Administrasjonen vokser tross mål om det motsatte

(Oppdatert med ferske kommentarer fra universitetsdirektør Kjell Bernstrøm, UiB.)

Styret ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) har vedtatt at målet er 2,3 faglig årsverk per administrative innen 2019, men ferske tall fra Database for høyere utdanning (DBH) viser at det går feil vei. Veksten i administrative årsverk er større enn veksten i faglige årsverk, og i 2017 er det 1,77 faglige per administrative årsverk, sammenlignet med 1,79 i 2016.

Omvendt er det 0,56 administrative årsverk per faglige ved HiOA i 2017, ifølge tallene fra DBH.

I kategorien administrative årsverk* (se nederst i artikkelen for flere definisjoner) inngår saksbehandler/utrederstillinger, mellomledere, lederstillinger og kontorstillinger. Andre typer støttestillinger, som drifts- og vedlikeholdsstillinger og støttestillinger for undervisning og forskning, som for eksempel bibliotek- og ingeniørstillinger, er ikke med i tallene.

Flere greier å kutte

Mens HiOA har økning i antall administrative årsverk, og større prosentvis vekst i administrative enn i faglige årsverk, har flere andre universiteter og høgskoler som har flagget at de skal kutte i administrasjonen, greid å få til en reduksjon.

NTNU, Nord universitet og UiT Norges arktiske universitet har alle hatt en nedgang i antall administrative årsverk fra 2016 til 2017. Disse tre universitetene, pluss Høgskolen i Sørøst-Norge, har fått flere faglige årsverk sett i forhold til administrative.

Universitetet i Bergen, som også skal effektivisere administrasjonen, har derimot økt antall administrative årsverk og antallet har økt relativt sett mer enn antall faglige stillinger har gjort.

Høgskolen i Oslo og Akershus skiller seg også ut med en større administrasjon i forhold til faglige årsverk enn noen av disse andre.

Ikke kommet igang

Organisasjons- og virksomhetsdirektør Tore Hansen ved Høgskolen i Oslo og Akershus sier i en kommentar til Khrono at høgskolen ikke har kommet i gang med omstillingstiltakene ennå. Han viser til at dette skjer nå fra 1. desember, da det innføres stillingsstopp og begrenset ansettelsesstopp.

— Før sommeren i år la vi fram en langsiktig plan om hvordan vi tenkte å jobbe mot målene styret har gitt oss. I etterkant av at planen ble lagt fram har vi forhandlet med organisasjonene og fått på plass en omstillingsavtale. Det faktum at forholdstallet mellom administrative og vitenskapelige ansatte fortsatt er for lavt er først og fremst et uttrykk for at vi ikke har kommet i gang med omstillingstiltakene ennå, sier han.

Han opplyser at HiOA i i budsjettet for 2018 har lagt til grunn at de vil få om lag totredjedels effekt av tiltak i programmet Administrasjon for fremtiden.

Stopp fra 1. desember

Rektor Curt Rice ved Høgskolen i Oslo og Akershus har bestemt at det skal innføres stillingsstopp fra 1. desember. I perioden fra da og fram til 31. desember 2018 skal det ikke opprettes nye administrative stillinger.

I tillegg innfører han en begrenset ansettelsesstopp. Det betyr at det ikke er automatikk i at ledige stillinger skal lyses ut, men at  enhver slik utlysning må godkjennes av rektor, eller den han bemyndiger, går det fram av en redegjørelse på internsidene for ansatte ved HiOA.

Også ansettelsesstoppen skal gjelde ut 2018, både i fellesadministrasjonen og på fakultetene.

Tore Hansen skal informere ansatte i administrasjonen om tiltakene på et allmøte torsdag 9. november, sammen med HR-direktør Geir Haugstveit, som er leder for effektiviseringsprogrammet «Administrasjon for framtiden».

Ingen skal sies opp

Ifølge omstillingsavtalen mellom HiOA-ledelsen og fagforeningene skal ingen skal miste jobben som en direkte konsekvens av omstillingsprosessen.

Les også: Avtale slår fast at ingen skal miste jobbene sine

Styret ved HiOA vedtok i mars at målet skal være at HiOA innen utgangen av 2019 kommer opp i andel vitenskapelig årsverk målt mot administrative årsverk som tilsvarer en faktor på minst 2,3. Hensikten er at flere ressurser skal gå til kjernevirksomheten, som er undervisning, forskning og formidling.

