Evaluering: Rektor burde vært tettere på krisehåndteringen

Rektor bør trekkes tettere inn i krisehåndteringen og ta de strategiske beslutningene også i en krisesituasjon, går det fram av en evaluering av OsloMets håndtering av covid 19-krisen.

Evalueringen er gjort av rådgivningsselskapet Safetec og er en del av saksgrunnlaget når OsloMet-styret skal diskutere håndteringen av koronakrisen så langt. Det skjer på styremøtet 9. og 10. september.

• Les også: Underveis-evalueringen av håndtering av covid-19

Rektor var ikke med

Beredskap

NTNU-rektoren har bare deltatt i to beredskapsmøter

Et eksempel som trekkes fram i evalueringsrapporten er at rektor Curt Rice ikke var involvert i beslutningen om å stenge adgangskortene til ansatte som en del av tiltakene for å hindre smittespredning.

Både denne og andre sentrale beslutninger om tiltak i kriseperioden, ble tatt av beredskapsgruppen, ledet av direktør Asbjørn Seim, går det fram av rapporten.

Rice var ikke til stede i noen av møtene i beredskapsgruppen, heter det videre.

• Les også: Direktører styrer universitetene under koronakrisen

Anbefalingen fra rådgivningsselskapet er å avklare rollene mellom beredskapsgruppen og virksomhetsledelsen. Ved OsloMet består virksomhetsledelsen av rektors ledermøte og rektors direktørmøte.

De som tar strategiske beslutninger i det daglige, bør fortsette å gjøre det også under en krise, anbefaler Safetec.

Rektor Rice sier til Khrono at han var tett på, selv om han ikke var fysisk tilstede under møtene i beredskapsledelsen.

Gjorde avklaringer i april

Ifølge sakspapirene til universitetsstyret er anbefalingen om å avklare forholdet mellom beredskapsgruppen og rektor allerede tatt til følge.

Direktør Asbjørn Seim, som leder sentral beredskapsgruppe, sier at det på et tidspunkt ble for stor avstand mellom beredskapsledelsen og virksomhetsledelsen.

— Vi kunne ikke fortsette å skli ut i spagat, så derfor bestemte vi allerede i april at beslutningsmyndigheten på alle områder unntatt tre fokusområder skulle tilbakeføres til den ordinære virksomhetsledelsen. 15.mai ble den sentrale beredskapsledelsen demobilisert, opplyser han.

Beredskap og kriseledelse

Fortsatt høy beredskap og kriseledelse flere steder

13. august ble så sentral beredskapsledelse remobilisert med et avgrenset mandat for å ha beredskap i tilfelle det skulle oppstå smittetilfeller ved OsloMet i forbindelse med fadderukene.

Det oppsto ingen smittetilfeller, men beredskapen er opprettholdt på grunn av den generelle smittesituasjonen i Oslo.

— I evaueringsrapporten står det at rektor burde vært trukket tettere inn i krisehåndteringen fra starten av?

— Ja, men det er ikke sånn at vi ikke snakket sammen. Rektor og jeg var i tett kontakt og i praksis var rektor involvert i alle viktige beslutninger helt fra start av, sier Seim.

Han synes at evaueringen fra Safetec gir mange nyttige innspill.

— Vi har jo kriseplanlagt for ulike scenarier, men det er vanskelig å planlegge for alt, ikke minst for en pandemi som kan bli langvarig. Evalueringsrapporten gir oss innspill til å gjøre nødvendige endringer i beredskapsarbeidet, og vi tar med oss anbefalingene i det videre arbeidet, sier han.

• Les også: Fortsatt høy beredskap og kriseledelse flere steder

Større utfordringer etterhvert

Safetec skriver i rapporten at det kan synes som utfordringene knyttet til ansvarsfordeling og beslutninger mellom den sentrale beredskapsledelsen og rektors lederteam ble verre etterhvert.

«Dette henger nok sammen med at mengden tiltak som ble innført fra myndighetene gjorde at situasjonen ble opplevd som veldig uoversiktlig og akutt. Derfor følte nok mange at det var nødvendig med et organ som håndterte all informasjonen og operasjonaliserte denne for OsloMet. Etter hvert som den akutte fasen gikk over og krisen vedvarte ble utfordringene større», heter det i evalueringsrapporten.

Ifølge rapporten kan dette ha sammenheng med at beredskapsplanen i utgangspunktet er laget for å håndtere akutte, klart definerte og relativt kortvarige kriser, mens denne krisen både er virksomhetsovergripende og langvarig.

Samtidig, skriver rådgivningsselskapet, så er det en kjensgjerning at uklare arbeidsforhold og ansvarsfordelinger kommer tydeligere frem når slitasjen blir større og det unormale og usikre vedvarer.

