Ny utsettelse på stort anbud på it-systemer

De fire universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø (BOTT-universitetene) skal ha nye administrative systemer, blant annet innen lønn, regnskap og HR, og har planlagt å gå ut på markedet med et felles anbud.

Det store anbudet ble utsatt i vår fordi Kunnskapsdepartementet og Finansdepartementet var blitt enige om at universitetene først skulle vurdere hva hva Direktoratet for økonomistyring, som er underlagt Finansdepartementet, kunne levere. Dette skulle vært avklart innen midten av juni, går det fram av en orienteringssak til styret ved Universitetet i Oslo 2. mai.

Direktoratet for økonomistyring (DFØ), er en statlig aktør som leverer lønns- og regnskapstjenester til departementene og flere andre statlige organer.

Utsettes igjen

Nå er det store anbudet utsatt igjen. Prosjektleder Kjell Bernstrøm, som er direktør ved Universitetet i Bergen, sier at de ikke kom i mål med forprosjekt overfor DFØ i vår, der målet var å avklare hva DFØ kan levere.

Dette må gjøres før de fire universitetene går ut med et anbud på det kommersielle markedet, i og med at DFØ som et statlig organ ikke kan delta i anbudsrunder.

— Vi går videre med DFØ fram mot jul og starter et nytt prosjekt med dem fra september for å finne ut om de kan levere hele eller deler av våre administrative systemer, sier Bernstrøm.

— Spørsmålet er om DFØ kan være en strategisk partner for oss når det gjelder administrative systemer. Det skal vi jobbe videre med å få en avklaring på, sier han.

Bernstrøm sier at DFØ i prinsippet kan levere mye av porteføljen som de fire universitetene har innen administrative systemer.

— Lønn og standard regnskap har de inne, men prosjektøkonomi og HR er nytt for dem, sier han og opplyser at det nå uansett rigges til et eget anbud på HR-tjenester, som de tenker å gå ut med uavhengig av prosjektet overfor DFØ.

En storkunde

Bernstrøm viser til at de fire innen BOTT-samarbeidet vil bli en meget stor kunde av DFØ, hvis det skulle bli resultatet. 

Samarbeidet er blitt utvidet ved at man inkluderer UiT Norges arktiske universitet, mens NMBU har sagt nei til å delta, går det fram av styrepapirene.

Der står det også at anbudet skal utformes slik at det er mulig for andre universiteter og høgskoler å henge seg på etterhvert.

— Universitets- og høgskolesektoren utgjør omtrent 30 prosent av statlig sektor, og vi fire universitetene er vel 60 prosent av dette igjen, så vi vil i så fall bli en kunde av en helt annen størrelse enn DFØ har i sektoren fra før, sier han.

Skal utrede videre

Avdelingsdirektør Rolf L. Larsen i Kunnskapsdepartementet sier til Khrono at det skal avholdes et møte over sommeren mellom BOTT-universitetene, DFØ, Finansdepartementet og Kunnskapsdepartementet for å se om det er grunnlag for å gå videre med et utviklingsprosjekt.

— Det Kunnskapsdepartementet og BOTT må forsikre seg om er at nye administrative systemer er sikre og stabile, men også tilstrekkelige fleksible for å dekke behovet for så komplekse institusjoner som universitetene er, sier han i en epost.

— Er det ønskelig at DFØ blir leverandør av administrative systemer til hele universitets- og høgskolesektoren?

— Det er ikke tatt stilling om det utviklingsarbeidet som hittil er gjort mellom BOTT og DFØ vil få konsekvenser for resten av UH-sektoren, svarer Larsen.

Ifølge orienteringssaken til UiO-styret var det høsten 2016 en dialog mellom Finansdepartementet og Kunnskapsdepartementet., som førte til at de fire BOTT-institusjonene ble bedt om å gjennomføre en grundig prosess der DFØ vurderes som tjenesteleverandør innenfor deler av det såkalte ERP-programmet (enterprise resource planning). En slik vurdering skal gjennomføres før markedsdialogen, heter det i styrepapirene.

Ønsker seg mer i UH-sektoren

Direktør Roger Bjerke i DFØ (bildet under) sier til Khrono at universitets- og høgskolesektoren er en stor og viktig sektor hvor DFØ gjerne vil ha flere kunder, og at eksisterende kunder benytter flere av deres tjenester.

(Foto: DFØ)

DFØ har i dag lønnskunder ved flere høgskoler, blant annet Høgskolen i Oslo og Akershus.

— En av DFØs målsettinger er å oppnå stordriftsfordeler for staten gjennom effektive fellesløsninger. Innenfor dette jobber vi hardt for å være en attraktiv leverandør av lønns- og regnskapstjenester for alle statlige virksomheter, ikke bare UH-sektoren. Tanken bak dette er at dess flere statlige virksomheter vi har som kunder, jo større stordriftsfordeler kan vi realisere for staten, sier han i en epost.