Dessuten vises det til at avbyråkratiseringsreformen stiller krav om innsparinger i administrasjonen, ifølge forslaget til statsbudsjett for 2018 er kuttet på 0,5 prosent av bevilgningen.

Ifølge to konsulentrapporter fra Rambøll bruker HiOA mer ressurser på administrasjon enn snittet av andre norske og nordiske utdanningssinstitusjoner, og konsulentene pekte på at det var en rekke områder som kunne forbedres.

Les også: «HiOA kan kutte 158 årsverk»

Advarer mot ensidig stopp

Leder av Norsk Tjenestemannslag ved Høgskolen i Oslo og Akershus, Anders S. Lyng, påpeker at stillingsstopp er relativt udramatisk og også har vært benyttet tidligere ved høgskolen.

— Når det gjelder ansettelsesstopp så er det viktig at man ser hele høgskolen under ett og at man ikke bare skjematisk kutter i budsjettene til fakultetene og enhetene, slik det kan virke som det er lagt opp til i budsjettene for 2017 nå. Arbeidet med omstilling er langsiktig og det vanskeliggjøres når kuttene i budsjettene kommer før man får tatt i bruk virkemidlene i omstillingsavtalen, sier han.

Lyng sier at det er viktig å ikke ensidig fokusere på stillingsstopp og ansettelsesstopp.

— For å få til en god omstilling er det viktig at man bruker flere av virkemidlene i omstillingsavtalen, slik som kompetanseutvikling, sier han.

Skal kutte 60, men har økt totalt sett

Høsten 2016 lanserte Universitetet i Bergen en langtidsplan som blant annet innebar at man ville kutte 60 administrative stillinger i universitetets sentraladministrasjon.

Les også: Universitetet i Bergen skal kutte

Tallene for 2017 viser at UiB har økt den administrative staben totalt sett med nesten 57 stillinger, fra 853 til 910 stillinger. Den faglige staben har økt med 91 stillinger, fra 2192 til 2283.

Dermed viser forholdstallet mellom faglige og administrative ansatte at realtivt sett har administrasjonen ved UiB vokst raskere enn den faglige staben det siste året. De har gått fra 2,57 faglige ansatte per administrative stilling til 2,51 faglige per administrative stilling. UiB er sammen med HiOA en av de få som samtidig har flagget at de skal kutte i administrasjon, også har opplevd relativt sett størst vekst i administrasjonen det siste året.

Flere forklaringer i Bergen

Universitetsdirektør Kjell Bernstrøm forklarer til Khrono at etter universitetsledelsen vurderinger er de helt i rute med tanke på å oppfylle planen med 60 reduserte administrative årsverk i løpet av en fem års periode.

— Det som ikke synes i DBH-tallene er at Griegakademiet og Kunst og designhøgskolen ble slått sammen til Fakultet for kunst, musikk og design ved Universitet i Bergen per 1. januar, og med fusjonen fulgte det 39 ekstra administrativt ansatte. I tillegg satser UiB mye på å ta inn lærlinger, og vi har siden 2016 tatt inn 15 ekstra, forteller Bernstrøm og poengterer:

— Så her har du forklaringen på den økningen man ser i antall administrative stillinger ved UiB.

Bernstrøm mener at UiB har klart å redusere med de 12 administrative årsverkene man skulle ha bort i 2017.

— Vi er i tillegg i gang med et stort digitaliseringsprosjekt. Her er det trukket inn ressurser for å gjennomføre prosjektet som i dag teller som administrative ressurser, men som vil fases ut når prosjektet er gjennomført, sier Bernstrøm.

NTNU: Blant de som lykkes

Organisasjonsdirektør på NTNU, Ida Munkeby, har i et tidligere intervju med Khrono understreket at arbeidet rundt bemanning og fordeling mellom administrasjon og faglig, avbyråkratisering og effektivisering, ikke er saker der man har en fasit med to streker under svaret.

NTNU er blant de som har nedgang i antall administrativt ansatte fra 2016 til 2017. Mens de hadde en reduksjon på 81 administrative stillinger, vokste staben samtdig med nesten 266 faglige stillinger.

Dermed har det blitt flere faglige per administrativt tilsatt på NTNU.

