Konsulenter tipset ledelsen i Volda om negativ informasjon om ansatte som hadde klaget på arbeidsmiljøet

Khrono kunne lørdag fortelle historien om hvordan tre ansatte og tidligere ansatte ved Høgskulen i Volda var del av en faktaundersøkelse i 2017. Undersøkelsen endte med at de ansatte som hadde varslet om dårlig arbeidsmiljø selv fikk krass kritikk fra både faktaundersøkerne og høgskolens ledelse.

Konsulentene i selskapet Tinia, som gjennomførte faktaundersøkelsen, ga råd om hva ledelsen ved Høgskulen i Volda kunne gjøre for å stå sterkere i en eventuell rettssak mot ansatte som hadde klaget på dårlig arbeidsmiljø. Et av forslagene var å begjære hittil ukjent informasjon om de ansatte utlevert.

— Et brudd på personopplysningsloven og retningslinjene for granskinger, mener varsler-advokat Birthe Eriksen.

Ansatte advarer

De tre ansatte ønsker først og fremst å advare mot faktaundersøkelser og selskapet som gjennomførte undersøkelsen som de selv ble gjenstand for.

LES SAKEN:

Ansatte beskyldt for å fantasere fram konflikter. Flere forhold ble aldri undersøkt.

Faktaundersøkelse ved Høgskulen i Volda.

Reaksjonene deres kom også til uttrykk gjennom et brev deres advokat sendte til rektor ved Høgskulen i Volda og med styret på kopi 17. oktober 2017. Der tar advokaten en opp en rekke forhold som hun mener er kritikkverdig ved faktaundersøkelsen i Studieadministrasjonen. I brevet som er sendt én måned etter at faktarapportene ble ferdigstilt, kommer det blant annet fram at faktagranskerne i Tinia hadde samlet inn informasjon om de tre ansatte som hadde sagt ifra om dårlig arbeidsmiljø.

Denne informasjonen var ikke en del av faktaundersøkelsene, ettersom det var utenfor granskernes mandat. Det skal Tinia-granskerne selv ha skrevet til høgskolens ledelse, fremgår det av brevet fra advokaten.

Informasjonen ble med andre ord holdt utenfor rapportene fra faktaundersøkelsene, men faktagranskerne har et råd til høgskolen:

Dersom en av de ansatte skulle gå til sak for å få kjent faktaundersøkelsene ugyldige, anbefales det at Høgskulen i Volda også begjærer innsyn i dette materialet. Det kan nemlig bidra til å karakterisere de ansattes personlighet.

«Slik sett vil arbeidsgiver stå enda sterkere i møte med advokat»

Brevet inneholder i tillegg til de tre ansattes innvendinger mot faktaundersøkelsen og prosessen rundt den, sitater fra hva konsulentene i Tinia har svart på de tre ansattes kontradiksjoner — deres tilsvar til det som fremkommer i faktarapportene som omhandler dem.

Det er i dialogen med Høgskulen i Volda om disse tilsvarene, at Tinia skal ha tipset høgskolen om hva de kan gjøre for å ruste seg for en eventuell rettssak. Etter det Khrono forstår var det aldri meningen at de tre ansatte skulle få vite dette, men ved en feil mottok også de teksten der faktagranskerne skrev følgende:

«Det anses fra Tinia AS at XXX (navn sladdet av Khrono)og advokat gjennom det som fremkommer over i dokumentet ønsker rapporten underkjent FØR den foreligger. Vi gjør arbeidsgiver oppmerksom på at dette er en måte å forsøke å få arbeidsgiver til ikke å godkjenne rapporten, og et forsøk på «omkamp» på problemene. Slik vi ser det, er grunnlaget for dette at XXX ikke har noen gode argumenter for å eventuelt kjøre «sak» i ettertid overlevering rapport, og gjør derfor et forsøk nå på å få underkjent rapporten. Det anbefales at ferdige rapporter og kontradiksjonsmaterialet fra XXX og de to andre partene gjennomgås av HVO sin egen jurist i personalavdeling etter overlevering. Slik sett vil arbeidsgiver stå enda sterkere i et møte med XXX sin advokat, hvis det skulle bli aktuelt.»

