Fra sekretær til seniorrådgiver: En endret universitetsadministrasjon

Da jeg begynte i en deltidsstilling ved Universitetet i Agder ved siden av studiene, var det som sekretær. Nå, 10 år senere, har jeg blitt seniorrådgiver med andre oppgaver, annet ansvar og annen kompetanse. Men der hvor min nye stilling er nyopprettet som et svar på flere og mer komplekse oppgaver det trengs støtte til, har nok min første stilling for lengst blitt «rasjonalisert» bort.

Like sikkert som at det er bruk for den spesialiserte kompetansen som administrasjonen i stadig større grad består av, er jeg usikker på hvor lurt det er å ta livet av den gode gamle generalisten. Det bør være rom for å spørre om vi i universitets- og høgskole-sektoren nå har fått, eller er på vei mot, en arbeidsdeling som ikke er fornuftig.

I år 2005 var det 462 årsverk med stillingskoden «Førstesekretær» i universitets- og høgskole-sektoren (NSD/DBH). Samme år var det ansatt tilsvarende 175 årsverk med stillingskode «Seniorrådgiver». Tilsvarende tall for 2019 viser at «Førstesekretæren» har blitt et sjeldent syn på norske universiteter og høgskoler, kun 18 årsverk finnes igjen. Seniorrådgivere har det derimot blitt ganske så mange av.

Fra sine beskjedne 175 årsverk i år 2005 er det i dag seniorrådgivere tilsvarende 1725 årsverk spredt rundt om på landets mange høyere utdanningsinstitusjoner. På min egen arbeidsplass har vi gått fra 3 til 103 seniorrådgivere på disse 14 årene.

I 2005 var det førstekonsulenter og konsulenter som utgjorde de dominerende stillingsbetegnelsene. Denne middelklassen av administrativt ansatte har gradvis blitt skviset av et nytt lag bestående av rådgivere og seniorrådgivere. Samlet antall administrativt ansatte, mellomledere, ledere og vitenskapelig ansatte følger ellers noenlunde veksten i studenttallet.

Administrasjonen har i dag en helt annerledes profil med tanke på kompetanse og stillingsstruktur. Det administrative hierarkiet har blitt mer topptungt sammenlignet med 20 år siden. Det er nærliggende å tro at kompleksiteten i arbeidsoppgaver for administrative stillinger har økt som et resultat av press utenfra.

Senest på Dagsnytt 18 mandag 13. januar møtte rektor ved UiB landets forsknings- og høyere utdanningsminister Iselin Nybø til en debatt om styringsiver av vår sektor. Bakteppet for diskusjonen var forskriftsfesting av nye nasjonale retningslinjer for en del helse- og sosialfagutdanninger.

UiBs rektor påpekte styringstrangen nasjonale myndigheter utviser ved å lovfeste en innholdsmessig detaljert forskrift som utelukker hensiktsmessige lokale tilpasninger. EUs nye personverndirektiv, FNs bærekraftmål, eksternfinansierte forskningsmidler, internasjonale universitetsrangeringer, ECTS-sertifisering og internasjonale universitetsnettverk er bare noen eksempler på hva som påvirker UH-sektoren langveis fra.

I tillegg kommer nasjonale politiske ambisjoner og lokale strategiske satsninger. Med stadig større politiske ambisjoner langveisfra, nasjonalt, regionalt og lokalt følger ikke bare lykkeønskninger, men også nye krav, kontrollbehov, kvalitetsindikatorer og andre spennende NPM-godbiter. Omfanget og antallet eksterne aktører øker og krever tilpasningsdyktighet, aktivitet dokumentert, evalueringer komplementert og informasjon delt.

Det finnes en hel rekke slike «gode» tiltak og krav som gir mening hver for seg, men hvor summen av stemmer som kreves hørt, i økende grad påvirker tidsbruk og handlefrihet i andre enden.

Den stadig mere spesialiserte kompetansen som etterspørres, gjenspeiler de økende politiske ambisjonene universiteter og høgskoler blir pålagt. Men hvis den typiske generalisten erstattes av spesialister, hvem løser da de rutinemessige, men helt nødvendige arbeidsoppgavene som de lavere plasserte stillingskodene håndterte tidligere? Har effektivisering gjennom digitalisering og andre smartere måter å gjøre ting på, gjort det mulig å effektivisere bort samtlige «enkle» støttefunksjoner? Jeg tviler.

Det er gode grunner til å undersøke nærmere om det kan være substans i det mange vitenskapelige anekdotisk varsler om – at mange av de administrative oppgavene flyttes sideveis over i deres fang. Debatten om vitenskapelig ansattes stadig økende administrative ansvar synes her relevant.

