Forbauset over millionregning: — Vi lurer på i hvilken grad de har kontroll

Leverandøren av bestillings- og faktureringssytemet som flere universiteter og høgskoler benyttet, et viktig administrativt verktøy, besluttet i 2018 å slutte å levere systemet. Dermed ble Unit, direktoratet som kjøper inn fellesløsninger for universitetene og høgskolesektoren, tvunget til å anskaffe et nytt system på kort tid.

Nå retter direktøren for organisasjon og infrastruktur ved Universitetet i Stavanger (UiS), Ole Ringdal, krass kritikk mot anskaffelsen av nytt bestillings- og faktureringssystem.

Kort fortalt går kritikken ut på at universitetet ikke fikk informasjon om at systemet ville være vanskelig å implementere, og at de derfor ble overrasket over hvor stor regningen ble.

Millionregning

Universitetet fikk en faktura på rundt 1,1 millioner kroner fra Unit. 323.000 kroner var forventede kostnader for anskaffelsen — men de resterende ca. 800.000 kronene kom svært overraskende på økonomisjefene ved UiS. Å i det hele tatt få systemet opp å gå, kostet med andre ord godt over dobbelt så mye som å kjøpe det inn.

I et brev Ringdal sendte til Unit 2. januar, skriver han at «UiS stiller spørsmål om hvordan Unit har fulgt opp dette prosjektet mht. kostnadskontroll og prosjektstyring».

— Vi lurer på i hvilken grad de har kontroll på konsulentbruken ved implementering. Vi kan ikke leve med at man kjøper inn systemer vi ikke vet hva vil koste, og vi reagerer på kostnadene ved implementering av dette systemet, utdyper Ringdal overfor Khrono.

FAKTA

Direktoratet Unit

Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning ble opprettet 1. januar 2018, etter en sammenslåing av Bibsys, Ceres og deler av Uninett.

Samfunnsoppdraget er «å være en nytenkende pådriver for digitalisering. Vi skal utnytte ny teknologi for å effektivisere, bedre kvaliteten og sikre tilgang til kunnskap.»

Unit omsetter for 520 millioner kroner årlig, og forvalter avtaler for rundt 750 millioner.

De betjener over 220 virksomheter innen forskning, utdanning og formidling, og leverer rundt 45 tjenester og systemer til disse.

Unit har ca 200 ansatte og hovedkontoret ligger i Teknobyen i Trondheim, med avdelingskontor i Oslo.

Kilde: Unit

— Lesser overskridelser over på kundene

I brevet skriver han at Unit gjorde oppmerksom på at kostnader for implementering ville komme i tillegg, men universitetet ble overrasket da den store regningen dukket opp i innboksen.

— Vi var forberedt på anskaffelseskostnad og en moderat lisenskostnad. Så kommer det i tillegg regning for implementering uten forklaring og forvarsel, sier Ringdal.

I brevet til Unit skriver han: «Det oppleves som at Unit på forhånd ikke har satt ramme for totalprosjektet men bare har videreført påløpte kostnader til virksomhetene».

Ringdal sier til Khrono at universitetet oftere ser at universitetene og høgskolene må betale for overskridelser i fellesanskaffelser.

— Vi stiller spørsmål ved om man har kostnadskontroll og om man bare lesser overskridelser over på kundene. Unit og statlige organer har i økende grad lesset overskridelser og summer over på oss som forbrukere.

— Du vil si det skjer oftere enn før?

— Ja, jeg vil si det er oftere enn før. Vi hadde ikke så mange fellesløsninger tidligere. Vi ønsker oss gode fellesløsninger, men vi vil også ha kontroll på kostnadsutviklingen når vi pålegges å gjøre noe i fellesskap, forteller Ringdal, øverste administrative leder ved Universitetet i Stavanger.