Konsulentene i Tinia gjør det deretter klart at de sitter på hittil ukjent informasjon om de tre ansattes samarbeidsevner og personlighet, informasjon de mener høgskolen kan ha nytte av i en eventuell rettssak:

«Til slutt gjør vi i Tinia AS arbeidsgiver oppmerksom på at det fremgår gjennom den dokumentasjon vi har tilgjengelig i saken, at det er framsatt en del motklager fra kolleger mot de tre partene XXX, XXX og XXX (navn sladdet av Khrono) som ikke er behandlet i rapportene. Vi har med det «skjermet» de tre fra dette, og ansett at det ikke lå innenfor vårt mandat. Andre personer har heller ikke formelt klaget på eget arbeidsmiljø. Ved en eventuell begjæring om utlevering av underlagsdokumentasjon vil motklagene og karakteristikker av samarbeidsforhold/personlighet bli synlig, og det anbefales derfor at hvis advokat for partene begjærer dette utlevert, bør også HVO be om å få dokumentene utlevert. Vi leverer ikke ut dette med mindre det foreligger en rettslig begjæring.»

Hadde ikke planer om noen rettssak

Ifølge brevet får disse formuleringene fra Tinia de ansatte til å reagere. Blant annet bemerker advokaten deres at det aldri har blitt meldt noen interesse for å starte en kamp. Om en av de tre innvender advokaten at:

«XXX har aldri vært opptatt av å «kjøre sak». XXX har vært opptatt av å få den korrekte faktiske beskrivelsen av saken og en bedring av arbeidsmiljøet».

De ansatte ble ifølge brevet overrasket over at det skulle foreligge informasjon de aldri hadde fått imøtegå, og stiller spørsmål ved hva det har hatt å si for faktarapportene Tinia la fram for styret ved høgskolen måneden før.

— Urettmessig utlevering av personopplysninger

Advokat Birthe Eriksen har lenge jobbet som advokat innen arbeidsrett og varslingssaker. Hun har representert ansatte i saker der det har blitt benyttet faktaundersøkelser. Eriksen mener Tinias råd til Høgskolen i Volda, innebærer brudd på personopplysningsloven.

— Dette mener jeg uansett er i strid personopplysningsloven. Det er urettmessig utlevering av personopplysninger til arbeidsgiver, sier Eriksen til Khrono, etter å ha lest sitatene fra Tinia over.

Hun mener også Tinias dialog med høgskolen vitner om brudd på Advokatforeningens retningslinjer for gransking.

— Jeg setter et stort spørsmålstegn ved om dette strider mot krav og forventinger til objektivitet og uavhengighet hos undersøkerne. De gir strategiske råd til en av partene mens de samtidig gjennomfører en prosess man forventer at de opptrer objektivt og nøytralt. Jeg vil hevde det er i strid med advokatforeningens retningslinjer, dersom de er advokater, sier Eriksen.

Hun har uttalt seg kritisk til faktaundersøkelser tidligere, og mener måten konsulentene opptrer tyder på at kritikken hun tidligere har ytret er rettmessig.

— Jeg vil hevde, basert på min begrensende informasjon her, at dette eksempelet ettertrykkelig viser hvor farlig faktaundersøkelseskonseptet er når det utøves uten en klar og ensartet regulering og av personer som ikke ser ut til å ha tilstrekkelig kunnskap om relevant lovgivning. Med denne saken ser det ut som dere avslører hvor rettsløs arbeidstakere kan bli i arbeidslivet dersom ingen snart tar grep med tanke på denne praksisen, sier advokaten.

Mener retningslinjer for private granskinger er brutt

I mandatet Høgskulen i Volda og rektor Johann Roppen utformet for faktaundersøkelsen, skriver rektoren at det forutsettes at Tinia følger Advokatforeningens retningslinjer for private granskinger, selv om ingen av de to faktaundersøkerne i Tinia er advokater.

I brevet fra de tre ansattes advokat, trekkes det frem en rekke punkter som advokaten mener beviser at Tinia bryter med disse retningslinjene. Bruddene er så graverende at rapporten som helhet bør underkjennes, mener advokaten.

Blant annet mener advokaten at konsulentene ikke har bidratt til å finne tiltak som kan forhindre tilsvarende uheldige forhold i fremtiden, at de ansatte følte seg presset til å klage, og at de ikke fikk vite at de kunne trekke klagen sin.

