I sommer kalte arkivansvarlig ved NTNU det en glipp, at dokumenter ikke var journalført, nå innrømmer hun lovbrudd for mer enn 170.000 brev og dokumenter som ikke er journalført. Arkivfoto: Skjalg Bøhmer Vold
I sommer kalte arkivansvarlig ved NTNU det en glipp, at dokumenter ikke var journalført, nå innrømmer hun lovbrudd for mer enn 170.000 brev og dokumenter som ikke er journalført. Arkivfoto: Skjalg Bøhmer Vold

NTNU bryter offentlighetsloven

Offentlig innsyn. NTNU har unnlatt å journalføre over 170.000 brev og dokumenter, og hindrer dermed offentligheten innsyn i virksomheten ved landets største universitet. Men de har kontroll på dokumentene, sier universitetet.

Universitetsavisa har fått bekreftet fra NTNUs ledelse at universitetet bryter loven for journalføring og arkivering. Ifølge et anonymt tips, som UA og også Khrono har mottatt, skal det være et etterslep på over 170.000 brev og dokumenter som ikke er ført inn i journalene og oversikten som skal være offentlig tilgjengelig for alle som vi følge med på virksomheten ved landets største universitet.

Søk i postjournaler er blant annet et viktig arbeidsverktøy for journalister og er i mange tilfeller helt avgjørende for at journalister kan avdekke kritikkverdige forhold i det offentlige.

...det skjer glipper i travel hverdag og at ikke alle saksbehandlere og ledere har god kunnskap om arkivering og journalføring...
Lisbeth Viken
Dokumentasjonsansvarlig på NTNU i epost til Khrono i sommer

— Det stemmer at vi har pådratt oss et kraftig etterslep i arkivsystemet vårt. Dette er andre gang vi står i en noe krevende situasjon med tanke på at vi ikke overholde lovverket på dette området, sier Lisbeth Viken, avdelingsleder ved Avdeling for dokumentasjonsforvaltning ved NTNU, og bekrefter overfor UA, tallene i den anonyme eposten.

Vil bruke over et halvt år på å komme a jour

Viken sier til Universitetsavisa at etterslepet eskalerer når avdelingen velger å prioritere ressurser til andre områder. Men hun vil overfor Khrono ikke gå med på at det betyr at de bevisst prioriterer ned journalføring.

— Nei, vi har ikke bevisst prioritert ned journalføringen. Vi i DOKU jobber hele tiden med en balansegang mellom utviklingsoppgaver, og også formidlingsoppgaver, på den ene siden og de lovpålagte oppgavene på den andre. Det er bare å ta innover seg at vi ikke har klart å gjøre en god nok ressursvurdering underveis her. Nå gjør vi grep og setter inn ekstra ressurser for å ta unna etterslepet. Vi skal få ned tallet markant i løpet av et par måneder, men estimerer at vi trenger tiden fram til sommeren for å komme helt a jour.

Klaget til NTNU i sommer

Khrono klaget i sommer til NTNU over manglende journalføring etter at vi hadde funnet både inngående og utgående brev i andre postjournaler vedrørende saker på NTNU, som ikke var mulig å finne igjen i NTNUs egne postlister.

I e-post gjorde Khrono universitetet oppmerksom på at dersom arkivverdige dokumenter ikke er journalført, eller mangler så mye informasjon at det er umulig å identifisere dokumenter eller å bli kjent med pågående saker, vil dette i realiteten bli sett på som avslag på innsyn i journalen.

Betydningen av informative postjournaler er framhevet blant annet i Justisdepartementets rundskriv G-18/2001:

«Journalen er et meget nyttig redskap for personer som ønsker å finne fram til dokumenter av interesse. Det er derfor viktig at journalen føres etter regelverket. Det er ikke adgang til å unnlate å journalføre et dokument i den hensikt å unngå offentlighet. Utelatelser og overstrykninger i journalen skal bare skje i den grad det er nødvendig for å skjerme opplysninger som er underlagt taushetsplikt, eller som allmennheten for øvrig ikke kan kreve.»