Kan ikke levere alt

Bjerke påpeker at DFØ leverer lønns- og regnskapstjenester, og at det derfor ikke vil være  aktuelt for dem å levere alle administrative systemer det er behov for i universitets- og høyskolesektoren. 

— I et samarbeid med de fire universitetene i BOTT-samarbeidet skal vi se på hvilke tjenester vi kan levere innenfor rammene av fellestjenester i staten, men også tjenester som kan utvikles for dette spesielle segmentet. I utgangspunktet vil dette være tjenester som ligger innenfor eller tett opptil de tjenestene vi allerede leverer innen lønn og regnskap, eksempelvis prosjektøkonomi., sier Bjerke.

Også han sier at partene skal se på om DFØ kan være en strategisk strategisk samarbeidspartner for universitetene i BOTT-samarbeidet.

— Vår målsetting er å få til et samarbeid som gir grunnlag for å utvikle gode tjenester både for BOTT-universitetene, andre kunder i UH-sektoren og øvrige statlige virksomheter, sier han.

Skal effektivisere

I dag bruker de fire universitetene samlet omlag 80 millioner kroner i året på drift, vedlikehold og lisenser på de gamle administrative systemene sine, går det fram av styrepapirene til UiO-styret.

Universitetene bruker systemer fra mange kommersielle aktører, blant annet har UiO, UiB og NTNU økonomisystemer fra Oracle, mens UiT bruker Agresso.

På lønnsystemer bruker UiO SAP, mens de tre andre bruker PAGA lønns- og personalsystem. Videre bruker UiO, UiB og NTNU Baswares produkter for  bestilling og fakturahåndtering, mens UiT bruker Agresso. Innen prosjektregnskap bruker de fire hvert sitt system.

Sterkere sammen

Mange kontraktene går ut i 2018, mens noen har noe lengre varighet. Mange av de store anskaffelsene av administrative systemer ble gjort for 15-20 år siden, og det er anbudsregler og kontraktsmessige forhold som gjør at systemene i løpet av få år på må ut på nytt anbud.

Ifølge orienteringen til UiO-styret er hensikten med samarbeidet og anskaffelse av felles systemer i hovedsak effektivisering og innsparing, men det er også strategisk: 

«Et slikt samarbeid vil styrke breddeuniversitetenes strategiske stilling både i sektoren og overfor potensielle leverandører», heter det i styrenotatet som ble lagt fram og behandlet på samtlige av de fire universitetene i juni ifjor. 

UNINETT også positive

Olav Isak Sjøflot er direktør for  tjenester & leveranser i UNINETT.  De tilrettelegger en rekke systemer innenfor det administrative området som benyttes av store deler av norsk universitets- og høyskolesektoren, beskriver Sjøflot til Khrono.

Han forklarer at i dette samarbeidet fungerer UNINETT som en kundekoordinator og tilrettelegger for de deltagende institusjonene og sørger for at institusjonene har «en felles front mot leverandørene» og i størst mulig grad kan klare seg med én felles implementasjon av de ulike systemene for å oppnå stordriftsfordeler.

Avklaringene rundt DFØ og BOTTs ERP-anskaffelse berører et av feltene UNINETT i dag tilbyr koordinert anskaffelse.

(Foto: UNINETT)

Sjøflot (bildet over) forteller også at UNINETT har vært sekretariat for utarbeidelsen av forslaget til IKT-strategi for UH-sektoren. Her ble det også utarbeidet en egen delstrategi for de administrative tjenestene.

— Som det fremgår av denne, er ambisjonen på sikt å komme frem til en felles systemportefølje innenfor det administrative området, og det viktige arbeidet som gjøres innenfor BOTTs ERP-anskaffelse er ment å danne en vesentlig del av grunnlaget for denne nye felles plattformen, beskriver Sjøflot.

— Et fornuftig grep

Han poengterer at uansett vil ikke UNINETT kunne fremstå som noen kommersiell leverandør og heller ikke levere anbud på en slik anskaffelse,

— Vi er heleid av Kunnskapsdeptartementet og kan ikke levere anbud i konkurranse med kommersielle leverandører, beskriver han og legger til:

— Vi synes videre det er fornuftig å etablere og ta i bruk statlige fellesløsninger så langt dette er hensiktsmessig og vi er positive til at BOTT ser nøye på om DFØs tilbud også kan være dekkende for norsk UH-sektor. Det er uansett viktig å utfordre og videreutvikle tilbudet fra DFØ totalt sett, og norsk UH-sektor vil, som en stor og krevende kunde, kunne være med å løfte DFØ også til nytte for andre sektorer, forklarer Sjøflot.