Tinia benektet påstandene

Tinia ønsker ikke å kommentere at de skal ha tipset høgskolen om informasjonen eller å kommentere kritikken fra advokat Birthe Eriksen. De har fått spørsmål tilsendt fra Khrono.

Men konsultentene i Tinia benekter ifølge brevet påstander de tre ansatte har kommet med i sin kontradiksjon til faktaundersøkelsene. Blant annet har konsulentene svart at de mener ansatte har fått særs relevant informasjon om både hva det ville bety å klage og å ikke inngi klage, og at de fikk inngående opplysninger om hva konsekvensene ville være av begge forhold.

Tinia-konsulentene mener de ansatte fikk relevant informasjon om faktaundersøkelsen og hva det ville si å være part i en sak. Konsulentene mener også at de ansatte har fått informasjon om at de kan trekke saken.

At noen «nå «angrer» og forsøker gi Tinia AS og/eller arbeidsgiver «skyld» for de forhold/konklusjoner som avdekkes i rapporten, vil således ikke være saklig kontradiksjonsmateriale», har konsulentene skrevet til de ansattes advokat.

I brevet avslutter advokaten til de tre ansatte med å be arbeidsgiver om å revurdere rapportene fra Tinia. Advokaten ber om at rapportene ikke benyttes videre.

Brevet som er sendt med kopi til styret, har etter det Khrono ser aldri vært styrebehandlet. Styret bestemte på styremøtet der faktaundersøkelsene ble lagt fram i september 2017 at det var den nye høgskoledirektøren som skulle følge opp saken videre.

Vil ikke si om de har vurdert påståtte brudd på retningslinjer

Da advokaten til de ansatte sendte sitt brev til Høgskulen i Volda, var det Karen Lomeland Jacobsen som var direktør, og hun var habil i saken siden hun var nyansatt ved høgskolen. Jacobsen skulle også følge opp den videre dialogen med partene og deres advokat.

— Hvordan har dere fulgt opp undersøkelsen?

— Det har vi gjort på vanlig måte, der vi har vært i kontakt med partene for å sikre at alle har et godt arbeidsmiljø, sier Jacobsen.

Hun ønsker ikke å være mer konkret enn det, og sier at det er rektor Johann Roppen som uttaler seg i slike saker. Jacobsen viser til at det ble konkludert med at det ikke hadde vært brudd på arbeidsmiljøloven.

— Fikk styret brevet fra de tre ansattes advokat, der de ber om at rapporten ikke benyttes?

— Styret ble løpende orientert om saken og de innvendingene som kom fra partene, men ble ikke forelagt all korrespondanse da styret ikke skal drive med saksbehandling, skriver Jacobsen i en e-post til Khrono.

Fra desember i fjor og fram til Khrono i september snakket med Jacobsen, hadde Jacobsen hatt foreldrepermisjon. Per Halse har da vikariert som høgskoledirektør.

— Dette er en sak jeg kjenner lite til og som jeg ikke har vært involvert i mens jeg har vikariert, sier han.

— Gjennomført på en god måte

Rektor Johann Roppen sier at han ikke ønsker å si noe om høgskolens juridiske vurderinger i saken, men at han observerer at de tre som sendte individuelle klager ikke har gått videre med saken i retning av søksmål.

— Har dere selv vurdert om retningslinjene ble fulgt?

— Generelt kan jeg si at vi ikke har vært i tvil om at undersøkelsen er gjennomført på en god måte, sier Roppen, og sier seg dermed helt uenig med både de tre ansatte som sa ifra, deres advokat og de tidligere lokallagslederne i Forskerforbundet.

Her kan du lese et mer utdypende svar fra rektor Roppen om faktaundersøkelsene i Volda.

Khrono har vært i kontakt med Tinia, og har etter avtale sendt selskapet en epost med en rekke spørsmål, blant annet om brudd på Advokatforeningens retningslinjer. Men Tinia ønsker ikke å kommentere saken.

«Tinia AS fikk, gjennom en anbudsprosess, i oppdrag å gjennomføre en for- og faktaundersøkelse ved Høgskolen i Volda våren 2017. Oppdraget ble gjennomført i henhold til mandat, advokatforeningens retningslinjer, aktuelt lovverk og etisk forsvarlig praksis. Ut over dette har vi ingen ytterligere kommentarer», skriver Anne Cathrine Grande Eidissen og Olve Steinse i e-posten.