— Det skjer glipper

Den gang svarte Lisbeth Viken er leder for avdeling for dokumentasjonsforvaltning ved NTNU i en e-post til Khrono at universitetet fulgte regelverket:

«NTNU følger arkivloven og dens forskrift når det gjelder rutiner for journalføring av saksdokumenter. Vi har en omfattende arkivplan godkjent av Riksarkivaren, se https://ntnu.arkivplan.no/content/view/full/27370 .», skrev hun blant annet.

Og videre i svarbrevet fra NTNUs arkivansvarlige til Khrono heter det:

— Så vet vi selv at vi i det daglige ikke får journalført alle dokumentene raskt nok og at noen saksdokumenter ikke kommer til journalen. Jeg vil avvise at det skyldes ønsker om å holde dokumenter unna offentligheten, men at det skjer glipper i travel hverdag og at ikke alle saksbehandlere og ledere har god kunnskap om arkivering og journalføring, er nok tilfelle ved NTNU som ved mange andre offentlige virksomheter, desverre. Det er bare å beklage, skrev Viken til Khrono.

Har kontroll på alle dokumentene

Nå utdyper hun at det er forskjell på arkivering og journalføring. Hun sier ingen dokumenter er på avveie.

— Du omtalte det som en glipp og manglende kunnskap i sommer. Men er det også annet en «glipper» som gjør at man henger så kraftig bak påjournalføringen?

— Min kommentar i sommer gikk på at ikke all dokumentasjon fra saksbehandler kommer til arkivsystemet i tide og var en forklaring på hvorfor det kan skje. Det vi snakker om nå er dokumenter som befinner seg i arkivsystemet; alle 170 000 dokumenter ligger der med en første registrering. Det er altså ingen dokumenter som er slettet, eller er blitt borte, sier Viken.

Det er offentlighetsvurdering av dokumentene og offentliggjøringen av dem som står på vent.

— Etterslepet har vi på den avsluttende kontrollen av filformater og offentlighetsvurdering av sakene før dokumentene blir konvertert til endelig arkivformat. Dette medfører at dokumentene heller ikke blir synlige i den offentlige journalen, og det beklager vi. Når vi nå fokuserer spesielt på journalføringen helt fram til sommeren, ligger det også i det at vi skal få på plass en enda klarere måling og styring av ressurs- og oppgavefordeling i avdelingen generelt. På sikt er målet at dokumentregistreringen skal foregå automatisk og da unngår vi denne flaskehalsen. Det skjer med innføringen av det nye systemet for saksbehandling og arkiv som etter planen skal innføres i 2022. Universitetene i Bergen, Oslo og Tromsø vil innføre samme system, forteller Viken.

Kjersti Møller, som også sitter som medlem i NTNUs styre skriver i en kommentar til UAs sak:

— Dette er ikke bra, og vi bør snarest prioritere å få en offentlig e-journal som til enhver tid er oppdatert på plass en gang for alle. Allmennhetens tilgang til NTNUs dokumenter er en vesentlig forutsetning for at offentlighetsprinsippet skal kunne gjennomføres og virke etter sin hensikt. Her er det snakk om viktige prinsipper som demokratihensyn, kontrollhensyn og rettssikkerhetshensyn.

Manglet postjournal fullstendig

Ifølge Universitetsavisa hadde NTNU ikke postjournal tilgjengelig overhodet i en lang periode i 2017. Den gang ble det forklart med mangel på kapasitet.

Øverste ansvarlig for journalføringen,organisasjonsdirektør Ida Munkeby, sa dengang at det var en forklaring, men ikke noen unnskylding for at det er blitt som det er blitt.

— Dette er brudd på norsk lov og manglende respekt for demokratiet. NTNU har plikt til å føre postjournal etter Offentlighetsloven, og det er en demokratisk rettighet å få se denne journalen, sa jurist i Presseforbundet, Kristine Foss, til Universietsavisa i mai 2017.