Administrative ansatte er svært verdifulle for universitetene

Vitenskapelig personell ved universiteter og høgskoler skal forske, undervise og formidle forskningsbasert kunnskap til samfunnet. Vi er kunnskapsleverandører, og vi blir selv eksperter innen de feltene der vi dedikerer oss fokusert over lang tid.

Slik er det med ekspertise – den utvikles langsomt, over 10.000 timer med fokus innen et felt der man repeterer om og om igjen arbeidsoppgaver og får rask og presis tilbakemelding på om man har utført et arbeid korrekt.

En ekspert får automatisert kunnskap om sitt felt og hun kan ikke nødvendigvis gjøre verbalt rede for grunnlaget for sin ekspertise. Den er blitt taus, prosedyral kunnskap. Denne automatiseringen av ferdigheter frigjør mental kapasitet slik at man kan tenke over sine oppgaver på en mer holistisk og kreativ måte. Man blir en bedre fagperson, raskere og med høyere kvalitetsnivå.

Arbeidsbetingelsene som premissleverandørene for vår arbeidssituasjon har konstruert for oss passer imidlertid ikke med det idealiserte bildet jeg nå risset opp. Vi skal tydeligvis ikke være eksperter på forskning, utdanning og formidling. Vi skal være eksperter på byråkratiske rutiner koblet opp mot en lang rekke ulike IT-systemer.

For å løse mine oppgaver som professor på et middels stort norsk universitet må jeg forholde meg til 8 (åtte) ulike IT-systemer og de er nesten alle assosiert med et regelverk og prosedyreverk.

Dette er en konsekvens av avbyråkratiserings- og digitaliseringsstrategiene som sentrale myndigheter har pålagt oss. Tanken er dels å spare penger gjennom å overflødiggjøre administrativt ansatte og de arbeidsprosedyrene de har utført, og flytte oppgavene til vitenskapelig ansatte som også er de som utfører universitetenes kjerneoppgaver.

Les også:

Økonomiprofessorer støtter Siv Jensens effektiviserings-kutt

Dette er dårlig tenkt og i tillegg dårlig gjennomført i praksis. Når jeg som vitenskapelig ansatt er pålagt en arbeidsflyt som medfører at jeg må bruke f.eks. ett enkelt IT-system en gang i året, så rekker jeg aldri å automatisere hverken prosedyrene eller ferdigheter i bruk av IT-systemet. Jeg må slå opp i regelverk, i digitale håndbøker, kanskje ringe en hjelpetjeneste dersom jeg ikke finner en digital håndbok.

Helt konkret medfører dette at jeg bruker dagevis på å grue meg og ruminere om det som venter meg, noe som medfører at jeg ikke fokuserer på kjerneoppgavene mine som er forskning, undervisning og formidling.

Jeg ender opp med å bruke lang tid på å finne ut av a) hva jeg skal gjøre og b) hvordan jeg skal gjøre det. Jeg blir med andre ord aldri ekspert på denne arbeidsoppgaven og det assosierte IT-systemet, for oppgaven utføres for sjelden. Resultatet er at jeg kaster bort mye tid hvert år på ren «overhead» og med det i den tiden ikke utfører det universitetet egentlig har ansatt meg for å gjøre.

Når det er 8 ulike systemer å forholde seg til, så har vi å gjøre med massivt sløseri med vitenskapelig ansattes tid og kognitive kapasitet. Tror man virkelig at dette er å effektivisere og spare?

Egentlig er det som skjer en nedvurdering av den ekspertisen som de administrativt ansatte har. Det er de som blir eksperter på rutiner og IT-systemer når de gjentar arbeidsrutiner hyppig og under dels varierte betingelser. Den ekspertisen de får medfører at de utfører slike arbeidsoppgaver mange ganger hurtigere enn en person som utfører dem et par ganger i året.

Les også:

Konsulenter mener NTNU kan frigjøre 2,2 mrd

Slike ansatte er svært verdifulle for universitetene. De løser arbeidsoppgaver hurtig og effektivt og de er en uvurderlig ressurs for de vitenskapelig ansatte. Hvis avbyråkratisering medfører at vi fjerner disse, har vi spart oss til fant. Da ender vi opp med at vitenskapelig ansatte i større og større grad bruker tid på å lete etter neste prosedyrehåndbok og digitale brukermanual og mistrives på en jobb der de ikke føler de får brukt tid på det de egentlig er ansatt for å gjøre.

Digitaliseringen og avbyråkratiseringen som Unit er ansvarlige for den praktiske gjennomføringen av, ser ut til å være basert på en økonomisk tenking som totalt ignorerer menneskelige faktorer. Det finnes fagfelt som kalles «human factors engineering». Her ser man arbeidsflyt og teknologiske betingelser og menneskelige egenskaper i sammenheng.

Man vet at IT-systemer må utformes for å være brukervennlige, man vet at det tar tid å lære seg nye IT-systemer. Man vet at IT-systemer må sees i sammenheng med total arbeidsflyt. Man vet at det er noe som heter ekspertise og at det henger sammen med kognitiv belastning som igjen er assosiert med grad av stress, grad av kreativitet og helhetstenking. Man vet at det er noe som heter taus kunnskap og man vet at slik kunnskap ikke lar seg formidle i tykke, digitale håndbøker.

Håpet er at Unit og utdanningsbyråkratiet i fremtiden fokuserer på menneskelige faktorer når de designer de arbeidsbetingelsene vi universitets- og høgskoleansatte får for å løse våre kjerneoppgaver. Håpet er også at ekspertisen til administrativt ansatte verdsettes og dyrkes og ikke bare betraktes som overflødig byråkrati som skal spares bort.