Universitetene og høgskolene omstiller seg i rekordfart

Nesten to uker etter at alle campuser i Norge stengte for undervisningsaktivitet, ser vi at våren 2020 blir semesteret universiteter og høgskoler digitaliseres i rekordfart. Selvfølgelig vil mye undervisning foregå i fysiske rom med mennesker samlet etter at koronakrisen har passert, men mye vil også være endret for alltid.

Digitalisering handler om langt mer enn teknologi. Det er kulturendring, organisasjonsutvikling og omstilling, prosesser som kan ta årevis under normale omstendigheter. Nå er det i ferd med å skje en omstilling som få av oss kunne forutse for bare uker siden.

I Unit – direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning ser vi at UH-sektoren har vist en utrolig evne til å tilpasse seg nye rammer for undervisning de siste dagene. Bruken av undervisnings- og videotjenestene vi og Uninett leverer til sektoren har økt i et vanvittig tempo. Den mest brukte videotjenesten, Zoom, har ifølge tall fra Uninett alene økt fra rundt 150 møter og et sted mellom 500 og 2000 deltakere daglig, til godt over 5000 møter og 55.000 deltakere de siste dagene.

Denne plutselige omstillingen setter store krav til oss som leverer tjenestene. Nå er det viktigere enn noen gang med digitale undervisningsverktøy med kapasitet til å håndtere all ny aktivitet.

Hos Unit har digital undervisning hatt høyest prioritet etter at universitetene og høgskolene stengte ned. Vi har økt kapasiteten på en rekke tjenester, vi har arrangert webinar med erfaringsdeling om digital undervisning hvor nærmere 400 personer fra både faglig og teknisk-administrativt hold deltok, og vi har samlet ressurser for digital undervisning på nett. Det har aldri vært viktigere med en stabil læringsplattform (et LMS) og videotjenester, og så langt har systemene i all hovedsak tålt den økte bruken godt.

Det dukker opp mange spørsmål om personvern og GDPR i kjølvannet av nye undervisningsformer, vi har derfor utarbeidet en juridisk vurdering av personvern i videoundervisning som skal hjelpe personvernombudene på universiteter og høgskoler i å håndtere de mange spørsmålene som kommer om opptak og streaming av undervisning.

Et annet tema som aktualiseres med digitalisering av undervisningen er opphavsrett til det digitale undervisningsmateriellet som lages. Dette reguleres blant annet av arbeidskontraktene mellom forelesere og lærestedene, og i noen tilfeller åndsverkloven.

Digital eksamen blir en stor utfordring i vår. Ikke bare skal flere eksamener avvikles digitalt, mange må også endre fra digital skoleeksamen med oppmøte til nye alternativer. Noen av utfordringene er av faglig-pedagogisk karakter, mens vi i Unit skal sørge for at de digitale eksamensverktøyene fungerer slik at studentene får avlagt sine eksamener og faglærere får vurdert dem.

Den siste uka har vi sammen med lærestedene kartlagt planer for digital eksamen i sektoren, satt i gang en risiko- og sårbarhetsanalyse for gjennomføring av eksamen, samt etablert et team for de som jobber med digital eksamen i Unit og i sektoren med to faste møter i uka. Unit arbeider også med koordinering og integrasjon mellom digitale eksamensverktøy, LMS (Canvas) og Felles Studentsystem (FS).

En annen sentral fellestjeneste er Samordna opptak. Unit har sammen med universitetene og høyskolene gjort en risikovurdering av gjennomføringen av opptaket til grunnutdanningene. Fristene i opptaket går som normalt, og vi oppfordrer alle studiesøkere til å ikke vente til i siste liten med å søke. Unit vil overvåke status for saksbehandling tett utover våren for å sikre at lærestedene og Unit har god nok kapasitet i saksbehandlingen slik at vi holder når de fristene som er satt for opptaket.

Unit vil sørge for jevnlig informasjon til og erfaringsdeling for sektoren om saksbehandling i årets opptak. Vi følger også nøye med på status for utstedelse av vitnemål fra videregående skole og annen dokumentasjon på fullført utdanning som må være klart til gitte frister for at opptaket skal kunne gå som planlagt.

NVI-rapportering av vitenskapelige publikasjoner går som normalt til tross for uvanlige tider. Ansatte i sektoren og Unit får gjort nødvendig arbeid fra hjemmekontorer og så langt tyder ingenting på at det er behov for å skyve på fristen 1. april.

Digitale bibliotekressurser (e-ressurser) får ansatte ved universiteter og høgskoler tilgang til gjennom å logge seg på sin institusjon sitt nettverk via VPN (Virtual Private Network). Det er likevel noen begrensninger på fjernlån av e-ressurser som det jobbes med å få tilpasset ny situasjon, og Unit samler oversikt over tiltak fra ulike forlag på openaccess.no.

LEs også:

E-læring når stormen stilner

I tillegg har nå Nasjonalbiblioteket lykkes med en avtale om tilgang til norsk litteratur i digitalt format for en periode fremover. Det vil si at alle studenter og ansatte (Feide-brukere) får tilgang til alt pliktavlevert materiale i nettbiblioteket. Nasjonalbiblioteket administrerer tilgangen. Dette åpner en fullverdig bibliotektjeneste for alle i skole og utdanningssektoren.

De siste dagene har vi gjennomført nettmøter for de administrative fagområdene økonomi, sak/arkiv og lønn i UH-sektoren. Det har vært mellom 60 og 85 deltakere på møtene, og vi vil arrangere ukentlige nettmøter så lenge korona-krisen varer. Dette har vært en nyttig arena for erfaringsutveksling og deling på tvers av institusjonene, og tilbakemeldingen fra sektoren er at de har klart å etablere normal drift fra hjemmekontor for de administrative tjenestene.

De administrative tjenester er levert i samarbeid med tredjepartsleverandører, og gjennomgående er tilbakemelding fra leverandørene at all drift og produksjon går som normalt.

De siste dagene har vist mer enn noen gang at fellestjenester gir norsk UH-sektor et unikt utgangspunkt for å håndtere omstilling, endring og krise. Faglærere deler tips og erfaringer på tvers av fag og institusjoner fordi de bruker samme verktøy, administrative enheter lærer av hverandres måter å organisere arbeid og prosesser på, og vi kan som samlet sektor sette betydelige krav og forventninger til leverandører og verktøy tilpasset norske læresteder.

Det kan noen ganger være en tålmodighetsprøve for institusjonene å vente på løsninger som utvikles for eller tilpasses til hele sektoren samlet og ikke bare én institusjon, men de siste dagene har vist at vi står bedre rustet for å møte nye oppgaver når vi står samlet som én sektor.

UH-sektoren har lagt om til digital undervisning på en uke, gjennom samarbeid og delingskultur mellom institusjoner, virksomheter og dyktige fagpersoner og ildsjeler både på vitenskapelig og administrativ side. Omstendighetene er svært alvorlige, men det gir spennende effekter for digitaliseringen.