Ansatte melder om mer produktivitet og effektive møter på hjemmekontor

— Hjemmekontor er mer effektivt for skrivebordsarbeid som krever refleksjon og tenking, der en skal lese ting og hente inn informasjon, sier seniorrådgiver ved Universitetet i Oslo (UiO), Torbjørn Grønner til Forskerforum.

Den nye tilværelsen med hjemmekontor har gitt Grønner, som blant annet jobber med utredning og forbereder saker til UiOs ledelse og organer, mersmak.

Og flere andre har samme opplevelse, viser en ny studie fra Norges handelshøyskole (NHH).

Forskerne bak studien har har intervjuet 29 administrativt ansatte ved fire universiteter og høgskoler om deres erfaring med hjemmekontor under nedstengingen i vår.

• 40,4 prosent av informantene mente arbeidsdagen hadde blitt mer produktiv. Like mange var verken enig eller uenig, og bare 17,2 prosent var uenige.
• Syv av ti mente at de digitale møtene var mer effektive
• Hele åtte av ti sa at de, når situasjonen normaliserer seg, ønsker å jobbe mer hjemmefra enn de hadde gjort før koronapandemien

Lignende funn kom frem i en undersøkelse gjort ved OsloMet i sommer.

• Les også: Frykter hjemmekontor blir for attraktivt

Helomvending i opplevelsen av hjemmekontor

En av forskerne bak studien, ph.d.-stipendiat Dan-Richard Knudsen, sier at en av årsakene til disse funnene er at folk, spesielt de som ikke har hatt barn hjemme, har opplevd færre distraksjoner hjemme.

— Det kan være enkle spørsmål fra kolleger som kommer innom. Eller en prat ved kaffemaskinen. Det kan ta fem minutter, men også 30 minutter. En del savner den typen interaksjon. Men de tingene tar også ganske mye tid i løpet av en arbeidsdag, sier Knudsen til Forskerforum.

Denne studien er ikke publisert enda, men skal presenteres på en forskningskonferanse denne høsten, skriver Forskerforum.

Og det er interessante funn i denne nye studien. For de samme forskerne gjorde en lignende studie like før nedstengingen i mars.

Der svarte 72 prosent av de rundt 1000 administrativt ansatte ved universiteter og høgskoler at de «aldri» hadde hatt hjemmekontor de siste tre månedene før nedstengningen.

Nå er realiteten en annen. Også for flere ledere. Som én sier i undersøkelsen: «Før nedstengningen var jeg ikke så positiv til at ansatte jobbet fra hjemmekontor. Nå ser jeg at det fungerer».

• Les også: Digital ledelse: — Noen ledere fungerer bedre når de ansatte sitter hjemme

Ønsker at noen møter forblir digitale

Selv om de fleste informantene i undersøkelsen mente at de digitale møtene var mer effektive enn de fysiske, var det blandede tanker om hvilke møter som skulle forbli digitale også i en normal situasjon.

Erfaringen med å erstatte møter som krevde reiser med digitale møter, hadde vært en øyeåpner, skriver forskerne.

korona

Ønskjer tilsette tilbake til kontora

Også store, formelle møter som involverer store deler av organisasjonen, fant informantene naturlig at forblir digitale.

Mindre møter innenfor egen avdeling eller seksjon, ønsket flere at skal bli fysiske igjen.

Seniorrådgiver ved UiO, Torbjørn Grønner, erkjenner at de digitale møtene kanskje er mer effektive, men han mener likevel at mye går tapt.

— Kommunikasjonen går bedre og er mer dynamisk i fysiske møter. Kommunikasjon er mye mer enn at én og én tar ordet på en skjerm, sier Grønner til Forskerforum.

Han mener at den ikke-verbale kommunikasjonen forsvinner og at det blir vanskeligere med korte avklaringer med enkelte før og etter møtet.

• Les også: Frykter snikinnføring av hjemmekontor-norm

Gir fire råd til arbeidsgivere

Den brå digitale overgangen gikk ikke bare på skinner. Forskerne fant blant annet at mangelen på en digital møtekultur gjorde at uskrevne regler vokste frem.

Blant annet at de ble sett på som uhøflig å skru av kameraet, at folk ofte snakket i munnen på hverandre og mye forvirring rundt alle de ulike digitale verktøyene.

Basert på funnene i studien har NHH-forskerne kommet med fire råd til arbeidsgivere, for å bedre tilrettelegge for en ny digital hverdag, skriver Forskerforum.

1. Utvikle en digital kultur hvor alle må få en viss digital kompetanse
2. Standardisere digitale plattformer, altså velge hvilke plattformer som skal brukes i mylderet av alternativer
3. Standardisere retningslinjer og praksiser ved digitale møter
4. Tillate individuell fleksibilitet, la de ansatte selv bestemme om de ønsker å sitte på hjemmekontor

Utarbeider retningslinjer ved NTNU

NTNU er allerede i gang med å lage nye retningslinjer for hjemmekontor etter pandemien.

Retningslinjene skal blant annet inneholde en veiledning til ledere og ansatte for når det er hensiktsmessig å ha hjemmekontor, opplyser HR- og HMS-sjef Arne Kr. Hestnes til Universitetsavisa.

I tillegg skal retningslinjene si noe om hvor mange dager med hjemmekontor det er greit å ha i løpet av en periode, hvordan det er med arbeidsmiljøansvar, forsikringer, utgifter, utstyr og så videre.

Det endelige utkastet skal være klart om et par uker, ifølge avisa.