Får kritikk for dårlig arkivarbeid. Hadde etterslep på mange tusen dokumenter

Høsten 2020 fikk blant annet Høgskulen på Vestlandet og Unit (Direktoratet for IKT og fellestjenester innen høyere utdanning og forskning) besøk av Arkivverket for tilsyn med arbeidet sitt med arkivering og håndtering av sakspapirer og journaler.

Fra kunnskapssektoren har Forskningsrådet og Norges Handelshøgskole også hatt tilsvarende tilsyn.

NHH fikk tre pålegg, Forskningsrådet fire. Unit fikk seks pålegg som de må rette opp i innen 1. juli.

Høgskulen på Vestlandet har fått hele ni pålegg. HVLs tidsfrist er 25. august 2021. Arkivverket påpeker og dokumenterer blant annet at HVL ligger mange tusen dokumenter på etterskudd i journalføringen sin.

• Se også: Les hele rapporten om HVL her

Etterslep på over 4000 dokumenter

HVL får også ros for arkivarbeidet sitt. De har ansatte med god arkivfaglig kompetanse. Det er medarbeidere som får gode tilbakemeldinger fra saksbehandlere og ledelse, men:

Arkivverket trekker fram at et spesielt kritisk punkt er at høgskolen har et betydelig etterslep på journalføringen av egenproduserte dokument.

Annonse

BLI VARSLET
OM SISTE NYTT
Last ned Khrono-appen og få varsel om de viktigste nyhetene - både nasjonalt og nær deg
-

— Korrekt journalføring er også nødvendig for at dokumentasjonen kan bli tilgjengelig på offentlig journal; det er viktig for rettssikkerheten og demokratiet, understreker Arkivverket.

Ifølge høgskolens rapportering 23. november 2020 sto 4166 journalposter eldre enn sju dager i status ekspedert. Dette er altså dokumenter som er sendt, men der journalopplysningene ikke er kvalitetssikret og dokumentene rett og slett ikke journalførte, forklarer Arkivverket i en presseomtale.

Yttri: Har fått ryddet opp i mye

Rektor ved HVL, Gunnar Yttri, fotreller til Khrono at de nå har fått orden på journalføringen sin.

— For det første vil jeg si at vi tar innspillene og påleggene fra Arkivverket på det største alvor. Siden tilsynet og påleggene kom har vi jobbet hardt for å komme ajour med journalføringen, og disse forholdene skal nå være i orden, forteller Yttri.

— Så dere har ikke mange tusen dokumenter på vent lenger?

— Nei, nå skal journalføringen være etter forskriftene, svarer Yttri.

Yttri forteller at for HVL er det svært viktig å være en profesjonell offentlig institusjon.

— Det er av stor betydning for offentlighetens tillit til oss at vi har orden i denne type saker, så det å få rettet opp i manglene har høy prioritet, legger Yttri til.

Må komme ajour før 25. august

Det ble også tatt stikkprøver i offentlig journal som avdekket at mange av dokument er flere måneder gamle før de blir journalførte.

I tilsynsrapporten heter det at dokumentsenteret ved HVL uttalte at de per i dag ikke har tilstrekkelig kapasitet til å være á jour med journalføringen og at etterslepet varierer mellom ca. 2000 og 4000 journalposter gjennom året. Ifølge faggruppeleder kan sen journalføring i en del tilfeller forklares med at ansatte har ryddet i dokument de har lagret utenfor sak- /arkivsystemet.

Arkivverket skriver at Høgskulen på Vestlandet må ta inn etterslepet og sørge for fortløpende journalføring i tida framover.

— Et betydelig etterslep

Kjetil Reithaug er fagdirektør i Arkivverket.

Han sier at de normalt ikke graderer mellom ulike alvorlighetsgrader når de gir denne type pålegg.

— Men etterslepet på journalføring er betydelig. Det mest bekymringsfulle med dette er jo at institusjonen selv ikke har kontroll. I prinsippet kan dokumenter endres. Når hackere klarer å komme seg inn i Stortingets systemer, kan man jo se for seg at det kan ramme en høgskole som HVL også, poengterer Reithaug overfor Khrono.

— Det skapes usikkerhet rundt kvaliteten på dokumenter ved en viktig samfunnsinstitusjon, så dette må HVL ta tak i, understreker Reithaug.

Et annet av påleggene handler om at HVL ikke har full kontroll på de ulike fagsystemene de bruker og håndtering av dokumenter knyttet til disse.

— Her trengs det også opprydding, understreker Reithaug.

NTNU hadde opp til 170.000 i etterslep

I et brev Arkivverket sendte til NTNU 14. november 2019, skriver Arkivverket at de har fått et varsel knyttet til journalføringspraksis ved NTNU.

NTNU skulle på det tidspunktet ha et etterslep på 170.000 dokumenter som måtte journalføres. Universitetsavisa skrev om saken først. Som Khrono skrev, avviser NTNU at de bevisst har nedprioritert journalføringen.

På bakgrunn av varselet ba Arkivverket om at NTNU redegjorde for arbeidet med å registrere saker og om en oversikt over alle journalposter i de ulike delene av NTNUs arkiver.

Nå i 2021 rapporterer Lisbeth Viken, avdelingsleder ved Avdeling for dokumentasjonsforvaltning ved NTNU om stor bedring.

— Vi har satt ekstra krefter inn i dette arbeidet gjennom hele 2020 og har fått kontroll over journalføringen ved NTNU, med jevnlig rapportering til Arkivverket, forteller Lisbeth Viken i en rask kommentar til Khrono.

les om ntnu fra 2019

Arkivverket om journalpraksis på NTNU: — Noe har sviktet