Dei fire store jobbar for felles arkivsystem

— Me skal samordna oss, seier universitetsdirektør Kjell Bernstrøm.

Universiteta i Bergen, Oslo og Tromsø, og i tillegg NTNU i Trondheim, vert kalla Bott-institusjonane. Som både På Høyden og Khrono tidlegare har skrive, har desse fire gått saman om ei ny, felles løysing for økonomi- og lønssystem. Det er Direktoratet for økonomistyring (DFØ) som skal levera dei nye løysingane, som trer i kraft i 2021.

No skal dei fire universiteta òg prøva å få på plass ei felles administrativ løysing for sakshandsaming og arkiv. I dag nyttar UiB programmet ephorte. Det er ifølgje Bernstrøm allereie brukt altfor lenge.

— Me må uansett arrangera ny anbodskonkurranse, og no ønskjer dei fire universiteta å få på plass same løysing. Men dette vert med ein annan leverandør enn DFØ, dei tilbyr ikkje noko på arkiv-sida, seier Bernstrøm.

Ingen overtalige - endå

Universitetsstyret skal ha møte torsdag, og på sakskartet står ei orienteringssak om nettopp Bott-samarbeidet. Prosessen med lønssystem går sin gang, og fase to, altså arkivsystem, skal etter planen sendast ut på anbod i andre kvartal i år. Kostnad for eit slikt system er ifølgje sakspapira rekna til mellom 25 og 50 millionar. Dette skal delast på dei fire universiteta. Dei årlege driftskostnadane vil vera om lag same sum.

— Driftskostnadane kjem til å verta om lag som i dag for sak- og arkiv, noko lågare for økonomisystema, seier Bernstrøm.

Då det vart kjent at Bott-universiteta skulle i samtala med DFØ om felles økonomisystem, var fagforeiningane ved særleg UiO uroa. Dei meinte at dette kunne føra til færre tilsette.

– Det DFØ gjer i dag for fleire andre statlege verksemder, er sakshandsaming og systemdrift på løn og rekneskap. Det betyr at oppgåvene som i dag vert utførde av tilsette i løn og rekneskap i UiO sentralt, potensielt skal utførast av DFØ, har Ellen Dalen, NTL-leiar ved UiO, tidlegare sagt til Uniforum.

Bernstrøm har sagt at val av nytt system ikkje gjer at tilsette vert overflødige. Men den generelle digitaliseringa kan gjera at stillingar fell bort eller vert endra.

Det er det same for nytt arkivsystem, seier Bernstrøm no.

— Eit nytt system vil gjera at ein del oppgåver kan verta digitaliserte. Dette vil kunne slå ut for talet på stillingar, men førebels veit ein ikkje kor mykje. Men det er på noverande tidspunkt ingen indikasjon på at nokon kjem til å verta overtalige, seier han.

Mindre hyllevare

Det siste systemet Bott-universiteta ønskjer å ha felles, er eit HR-system. Dette vil ikkje gjelda den biten av HR som handlar om løn, men om andre sider ved personalhandteringa.

— Me snakkar om mellom anna ein forhandlingsmodul, system for karriereplanlegging og kompetanseutvikling. I dag er alt dette noko som må gjerast manuelt, seier Bernstrøm.

— Det me ønskjer oss, er litt mindre hyllevare enn dei andre systema, så me veit ikkje om ein leverandør kan setja dette saman, eller om me må nytta fleire. Men DFØ jobbar òg med å få på plass slike system, så me vil sjekka med dei først.

Bernstrøm leiar styringsgruppa for Bott-universiteta. Han seier at det som vert vedteke no, vil kunne få konsekvensar for heile sektoren. I saksframstillinga til universitetsstyret heiter det at «fagutvalget for administrasjon, ledelse og kontorstøtte har i sitt arbeid med handlingsplan for UNIT, lagt til grunn at de løsninger som BOTT-samarbeidet tar frem innenfor områdene økonomi og lønn, saksbehandling og arkiv og HR på sikt vil bli sektorløsninger. Dette vil få betydning både for styring og kostnader. BOTT-institusjonene har arbeidet tett med UNIT».

Unit er Direktoratet for IKT og fellestenester i høgare utdanning og forsking.