sentraliserte anskaffelser
Tok oppgjør før ny storavtale: Stilte spørsmål ved direktoratets kompetanse
Universitetet i Sørøst-Norge har i brev stilt spørsmål ved om Unit har kompetanse nok til å kjøpe inn de systemene de gjør for universiteter og høgskoler.
Publisert
OBS! Denne artikkelen er mer enn tre år gammel, og kan inneholde utdatert informasjon.
I sommer sendte Universitetet i Sørøst-Norge (USN) brev til Unit, direktoratet for IKT og fellestjenester i forskning og høyere utdanning. Gjennom Unit, som ble opprettet i 2018 og har rundt 200 ansatte, er mange anskaffelser for hundrevis av millioner sentralisert.
I brevene tok Universitetet i Sørøst-Norge et krast oppgjør med kompetansen i det viktige direktoratet. Blant annet skrev universitetet at erfaringer viser at:
- Unit er sårbare når det kommer til det som kalles «domenekompetanse», altså kompetanse på de spesifikke områdene Unit leverer tjenester til.
- Unit er sårbare når det kommer til teknisk utviklerkompetanse.
- Unit mangler juridisk kompetanse innen avtaleforvaltning.
«Ressurs- og kompetansesituasjonen hos Unit har de siste årene påvirket både felles og interne utviklingsprosjekter, feilretting og oppfølging av manglende leveranser fra leverandør av Public 360», skriver Universitetet i Sørøst-Norge i brevet signert av infrastrukturdirektør Johnny Thorsen, sendt 10. mai i år.
Public 360-saken
Det høres kanskje teknisk ut, men i bunn og grunn handler det om hvordan viktige datsystemer ved universiteter og høgskoler driftes — og med «Public 360» om datasystemet som brukes for saksbehandling og arkivering.
Khrono avdekket i januar i år hvordan store problemer med det fremste saksbehandlings- og arkivsystemet ved universiteter og høgskoler, dataprogrammet «Public 360», hadde ført til nedetid og et stort antall tapte arbeidstimer.
Det medførte at universiteter og høgskoler fikk kompensasjon fra leverandøren TietoEVRY, en kompensasjon Unit holdt hemmelig, men som ifølge Units dialog med Universitetet i Sørøst-Norge var «betydelig».
Universitetet i Sørøst-Norge mener at det tar for lang tid å tilpasse fellesløsninger som kjøpes inn for hele sektoren, som Public 360, til lokale forhold.
Grunnen er ifølge USN at Unit har for få ressurser til å drive teknisk utvikling og at Unit lager systemer som oppfyller lovkravene, men som ikke oppfyller det universiteter og høgskoler faktisk har ambisjoner om å få til, ifølge universitetet.
17. juni i år svarte Unit Universitetet i Sørøst-Norge. Men i et nytt brev i slutten av juni ga universitetet, denne gangen med rektor Petter Aasens signatur til slutt, uttrykk for at de var misfornøyde med svarene de fikk:
«Vi stiller oss [...] undrende til at store deler av Units tilsvar beskriver fordeler med fellesløsninger i sektoren, framfor å besvare de utfordringer USN løfter fram».
Til hinder og forskjellsbehandling
I vår la Unit et nytt saksbehandlings- og arkivsystem ut på anbud, som skal erstatte Public 360. Anskaffelsen kommer på initiativ fra det såkalte BOTT-samarbeidet, et samarbeid mellom Universitetet i Bergen, Universitetet i Oslo, NTNU i Trondheim og UiT i Tromsø.
Målet er en avtale som kan brukes av alle 35 institusjoner og i alle fall av de 21 statlige universitetene og høgskolene. Den nye storavtalen skal signeres før sommerferien neste år. Forhandlingene skal starte før jul og den endelige prislappen er ukjent.
Men på bakgrunn av de siste års erfaringer, har Universitetet i Sørøst-Norge innvendinger.
I et notat til Units digitaliseringsstyre, som ble sendt 4. november i år, løfter USN fram at avtalen om nytt system er delt i fem: Fire deler fordelt på hver av de fire universitetene i BOTT-samarbeidet, og én del på de 31 andre institusjonene.
Hvordan er likebehandling av institusjonene tenkt sikret med denne modellen, spør USN seg.
USN mener også at direktoratet Unit vil være et hinder for at universiteter og høgskoler skal kunne få direkte hjelp med systemene sine fra leverandørene, ettersom Unit er et mellomledd når avtalene inngås.
Gjelder flere systemer
Johnny Thorsen er infrastrukturdirektør ved Universitetet i Sørøst-Norge. Han sier til Khrono at det universitetet har tatt opp ved flere anledninger, ikke er noe universitetet er alene om.
