud mot, eller ønske om å begrense, konferansereiser. Men vi ønsker jo at når folk først drar på konferanser så er det for å ha en aktiv rolle, og vi prioriterer jo selvfølgelig de som skal presentere noe eller sitte i et panel, sier viserektoren ved Oslomet.

— Det vi har ønsket oss er at det for eksempel i planleggingen av prosjekter legges opp en plan for møtevirksomheten som tar hensyn til klima.

Et eksempel her vil ifølge viserektoren være å ha et større fysisk møte for å starte opp prosjektet, og et nytt for å avslutte det, med digitale møter imellom.

— Det viktige er at vi ikke bare rutinemessig fortsetter slik vi gjorde før pandemien. Det gjelder også når vi først må reise. Det er viktig at vi da aktivt ser på muligheten for å bruke mer miljøvennlige reisemåter som for eksempel tog, sier han og legger til:

— Men det er ingen konkrete påbud eller føringer utover det faktum at vi ønsker å legge til rette for aktive vurderinger når en planlegger enkeltreiser og prosjektbaserte reiser, sier Norheim-Martinsen.