Rice: — Har noen tanker om samarbeidet

Rektor ved OsloMet, Curt Rice, sier til Khrono at han som rektor samarbeidet svært tett med beredskapsgruppen fra 12. mars og utover våren. Når det gjelder rapporten fra Safetec, har Rice følgende å melde:

— Vi kommer til å iverksette flere av tiltakene som rapporten påpeker. Eksempler på dette er offentliggjøring av beredskapsplaner og eventuell utvidelse av beredskapsstaben.

— Vi har også noen tanker om samarbeidet mellom beredskapsstaben og den ordinære lederlinjen, sier Rice.

Rektoren avviser at han ikke var tett på beslutningene som ble tatt i forbindelse med nedstengingen av OsloMet 12. mars.

— Jeg var svært tett på beredskapsarbeidet

Når det gjelder avgjørelsen om å stenge adgangskortene til ansatte som en del av tiltakene for å hindre smittespredning, mener Rice at dette var en logisk følge av regjeringens beslutning om å stenge universiteter og høgskoler.

— Da universiteter og høgskoler ble stengt 12. mars var det naturlig at vi implementerte dette gjennom blant annet å stenge adgangskortene, poengterer Rice, og fortsetter:

— Vi må også huske at vi nå snakker om det som skjedde i mars måned. Vi visste ike, og vet fortsatt ikke nok om covid-19. Vi vet ikke hvordan det kommer til å ramme Norge i tiden som kommer. I mars var det naturlig å agere med utgangspunkt i at vi var i en påtroppende pandemisituasjon.

— Burde du vært tettere på beredskapsgruppens arbeid under nedstengingen og i tiden som fulgte?

— Nei, jeg var svært tett på dette arbeidet, jeg, selv om jeg ikke var fysisk til stede. Man trenger ikke at rektor er til stede for å bestemme hvordan man skal regulere adgangen til byggene. Men uansett, jeg var med på å ta mange viktige beslutninger i vår. Jeg var bare ikke fysisk til stede.

— Hadde du selv tilgang med ditt eget adgangskort til universitetet etter nedstengingen?

— Ja, mitt adgangskort var åpent. Det er fordi rektor som universitets leder er definert som en virksomhetskritisk funksjon. Det samme gjelder for en del andre funksjoner innenfor blant annet drift, sikkerhet og IT. Men, i likhet med de aller fleste på OsloMet jobbet jeg hjemmefra i denne perioden, svarer rektor Curt Rice.

Ansatte var kritiske til nedstengning

Safetec har vurdert innholdet i ulike dokumenter og gjennomført 22 intervjuer som del av underveis-evalueringen. Både folk i beredskapsledelsen og andre er intervjuet.

Ifølge rapporten er det generelle inntrykket at krisehåndteringen til OsloMet har vært god.

Flere respondenter utenfor beredskapsledelsen mener det var for inngripende å stenge hele campus fysisk og inndra adgangen via nøkkelkortene. Flere påpeker at dette tok fra fakultetene og enhetene muligheten til å gjøre lokale tilpasninger.

Enkelte ser også inndragningene av adgang via nøkkelkort som et tydelig tegn på at sentral beredskapsledelse manglet tillit til de øvrige ansatte ved OsloMet.

Det er også forskjellige oppfatninger om når krisen startet for OsloMet.

«Dette kan ha hatt en betydning for den ulike forståelsen for de forskjellige tiltakene i organisasjonen fordi kriseerkjennelsen ikke kom samtidig og dermed har hatt forskjellig tid til å modnes i den enkelte», heter det.

— Svarer på kritikken

Ansattrepresentant i universitetsstyret ved OsloMet, Einar Braathen, uttalte seg kritisk til beredskapsorganiseringen ved universitetet i Khrono i mai.

Da sa han at han mener at rektor, som øverste faglige leder og ikke minst de valgte organene, burde ha blitt involvert.

— Ja, det dreier seg om en unntakstilstand, men det betyr ikke at det er riktig å kansellere alle demokratiske spilleregler og offentlighetsprinsipper. Dessverre er dette et symptom på hvor lite viktig universitetsdemokratiet blir sett på her, og hvor lett det er å sette det til side, sa Braathen.

Nå sier han at evalueringsrapporten fra Safetec tar opp mye av det han og de andre ansatterepresentantene i styret ved OsloMet spilte inn i forbindelse med universitetsstyremøtet i juni.

— Sånn sett er jeg fornøyd med det jeg leser i evalueringsrapporten, sier han .

Representantene stilte spørsmål ved organisering og medvirkning i beredskapsarbeidet, blant annet hvem som skal være ansvarlig for den strategiske ledelsen og i hvilken grad styret burde være involvert. Dessuten hvilke spørsmål som burde vært delegert til fakultetsstyrene eller andre faste organer eller utvalg.

— Et av spørsmålene er om det er riktig at sentral beredskapsledelse har så mye makt når krisen blir langvarig. Virksomhetsledelsen må ha en reell strategisk ledende funksjon i beredskapsarbeidet og fakultetene og de ansatte må med. Blant annet må tillitsvalgte inn i sentral beredskapsledelse, mener han.