Anskaffet system under stort tidspress

I et svarbrev signert Units avdelingsdirektør Anders Hansteen Reitan, skriver Unit at anskaffelsen ble gjort under stort tidspress. Unit skriver at det nye systemet krever mange tilpasninger før det kan brukes, og at det har blitt meldt inn rundt 50 ønsker om endringer fra brukerne, mange av ønskene fra Universitetet i Stavanger.

Det nye systemet koster 9,1 millioner kroner, men det har ikke vært overskridelser i prosjektet, slik UiS-direktøren antyder, skriver Reitan i Unit i en e-post til Khrono.

— Har Unit hatt kontroll på kostnadene ved implementering, slik Ringdal stiller spørsmål ved?

— Ja, Unit har hatt kontroll på kostnadene ved implementering. Implementeringskostnad er summen av løsningsdesign, utrullingsopplegg og opplæringsplan. Dette er utarbeidet av prosjektgruppen som består av representanter fra sektoren og Unit. Det komplette kostnadsbildet ble opplyst til alle virksomheter 29. november i fjor. Implementering og utrulling har foregått høsten 2019, og prosjektet avsluttes i løpet av første kvartal 2020, skriver Reitan.

— Har man vært gode nok på å informere om kostnad for implementering?

— Spesielt overfor virksomhetene utenfor prosjektgruppen ser vi at vi kunne ha gjort en bedre jobb med å informere om kostnadene underveis i prosjektet. Dette har vært et krevende prosjekt med tvungen gjennomføring på grunn av at forrige leverandør har valgt å terminere sin løsning. Det har derfor vært en kamp mot klokken å få alle inn på ny løsning før «bryteren ble slått av» i forrige løsning, skriver Reitan.

«Unit beklager at det er gitt for lite informasjon til øvrige virksomheter om kostnadsoversikt i implementeringsfasen. Dette skal forbedres for fremtidige prosjekter», heter det i svaret Unit sendte Universitetet i Stavanger 10. januar.

Kritisk til hele leveransen

Ringdal ved UiS er i det hele tatt kritisk til løsningen som er valgt, og skriver at det nye systemet gjør at økonomiavdelingene i sektoren må bruke betydelig mer ressurser på mottak og videreformidling av fakturaer internt. Det fører til økte driftskostnader, sammenlignet med det forrige systemet. Direktøren skriver at han forventer at funksjonaliteten bedres og at sektoren informeres om kostnadene.

Reitan i Unit skriver at de er fornøyde med valget av system og at også Direktoratet for økonomistyring har valgt samme leverandør: Unit4. Reitan utelukker imidlertid ikke at andre også kan dele den opplevelsen UiS har av systemet.

— Vi har ikke mottatt brev fra andre enn UiS, men vi legger til grunn at andre institusjoner utenfor prosjektgruppa kan dele UiS’ oppfatning. Vi jobber stadig for å forbedre rutinene våre, og tar lærdom av erfaringene i BFS-prosjektet, skriver Reitan.

I brevet fra UiS til Unit, skriver direktør Ringdal at han forventer en annen prosjektstyring fra Units side framover:

«For fremtidige prosjekter forventer UiS at Unit presenterer totale kostnadsrammer. Dette vil gi virksomhetene grunnlag for både kontroll og budsjettering av forventede kostnader i egne regnskaper».

Ringdal avslutter brevet slik:

«Unit kan ikke fortsette med å ha ubegrensede rammer i sine prosjekter for så å forvente at virksomhetene dekker disse kostnadene ukritisk».

— Ringdal sier han oftere opplever at overskridelser og uplanlagte kostnader lesses over på universitetene og høgskolene. Er det riktig at universitetene og høgskolene skal betale for overskridelsene?

— Prosjektet vil leveres innenfor rammen når det avsluttes i 2020. I dette prosjektet har vi ikke vært gode nok på å informere om implementeringskostnaden underveis. På generelt grunnlag søker Unit alltid sterk involvering fra sektoren slik at vi har god prosjektoppfølging. Vi gjør sammen med virksomhetene løpende vurderinger av prosjektstatus og hvordan eventuelle avvik skal håndteres, skriver Reitan i Unit.