Universitetet har tatt bort den offentlige journalen:
— Henger ikke på greip

Mange offentlige instanser har sine offentlige postjournaler tilgjengelige på nett. Hensikten er at det dermed legges til rette for åpenhet og innsyn i beslutninger som tas i offentlig finansierte organer, og at dette igjen skaper tillit.

Alle departementene i Norge og deres underliggende organisasjoner, som blant annet direktorater og ulike tilsyn, har plikt til å gjøre sine postjournaler offentlige på nett.

Også de fleste universiteter og høgskoler har sine offentlige postjournaler tilgjengelige på nett, selv om de ikke har den samme plikten. Blant dem Universitetet i Oslo og NTNU.

Fikk henvendelser fra flere studenter

Den offentlige postjournalen ved Universitetet i Stavanger (UiS) var inntil nylig publisert på nett. Men i slutten av august snudde universitetet.

— Bakgrunnen for denne avgjørelsen er at vi ønsker å redusere faren for at personopplysninger i postjournal blir tilgjengelig i nettsøk lengre enn tre måneder, som er tidsrommet for publisering av offentlige journaler hos oss, skriver kommunikasjonsrådgiver Leiv Gunnar Lie i en e-post. Han legger til:

— Vi har altså vurdert hensynet til meroffentlighet opp mot krav til sikker håndtering av personopplysninger innenfor personopplysningsloven/GDPR, og falt ned på nevnte løsning.

I stedet legger UiS opp til at personer kan søke innsyn i journalperioder eller i enkeltsaker ved å henvende seg på e-post.

UiS er ikke alene om denne praksisen. Heller ikke ved OsloMet eller Høgskulen på Vestlandet er journalen tilgjengelig på nett.

Lie utdyper at grunnen til at beslutningen ble tatt er at flere studenter har tatt kontakt med universitetet.

— Flere studenter har lurt på hvorfor de gjennom søk på nett har funnet navnet sitt i vår offentlige journal på nett. Da ble det oppdaget at det fins programvare på nett som skanner nettsider, og dermed kan slike personopplysninger bli foreviget langt forbi vår frist gjennom verktøy vi ikke har kontroll over, sier Lie til Khrono.

Jobber med å finne midlertidig løsning

Men det er viktig for Lie å understreke at dette ikke er en permanent løsning.

Universitetet venter på det nye saksbehandlings- og arkivsystemet fra DFØ som er på trappene for hele sektoren og håper det vil inneholde en ny felles innsynsløsning.

Men som Khrono tidligere har skrevet, så er systemet som leveres av Sopra Steria, først planlagt rullet ut i januar 2023, og da som en pilot først hos NTNU.

— Men vi jobber med å finne en god midlertidig løsning frem til det nye systemet kommer. For UiS er det svært viktig å være et åpent universitet, og vi setter pris på at Khrono belyser temaet, sier Lie.

Søkarlister

Held søkarar til toppjobbar hemmelege: — Sørgeleg lite respekt for lova

— Ikke et gyldig argument

— Dette henger ikke på greip.

Det sier leder i Pressens offentlighetsutvalg, Tron Strand.

Han mener argumentasjonen til UiS ikke holder vann.

— At man av hensyn til personvern ikke ønsker åpenhet rundt journalene anser jeg for å ikke være et godt argument. Personvern skal være ivaretatt på en god nok måte uansett og GDPR kan ikke brukes som en unnskylding for å ikke publisere journalene på nett, sier Strand.

Strand mener at jobben med å behandle personopplysninger riktig må gjøres uansett, da alle til enhver tid kan søke om innsyn i offentlige dokumenter.

— Dreier dette seg om et økonomi eller ressursspørsmål anser jeg heller ikke det som et gyldig argument, sier Strand. Han legger til:

— Hvem som helst kan be om innsyn i journalen de siste tre månedene og da må de jo sitte for hånd og sladde hvert dokument. Er det mer eller mindre ressurskrevende enn å ha en automatisk løsning?

Viser til E-innsyn

Han er likevel klar på at de ikke har en plikt til å publisere journalene på nett. Derfor er det en beslutning man kan kritisere, men ikke ta videre, sier offentlighets-lederen.

— Dette er et valg de gjør som vi beklager og jeg vil på det sterkeste anbefale at de publiserer journalene sine på nett, sier Strand.

Strand reagerer også på at UiS har satt tre måneder som et tidsrom, noe UiS forøvrig ikke er alene om.

— Hvor har de tre måneder fra? Det er ingenting i det som følger lovverket, sier Strand.

Han viser til E-innsyn, den automatiserte løsningen som brukes av blant annet de ulike departementene, som har en frist på 12 måneder.

— E-innsyn har løst dette gjennom å sette på en automatisk søkesperre, at personopplysninger ikke er søkbare etter ett år etter publiseringsdato. Man får opp dokumentet, men ikke navnet, sier Strand.

høsgkulen på vestlandet

Får kritikk for dårlig arkivarbeid. Hadde etterslep på mange tusen dokumenter

Prøver ikke å dekke over etterslep

Khrono har tidligere skrevet flere saker om høgskoler og universiteter som har et enormt etterslep i journalføringen sin.

I år fikk Høgskulen på Vestlandet kritikk av Arkivverket for å ha et etterslep på over 4000 dokumenter.

— Korrekt journalføring er nødvendig for at dokumentasjonen kan bli tilgjengelig på offentlig journal; det er viktig for rettssikkerheten og demokratiet, understrekte Arkivverket tidligere i år.

I 2019 ble det kjent at NTNU hadde unnlatt å journalføre hele 170 000 dokumenter.

— Henger avgjørelsen om å ta bort den offentlige journalen fra nettsiden sammen med at man prøver å skjule et etterslep i journalføringen?

— Dette handler overhodet ikke om at vi har ligget bakpå med å få journalene på nett. UiS har tvert imot lagt stor vekt på å få disse ut så fort som mulig, sier kommunikasjonsrådgiver Lie ved Universitetet i Stavanger.

les også

NTNU bryter offentlighetsloven