Lederutvikling, kulturbygging og adferdsendring

Denne teksten er et debatt­inn­legg. Inn­holdet i teksten uttrykker forfatterens egen mening.

I et intervju i Khrono 26.desember takker HVLs rektor Berit Rokne av. Hun kommenterer blant annet den mye omtalte saken der hun staket ut kursen for bruk av konseptet aktivitetsbaserte arbeidsplasser i nybygget K2. Jeg benytter anledningen nå til å komme med mine betraktninger rundt denne satsningen. Jeg har vært prosjektleder for selve ABW-prosjektet (ABW: Activity Based Workplaces) fra oktober 2018 og frem til nå. Dette har handlet om å kjøre prosesser for å finne løsninger og å forberede organisasjonen for bruk av aktivitetsbaserte arbeidsplasser i K2. Jeg hadde en brennende tro på konseptet da jeg gikk inn i arbeidet, og jeg har det fortsatt.

Rektor takker av

Rokne: — Nå er det på tide at struktur­reformen blir fullført

Mine hovedanliggender kan oppsummeres i tre:

1. Satsningen på aktivitetsbaserte arbeidsplasser (ABW) er et helhetlig arbeid som handler både om fysiske betingelser som arkitektur og interiør, tekniske løsninger og faktisk aller mest om lederutvikling, kulturbygging og adferdsendring. Byggeprosjekt handler det strengt tatt minst om, og så vil sikkert flere heve øyenbrynene når jeg sier det. I praksis sammenfaller dette likevel ofte fordi man tar større veivalg når man først bygger nytt. Det var også tilfelle for HVL med K2-bygget i Bergen. Men desto mer viktig er det å «skille mellom epler og pærer»; å forstå at det aller viktigste nettopp er de organisatoriske sidene selv om man står midt i prosesser med utrustning av rom og valg av IT-utstyr. Som Rokne uttaler om nybygget, så er de sosiale sonene, eller torgene som vi kaller dem, flotte og innbydende. Lokalene med åpne landskap, multirom og stillesoner holder også høy kvalitet. Så det nye bygget leverer. Like enkelt er det ikke å få med seg alle ansatte på en reise inn en radikalt annerledes måte å tenke arbeidsorganisering på. Da er det viktig at man nullstiller flest mulig etablerte sannheter.
   
2. Covid-19 spente ben under den planlagte oppstarten for aktivitetsbaserte arbeidsplasser for HVL i august 2020 i den forstand at det ble en ekstra fase. På samme måte som Covid-19 generelt sett i samfunnet - tross alt - også har gitt noen fordeler og muligheter, så gjelder dette også her. Jeg mener vi har fått to ulike fordeler som vi må utnytte: For det første har vi fått ekstra tid i forberedelsesfasen, ekstra tid som kan brukes til modning, refleksjon og iverksettelse av flere tiltak der det er hensiktsmessig. For det andre har vi fått med oss flere erfaringer på kort tid nettopp pga Covid-19; ikke minst mer erfaringer med å jobbe mer digitalt som i seg selv er en stor suksessfaktor. Så er vi alle spente på hvordan den nye normalsituasjonen blir sammenliknet med før Covid-19.
   
   
3. Gjennomføring av gode og transparente prosesser med involvering er viktig, og prosessene og resultatene må kommuniseres godt. Dette innebærer godt samarbeid med tillitsvalgte. Jeg vil benytte anledningen til å takke tillitsvalgte for gode bidrag i en sak som har vært krevende! Jeg vil også takke alle ansatte som har vært skeptiske og gruet seg, men likevel har vist og viser raushet og tålmodighet og er med på reisen.

Nybygg

Ansatte føler seg overkjørt og institutt vil ikke flytte inn i nytt bygg. Fortsatt strid om åpent kontorlandskap i vest

Når det gjelder utfordrende og krevende forhold, så vil jeg trekke frem følgende:

Lederinvolvering: Det er viktig å få lederne nok om bord fordi disse må være rollemodeller for sine ansatte. Men det er tidkrevende å få dette til, og lederne er naturligvis ulike og har forskjellige innganger til dette temaet.

Kommunikasjon og transparens: God kommunikasjon er krevende; det er ikke grenser for hvor mye ressurser som kan brukes på dette. En av de kommunikasjonsflatene som jeg syns har fungert godt er Microsoft Teamsgruppe overfor alle ansatte som er knyttet til K2. Gjennom denne har prosjektet nådd bredt ut på en litt uformell måte, og skapt lavt terskel for å gi respons.

Ressurser: Ressurser er ofte en utfordring for prosjekter, også her. Det har vært utfordrende å gjennomføre prosessene grundig nok.

Til slutt må vi ikke glemme å løfte blikket når vi gjør konseptuelle endringer i måten vi jobber og samhandler, men dette er krevende når som vanlig «djevelen ligger i detaljene». De strategiske mulighetene mener jeg er store ved dette konseptet, og tenker da spesielt inn mot campusutvikling, bærekraft og til dels universitetsambisjonen som HVL jobber med. Inn mot campusutvikling handler det typisk om hvordan vi bruker arealene på campus mer bevisst og strategisk. Inn mot bærekraft handler det for eksempel om hvordan mer dynamisk arbeidsadferd «tvinger» oss til å bli mer digitale, med den effekt at papirforbruket går ned. Å oppnå en smartere ressursbruk også på andre områder er også høyst nærliggende når man først endrer måtene vi organiserer arbeidet på. Og dersom vi gjennom å innovere måten vi organiserer arbeidet og samhandlingen vår kan øke tverrfaglighet, faglig nyskaping og effektivitet i administrasjonen, så kan dette gi gode bidrag til universitetssatsningen også.

nybygg opna på hvl

Asheim opna på HVL: —Eg kunne ha sunge «Nystemten»