I takt med økende studentkull har vi de senere år alle fått flere kollegaer, både vitenskapelige og administrative. Administrasjonsbygg og fakultetsbygg «bygde» på sine etasjer. Det typiske Servicekontoret som bestod av sekretærer og konsulenter hevet taket og bygde to nye etasjer. Rådgivere og seniorrådgivere flyttet inn i de nye etasjene, men ingen er nå igjen i 1. etasje. Der finner du i dag selvbetjeningstjenester og nye informasjonsplattformer. Mitt inntrykk er at det er mange som savner et menneske tett på som kan hjelpe med enkle ting som kan være vanskelig nok for noen.

Den allsidige trivelige fyren i 1 etasje som tidligere sørget for at det var nok papir i printeren, at stiftemaskinen virket, hjalp til med kopiering, kompendier, bestilte rom og lunsj, ordnet med reiser til gjester og reiser for ansatte ved eget institutt, sørget for nok kaffe og te i lunsjkroken, som hengte opp et dørskilt og hundre andre små og litt større ting har i varierende grad nå forsvunnet. Isteden sitter nå en professor et eller annet sted i dette landet og avventer steg-for-steg instruksjoner på hvordan hun i helvete skal klare å få BOLK til å fungere. Generiske e-postadresser med automatiske svarmeldinger erstatter den du alltid har kunnet snakke med direkte på telefon eller i gangen.

Du har fått et referansenummer hvor du kan følge din henvendelse, men er det en forbedring fra den gang du visste Kari hadde tatt hånd om dette så fort du hadde sendt det fra deg? Mye av utviklingen som følge av digitalisering er nødvendig og bra, men alt for sjelden begynner behovsanalysen på bunnen hos de som faktisk skal bruke systemene. Det kan kanskje føre til store kronebesparelser og sparte stillinger i administrasjonen, men tas tidsbrukkostnadene til sluttbrukere med i disse regnestykkene?

Det finnes antakeligvis et metningspunkt der framme et sted, men vitenskapelig ansatte og administrasjonen må passe på at vi ikke ender som frosken i den kjente fabelen som unngår å hoppe ut av gryta fordi vannet nærmest umerkelig varmes opp. Det er et tegn i tiden at de uformelle arenaene for fagutvikling skvises av formelle prosesser og fora med tilhørende krav til form og innhold. En UH-sektor hvor kjerneoppgavene lider fordi vitenskapelige ansatte må vie tiden sin i økende grad til administrasjon, er rimelig sikkert en dårlig løsning. Mange deler ansvar for denne utviklingen, også vitenskapelig ansatte selv som i varierende grad ser på administrasjon og vitenskapelig ansatte som motstykker til hverandre.

Opprettholdelsen av en kunstig dikotomi mellom administrasjon som et nødvendig onde og vitenskapelige ansatte som guds gave til menneskeheten er med å skape et for enkelt bilde av samspillet som er nødvendig for å få løst kjerneoppgavene. Et mål om en minst mulig administrasjon og et fokus på enkeltindikatorer som antall vitenskapelig årsverk per administrative årsverk kan fort tilsløre at effektiviseringen innebærer at mer lempes over på den enkelte vitenskapelig ansatte. Det blir for enkelt å omtale utdanningsinstitusjoner som «best» eller «verst i klassen» avhengig av indikatoren over.

For å få til balansegangen mellom minst mulig og mest hensiktsmessig administrasjon trenger vi derfor å vite mer om hvordan digitaliserings og selvbetjeningsiveren slår ut med tanke på tidsbruk knyttet til administrative oppgaver for vitenskapelige ansatte. Med høyere krav til spesialistkompetanse og en direkte sammenheng mellom kvalifikasjonskrav og arbeidsoppgaver har vi fått en mer topptung administrasjon som kan veldig mye, om mye, men er det den optimale sammensetningen for den kjernevirksomhet som UH-sektoren skal levere på? Ikke alle oppgaver krever en mastergrad, og ikke alle professorer evner å løse «enkle» oppgaver.

Alle er enige om at vitenskapelige ansatte bør vie tiden siden mest mulig til kjerneoppgavene, men da må vi ta på alvor når det ropes varsku om at de opplever flere distraksjoner og økt grad av administrasjon. Ved Universitetet i Agder har det nye rektoratet varslet en slik kartlegging av vitenskapelig ansattes tidsbruk. Dette er et eksempel til etterfølgelse og kan gi oss bedre svar på om vi ikke bare er på vei mot nærmest førstekompetente administrative, men også dels ufrivillig administrativt kompetente førsteamanuenser.