— Med utgangspunkt i våre erfaringer og i den pågående anskaffelse av nytt saksbehandlings- og arkivsystem, etterspør vi hvordan Unit tenker å sikre kapasitet og kompetanse som forvalter av fellestjenester. Det ble en god samtale i digitaliseringsstyret i Unit torsdag forrige uke, der vi fikk tilbakemelding på våre innspill og en erkjennelse av både nødvendigheten av å løfte saken og av at problemstillingene var relevante, sier Thorsen.
Han sier Unit skal ta med seg innspillene han og universitetet har kommet med, blant annet for å sikre likebehandling.
— USN er opptatt av dette og vil følge med på dette arbeidet som vi opplever som svært sentralt for alle institusjonene, sier Thorsen.
Han sier også spørsmålene USN stiller ikke bare handler om nytt saksbehandlings- og arkivsystem, men om alle systemer og tjenester Unit leverer.
Under flere av sakene i torsdagens møte i Units digitaliseringsstyre, ble manglende kapasitet og tiltak for å sikre tilstrekkelig kapasitet et tema, sier Thorsen, som understreker at han synes det er riktig at alle institusjonene får samme kontrakstmodell og tilgang til leverandører av systemene.
— Vårt anliggende i saken har vært kontraktsmodellen med fire separate avtaler for de fire BOTT-institusjonene og én avtale via Unit for alle andre. Vi har stilt spørsmål med hvordan Unit skal sørge for oppbygging av tilstrekkelig domenekunnskap og kapasitet til forvaltingen under en slik modell. Vi opplever det som usikkerheter og risiko for manglende likebehandling, sier Thorsen.
Unit: Større gjennomslag og rask respons som én kunde
Unit svarer gjennom en e-post fra kommunikasjonssjef Åshild Berg-Tesdal at de oppfatter dialogen med Universitetet i Sørøst-Norge og de andre institusjonene som konstruktiv og at rektor ved USN Petter Åsen redegjorde under digitaliseringsstyrets møte forrige uke.
Unit mener felles leveranser for mange høyere utdannings- og forskningsinstitusjoner gjør at de står bedre blant annet som forhandlingspart og at det gir stordriftsfordeler. I e-posten skriver direktoratet:
«Samarbeid om fellestjenester i sektoren vil alltid være en avveining mellom standardisering og behovet for autonomi og innovasjon i den enkelte institusjon. Unit ønsker å være en pådriver for brukerinvolvering og benytte institusjonenes kapasitet og kompetanse i utviklingen av fellestjenestene».
Grunnet forhandlinger og anbudskonkurranse vil de ikke ut med den samlede rammen for nytt saksbehandlings- og arkivsystem.
— Har Unit nok kompetanse og folk til å drive teknisk utvikling?
«Tjenesten for saksbehandling og arkiv er basert på standardprogramvare og levert av en ekstern leverandør. Ansvar for tekniske utvikling av løsningen ligger hos leverandøren. Unit er på vegne av institusjonene bestiller av tilpasninger og integrasjoner. Disse endringsbehovene kommer frem gjennom dialog med brukern», svarer Unit i e-posten.
Unit og kommunikasjonssjef Berg-Tesdal skriver også at fellestjenestene skal dekke de behovene som finnes ute i sektoren:
«Dette skjer gjennom arbeidsutvalg med representanter i sektoren, og Unit har sammen med sektorrepresentantene jevnlig oppfølging av leverandøren. På den måten setter Unit sammen team som har domenekunnskap og systemforvaltningskompetanse. Unit ønsker å legge til rette for at kompetansen i brukermiljøene kan deles mellom virksomhetene og bidra til utvikling av sterke fellesløsninger. Unit mener det bør være et mål at sentral tjenesteforvaltning er en forholdvis liten organisasjon, men som samarbeider tett med de de faglige ressursene og systemansvarlige i virksomhetene gjennom nettverksorganisering».
Da Unit klagde til leverandøren TietoEVRY for at «Public 360»-programvaren fungerte dårlig, benyttet Unit advokatbistand fra advokatselskapet Kluge for 31.875 kroner.
På spørsmål om Unit selv mangler juridisk kompetanse på avtaleinngåelse svarer de dette:
«Unit fant det mest formålstjenlig i denne saken å benytte advokatfirmaet som i 2013 bisto i anskaffelsesprosessen av Public 360 og som hadde inngående kjennskap til avtalene. Advokatfirmaet er spesialister på offentlige anskaffelser av denne typen og Unit vurderte dette som den beste løsningen».
— Hva gjør Unit for å sikre at universiteter og høgskoler som ikke er omfattet av BOTT er sikret rask respons når de har problemer med datasystemer, og ikke selv å være et hinder?
«Målet er å tegne likelydende avtale som BOTT, og sammen med BOTT opptre som én stor kunde, og på den måten få større gjennomslag og raskere responstid. Denne tjeneste vil først komme i drift om noen år og frem til det skjer vil Unit, i samarbeid institusjonene, jobbe med å etablere en forvaltningsorganisasjon som på best mulig måte ivaretar alle virksomhetenes interesser», svarer Unit.