— Vi har i vårt arbeid med effektivisering og avbyråkratisering så langt forsøkt å skjerme kjernevirksomheten. Fusjonene har bidratt til å forsterke arbeidet vårt på dette området. Ikke minst fordi det var en del stillinger som naturlig falt bort når vi slo sammen fire institusjoner til en. Styret vårt gjorde et vedtak på 10 prosent kutt i administrasjon. Minimum fem prosent i 2017, de neste fem i løpet av 2018 og 2019, sa Munkeby til Khrono i forrige uke, og hun la til:

— I denne prosessen har vi holdt et hardt regime. Vi har gjennomført kunngjøringsstopp der en har måttet få spesiell godkjenning dersom en skulle få lyse ut ledige stillinger, og vi har hatt tydelige bemanningsplaner.

Kanskje kuttet for mye noen steder

Munkeby legger til at NTNU nå er inne i en litt annen fase, selv om kravene knyttet til byråkratisering og effektivisering forsetter.

— Samtidig ser vi at vi noen steder og på noen områder har nådd en smertegrense, mens andre steder er det potensiale for mer effektivisering. Ikke nødvendigvis som kutt i stillinger, men automatisering av prosesser blant annet.

Munkeby legger til at de også ser at andre steder trenger de vekst i administrasjonen.

— Det er en grense for hvor mye undervisere og forskere skal administrere av egen aktivitet. Så må man finne en god balansegang, og jeg tror som sagt ikke at det er en fasit som kan brukes på alle her, sier Munkeby.

Ulike føring av stillinger

Da NIFU (Nordisk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning) laget en rapport om en mulig fusjon av HiHM og HiL fra 2016, ble det laget en del figurer hvor hvor man så på personalet ved flere læresteder, herunder HiOA.

Av figurer her fremgår det at HiOA har den høyeste andelen administrative årsverk, men de har den laveste andelen i støttestillinger og drift- og vedlikeholdsstillinger i utvalget.

Andre elementer som har kommet fram i NIFUs utredninger er at man tidligere så at noen institusjoner hadde mesteparten av de administrativt ansatte i fellesadministrasjonen, og kun en liten administrativ stab ute ved instituttene, mens andre valgte motsatt løsning med en liten sentraladministrasjon. Noen hadde store fakultetsadministrasjoner.

Organiseringen av administrasjonen kan ha betydning for hvor mange årsverk som utføres.

Mener det kan være nyttig å se på alle støttestillinger

Hebe Gunnes er seniorrådgiver hos NIFU (Nordisk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning).

— Jeg mener derfor at man bør se på alt støttepersonale, og ikke bare det administrative personalet, når man snakker om sammensetningen av personalet, sier Gunnes.

Tidligere høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø ved HiOA beskrev i sin tid at de store forskjellene i forholdstall mellom faglige og teknisk administrativt ansatte kommer av at institusjonene bruker ulike stillingskategorier for teknisk tilsatte.

Les også: Administrative stillinger øker mest

Wedø trakk også fram at det er et poeng at det ved fusjonen mellom høgskolene i Oslo og Akershus ble gitt både lønns- og jobbgaranti. Avviklingen av doble funksjoner skulle skje gjennom naturlig avgang og ikke oppsigelser. Hun mener at dette også forklarer hvorfor andelen faglige ansatte ved HiOA i forhold til administrativt ansatte er såpass lav.

For enkelt om byråkrati

Også direktør for Læringssenteret på HiOA, Lars Egeland, mener de offisielle tallene rundt faglige og administrativt ansatte gir et skjevt bilde.

Les også: For enkelt om byråkrater

I sitt innlegg fra mai 2015 skriver Egeland at «En vesentlig grunn til at HiOA ligger høyt på byråkrati-skalaen, er at Læringssenter og bibliotek regnes som byråkrater. Vi opplever oss som en faglig tjeneste.» 

Han avslutter med å hevde at hvis samtlige ansatte på Læringssenteret ble regnet som faglige og ikke administrative ansatte ville HiOA tatt et stort steg nærmere landssnittet på forholdet mellom disse to gruppene ansatte.

* Tallene vi presenterer tar utgangspunkt i stillingsgruppene DBH/NSD har definert. I gruppe 1 finner vi det de kaller Undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger (UN) Denne gruppen har seks underkategorier. Stillingsgruppen for administrative stillinger har fire undergrupper. I tillegg til dette har DBH stillingsgruppene: Støttestillinger for undervisning, forskning og formidling (ST), Drifts- og vedlikeholdsstillinger (DR) og Andre stillinger (AN). Kilde: NSD/DBH