Skepsis mot felles administrativt it-system for alle

Siden 2015 har det såkalte BOTT-samarbeidet - et administrativt samarbeid mellom de fire eldste universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø (BOTT), jobbet med en anskaffelse av felles administrative lønns-, regnskaps- og HR-systemer.

Opprinnelig ønsket de fire å gå ut med anbudsforespørsel i det private markedet, men Finansdepartementet, ba dem om å utrede muligheten for at statens eget Direktorat for økonomistyring (DFØ) kunne ta på seg oppdraget. Nå er det rett før de fire universitetene konkluderer og anbefaler en løsning for sine styrer med DFØ.

Les også: De fire eldste universitetene skal ut i felles anbudsrunder

Digitaliseringsstrategi

I dag er den resterende delen av UH-porteføljen - 17 statlige utdanningsinstitusjoner, kunder i Uninett når det gjelder it og administrasjon.

Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan (nytt navn er ennå ikke klart) ble etablert 1. januar 2018, med hovedkontor i Trondheim. Uninett overførte mange tjenester og 31 ansatte til tjenesteorganet, uten at dette skulle gå ut over leveransene.

Men Kunnskapsdepartementet kom i fjor høst med en egen digitaliseringsstrategi for universitets- og høgskolesektoren og der blir det klart uttrykt at ikke bare de fire eldste universitetene, men samtlige av landets statlige høyere utdanningsinstitusjoner, skal over på det samme administrative system hos Direktoratet for økonomistyring (DFØ).

Under «Målbilde for administrative systemer» i IKT-strategien står det et eget punkt om dette og at de ser for seg at:

• Det er etablert en felles systemportefølje som løser tverrgående administrative behov (budsjett, regnskap, lønn, innkjøp osv.).

​Tjenesteorganet bekrefter

Både direktør i det som enn så lenge kalles Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan, Roar Olsen og avdelingsdirektør Olav Isak Sjøflot (begge tidligere Uninett) har deltatt på møter med de fire BOTT-universitetene angående felles systemer.

Uninett var sekretariat for utarbeidelsen av forslaget til IKT-strategi for UH-sektoren som ble lagt fram i oktober i fjor.

Sjøflot uttalte til Khrono allerede i fjor sommer at planen er at samtlige av landets statlige universiteter og høgskoler skal over i det som i dag er BOTT-samarbeidet, så snart de fire eldste er ferdig implementert. Etter planen skal to av de fire BOTT-unviersitetene over til Direktoratet for økonomistyring i 2020, og de to siste i 2021.

— Som det fremgår av IKT-strategien, er ambisjonen på sikt å komme fram til en felles systemportefølje innenfor det administrative området, og det viktige arbeidet som gjøres innenfor BOTTs ERP-anskaffelse er ment å danne en vesentlig del av grunnlaget for denne nye felles plattformen, sa Sjøflot til Khrono, den gangen, og i dag legger han til:

— Statlige fellestjenester er nok noe man vil se mer av framover også innenfor vår sektor. Man har noe ulik organisering og ulike arbeidsprosesser på institusjonene, men når vi nå får færre og større institusjoner, så blir behovene på sikt mer ensartede, mener Sjøflot.

— De fire BOTT-universitetetene har en bredde i sine behov, samt faglig tyngde og kapasitet til å være sektorens lokomotiv i denne utviklingsprosessen. Den løpende forvaltningen av de kommende fellesløsningene kan imidlertid vurderes løst i fellesskap i sektoren slik at institusjonene kan frigjøre kapasitet til å fokusere på sin kjernevirksomhet, sier Sjøflot.

• Les også: Ny utsettelse på stort anbud på it-systemer

NMBU skeptisk

Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) har også vært invitert inn i BOTT-samarbeidet, men har så langt takket nei.

NMBU-direktør Lars Atle Holm, legger ikke skjul på overfor Khrono at han er skeptisk til et eventuelt pålegg om å måtte bli en del av en DFØ-avtale.

— Jeg har informasjon om at den løsningen NMBU har via Uninett i dag både er bedre og billigere enn den løsningen BOTT forhandler fram med DFØ. Vi har heller ikke råd til å være med på dette, vi vil jo bruke minst mulig penger på administrative systemer, sier han, og legger til:

— Generelt vil jeg si at vi foretrekker løsningen vi har i dag, da vi har større handlefrihet, enn om vi skulle gå inn i et stort system med fellesløsninger, sier NMBU-direktøren.

Liten gevinst

Han mener at store fellesløsinger neppe vil gi gevinst for hvert enkelt universitet, og at man sånn sett ikke har et klart kundeperspektiv her.

— Hvis ambisjonen om at alle skal over på samme ikt-løsninger blir en realitet, så blir jo markedsmekanismen snudd på hodet. Da vil det være tilbyderne (Finansdepartementet red.mrk) som bestemmer, mens vi som kunder ikke har noe vi skulle sagt, sier Holm.

Men han legger til at dersom det kommer en ordre ovenfra så må trolig også NMBU bli med som en del av dette, en gang etter 2021.

Holm forteller at grunnen til at NMBU ikke gikk inn i BOTT-samarbeidet fullt og helt i sin tid, var at de var i sluttfasen med å implementere et nytt administrativt system fra Uninett.

— Dette er et godt system som fyller våre behov, og som vi nettopp har tatt i bruk, sier han.

Straks klare for vedtak

Under styremøter i løpet av mars og april diskuterte alle fire universitetene BOTT-saken med felles utsendte styrepapirer. Målet er at en avtale skal være i havn før sommeren.

— Mye har skjedd siden marsmøtene, sier direktør Kjell Bernstrøm ved Universitetet i Bergen (UiB).

Bernstrøm vil fortsatt ikke si hvor mye penger det kan være snakk om når det gjelder anskaffelsen av disse systemene.

3 milliarder på administrasjon

I dag bruker de fire universitetene samlet omlag 80 millioner kroner i året på drift, vedlikehold og lisenser på de gamle administrative systemene sine. Ytterligere andre tall fra styrepapirene viser at de fire har totale administrative kostnader på 3 milliarder kroner.

Kjell Bernstrøm har jobbet med å forhandle fram en akseptabel avtale med statens eget Direktoratet for økonomiforvaltning (DFØ), de siste månedene.

Det siste som sto igjen i forrige runde var å bli enige om pris, det var for stort sprik mellom det som kunne bli det rimeligste alternativet og det dyreste. Men ifølge Bernstrøm er dette nå så godt som i boks.

Han sier til Khrono at han mener det er sannsynlig at de kan komme opp med et forslag til vedtak i styremøtet ved Universitetet i Bergen 31.mai.

Også Bernstrøm er opptatt av at på sikt så skal alle universiteter og høgskoler nå, over på deres DFØ-modell, slik som ambisjonen er i UH-sektorens digitaliseringsstrategi.

— Det kan jo være fornuftig å få noen flere med til å dele utviklingskostnader, sier Kjell Bernstrøm.